Низкобюджетные экспресс-внедрения TMS-системы: успешные кейсы
Учитывая потребность в снижении материальных затрат игроками рынка, мы продолжаем предоставление решений, которые способствуют оптимизации логистических бизнес-процессов. О новых способах повышения эффективности ведения бизнеса вы сможете узнать в рамках 14-го Всеукраинского Дня Логиста, тема которого «Эволюция в логистике: векторы совершенствования цепочки поставок в новом году».
Внедрение IT-решений значительно уменьшает затраты компании на логистику, повышая эффективность ее деятельности. Именно о таком инструменте рассказала Юлия Ильчук, руководитель управления перевозками компании ГК «BGS Solution», которая предоставляет полный спектр услуг по автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие».
Что такое низкобюджетные экспересс-внедрения и кому они рекомендованы?
Проекты экспресс-внедрения TMS-системы актуальны для компаний или департаментов логистики, у которых:
- четко определены цели внедрения;
- ограничен бюджет на автоматизацию;
- определена дата перехода на новую TMS-систему;
- руководство готово корректировать установленные бизнес-процессы;
- сотрудники могут выделить от 20% рабочего времени на проект;
- назначено ответственное лицо за внедрение TMS-системы;
- в штате компании есть IT-специалист.
Основные цели внедрения:
- Автоматизировать бизнес-процессы (особенно актуально для компаний, которые работают в Excel);
- Создать единое информационное пространство, которое соединит разные базы данных компании (клиентов, поставщиков, контактных лиц), оптимизируя их размеры;
- Повысить качество и точность выполнения заявок (системы TMS позволяют с минимальными затратами и с использованием функциональности решений качественно и своевременно выполнять перевозку, реагировать на изменения);
- Сократить операционные затраты менеджеров, логистов (существует возможность вносить заказы как менеджерами, так и клиентами);
- Защитить информацию за счет возможности ограничивать доступ и отслеживать действия пользователя;
- Уменьшить затраты на перевозку груза;
- Увеличить доход компании;
- Получить оперативную аналитическую отчетность;
- Повысить лояльность клиентов.
Основные этапы, которые должны быть выполнены в ходе экспересс-внедрения:
- Поставка программного продукта «1С:»: TMS Логистика. Управление перевозками».
- Обучение администратора.
- Обучение Super-user или ключевых пользователей.
- Начальное заполнение базы.
- Запуск в эксплуатацию.
Чтобы выполнить все эти этапы, необходимы критические ресурсы, которые обеспечат успешный старт, а именно:
- Директор компании/Руководитель отдела (являются основным двигателем, потому что все сводиться к тому, что они должны видеть рентабельность, следить за всеми процессами отдела или компании в целом, а также обеспечивают финансирование внедрения системы, контролируют все процессы);
- Администратор (IT-специалист, который должен развернуть все базы, подготовить IT-инструменты и структуру, установить права доступа всем пользователям и настроить резервное копирование);
- Super-user (пользователь, который в совершенстве знает все бизнес-процессы по перевозке груза, наделен обязанностями и правами контролировать нижестоящих пользователей, и в совершенстве знает новый программный продукт);
- Менеджеры (вносят заказы, устанавливают стоимость на перевозку, подготавливают сопроводительную документацию);
- Логисты (подбирают подрядчиков, оптимальное транспортное средство, рассчитывают плановые затраты по каждому рейсу);
- Бухгалтер (мониторит в системе взаиморасчеты, передает информацию по оплатам).
Риски проекта экспресс-внедрения:
- Неготовность заказчика к изменениям бизнес-процессов;
- Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения;
- Недостаточная квалификация ответственных лиц;
- Смена администратора или Super-user в ходе внедрения;
- Сопротивление сотрудников;
- Отсутствие четких целей внедрения;
- Увеличение затрат на внедрение: время/деньги.
Как свести к минимуму действие рисков в таком проекте?
- Разбивать проект на