22 грудня 2021

Торговий агент 2021 - швидка обробка замовлень в польових умовах. Кейс YUGCONTRACT і ANT-Logistics

Дистрибуція –один із найважливіших напрямків економіки країни, який тісно перетинається з логістикою та рітейлом. На відміну від будь-якого іншого виду бізнесу, дистрибуція не може існувати на ринку без торгових представників, і наразі набуває все більшої ваги питання автоматизації роботи торгових агентів, з огляду на їхню важливу роль у загальному ланцюгу постачань.

Одним із піонерів впровадження автоматизованих рішень є YUGCONTRACT. Ця компанія входить до трійки найбільших національних дистриб’юторів, у портфелі якого 25 тисяч товарів від 250 виробників. Компанія працює за напрямками ІТ, цифрова, побутова, медична техніка, інструменти, посуд, іграшки, товари для дому, аксесуари тощо.

YUGCONTRACT має потужну логістичну інфраструктуру з власним автопарком і складським комплексом на 27,5 тисяч кв. метрів. Серед клієнтів – міжнародні та українські торгівельні мережі, інтернет-магазини тощо.

У розмові з TradeMaster.UA Олена Поліжай, менеджерка проектів відділу управління проектами й оптимізації бізнес-процесів YUGCONTRACT, розповіла про впровадження спеціалізованої TMS для торгових агентів від виробника інформаційних рішень – компанії ANT-Logistics.

- Олено, що наштовхнуло YUGCONTRACT на рішення автоматизувати роботу торгових агентів – віяння часу чи, можливо, практичні потреби?

- Запит на програму надійшов від наших торгових агентів напрямку «Посуд». До цього вони приймали замовлення на листочках, потім відправляли запити через месенджер своєму асистенту. Це призводило до людських помилок – хибні артикули, кількість, помилки в адресі тощо. Окрім цих незручностей, агенти не мали якісної презентації товару. Тому ми провели внутрішнє інтерв’ю, зібрали всі побажання і почали шукати якісну і швидку для інтеграції TMS.

ANT-Logistics - унікальний сервіс ТМС, який об’єднує роботу супервайзерів, торгових агентів, логістів, водіїв, експедиторів і навіть певною мірою працівників складу.

- Ви мали намір пристосуватися до готового рішення чи хотіли отримати програму, розроблену за вашими вимогами?

- Ми висунули кілька умов.

По-перше, ми орієнтувалися на SaaS рішення із щомісячною оплатою. Такі рішення не потребують закупки програмного забезпечення та сервісного устаткування. Також їхнє впровадження призводить до мінімального навантаження на відділ ІТ. Тобто нам залишалося лише зробити налагодження вивантаження даних через АРІ до нашої ERP.

Ще однією вимогою була можливість роботи в офлайні. Для нас це важливо, оскільки ми працюємо по всій території України, і існує значна частка клієнтів, в яких якість мобільного інтернету бажає кращого. Тому нам було потрібно, щоб програма працювала офлайн, могла презентувати товар із фото, актуальними цінами і залишками.

Звісно, програма мала робити прийом замовлень, мати зручний пошук за назвою, брендом, кодом, артикулом. Мав існувати фільтр для роботи з багаторівневим каталогом.

В якості презентації ми хотіли б бачити, що б із прайсу торговий агент переходив до картки товару, де було б велике зображення, ключові характеристики й опис товару.

Також програма повинна була будувати тижневі маршрути, тому що наші торгові агенти виїжджають по області в тижневе відрядження й об’їжджають усі свої торгові точки. Але при цьому ми хотіли б мати можливість, щоб торговий агент міг робити замовлення поза маршрутом – тому що клієнти можуть бути не готовими робити замовлення одразу, а зателефонувати за деякий час, коли торговий агент вже знаходився б в іншому місці.

Ще однією вимогою був експорт замовлень у файл Excel для пересилання електронною поштою або месенджером і інтеграція по АРІ.

До вимог з безпеки ми включили авторизацію через логін і пароль наших торгових агентів у програмі, можливість блокувати аккаунт агента у разі його звільнення, і щоб торговий агент бачив лише свої торгові точки в програмі.

- Чому саме ви обрали ANT-Logistics?

- Тому що вони повністю задовольнили наші функціональні потреби і мають гнучку позицію в питанні доробок, у чому ми переконалися на практиці. Інтеграція з ANT-Logistics також була для нас найшвидшим і найзручнішим варіантом – ми заклали один місяць на підготовку до інтеграції й місяць на інтеграцію з боку ANT-Logistics.

Як це працює:

Робота в мобільній торгівлі починається з веб-інтерфейсу TMS, в якому супервайзер формує розклад для агентів з відвідування торгових точок з урахуванням їхнього графіка роботи.

На підставі цього розкладу супервайзер формує щоденні маршрути для агентів, які відображаються в їхніх мобільних пристроях. За цими маршрутами агенти переміщуються та відвідують торгові точки відповідно до заданої послідовності.

По кожній точці агент отримує інформацію щодо її заборгованості та здійсненим оплатам.

Усі замовлення, які приймають агенти, фіксуються у відповідному реєстрі мобільного додатку, і щойно агент опиниться в зоні інтернет-покриття, замовлення будуть експортовані до системи ERP для подальшої обробки та підтвердження. Після підтвердження заявок вони імпортуються назад до TMS, в якій вже логіст із транспорту формує маршрути доставки, які знову експортуються до ERP і далі усі ці маршрути експортуються до WMS, в якій власне формуються заявки на відбір товарів з подальшою їхньою комплектацією в зонах відповідних маршрутів.

- Яким чином відбувалося впровадження програмного комплексу?

У серпні минулого року ми передали до ANT-Logistics вимоги до картки товару. На той момент у додатку не було картки товару, ця доробка з’явилась уже у вересні з врахованими нашими побажаннями.

На початку жовтня ми перейшли до інтеграції.

Перші тести показали, що в нас дуже великі об’єми даних – тобто, ми маємо індивідуальний прас під кожного клієнта, і кожен з цих прасів налічує десятки тисяч товарів. Тому на перших тестах оновлення даних затребувало багато часу. ANT-Logistics винайшли гарне рішення цієї проблеми і наразі оновлення даних проходить непомітно для користувача.

Для нас був подовжений тестовий період, і коли ми завершили формування власних даних, перейшли до навчання співробітників. Ми записали коротке YouTube-відео, в якому було освітлено всі нюанси роботи з програмою.

Потім ми придбали десять планшетів і запустили програму в роботу в «польових умовах». Першими з нею почали працювати торгові представники у Львівському та Тернопільському регіонах.

Найбільшою проблемою при впровадженні TMS є відсутність гео-координат торгових точок або невідповідність їхніх адрес, що значно ускладнює або навіть унеможливлює нанесення на мапу адресних пунктів. У той самий час торгові агенти регулярно відвідують свої торгові точки, їм достеменно відомо місце розташування кожної з них, і за допомоги відповідних функцій мобільного додатку вони можуть, перебуваючи безпосередньо в того чи іншого клієнта, геокодувати його адресу, внести інформацію щодо графіку роботи та перерви, додати контактну особу та її телефон, внести будь-яку додаткову інформацію, і зрештою торговий агент може зробити та додати фото вигляду торгової точки, що в подальшому значно полегшить роботу водія, який буде виконувати доставку замовлень.

Автоматично ця інформація надходить до веб-сервісу, це дозволяє супервайзерам не тільки формувати точні розклади та маршрути для агентів, але і логістам з транспорту розраховувати маршрути доставки замовлень з точним графіком прибуття до торгових точок.

- Отже, період тестування закінчився. Як все працює зараз?

- Щоночі з актуальних цін і залишків формуються прайси, які надсилаються на сервер ANT-Logistics. Торговий агент вранці вмикає планшет і оновлює дані, їде на точку, робить замовлення, зберігає його. Замовлення надходять на сервер ANT-Logistics, і звідти кожні пів години вони надсилаються на наш сервер через АРІ. Далі замовлення оброблюються відправляються клієнтові.

Головні переваги TMS ANT-Logistics.

Це гео-кодування об’єктів, а саме додавання і коригування GPS-координат та іншої інформації, що в подальшому прискорює роботу логіста з транспорту.

Оптимізація роботи складу - завдяки тому, що замовлення надходять рівномірно протягом дня можна обійтися меншою кількістю співробітників на складі, які власне займаються відбором і комплектацією замовлень на маршрутах.

- Яких ви досягли результатів на сьогоднішній день і які плани на майбутнє?

Наразі з ANT-Logistics працюють торгові агенти у 19 областях України. Наразі ми маємо тільки за напрямком «Посуд» 30 користувачів і ми прагнемо збільшити їхню кількість до 50.

Ми отримали якісну і зручну аналітику з якості роботи торгових агентів.

Надалі ми плануємо масштабувати цей проєкт, залучити до нього більшу кількість торгових агентів. Також ми маємо намір впровадити обов’язкові тижневі маршрути та додати обов’язкові завдання для торгових агентів – наприклад, зробити фото звіт торгової точки.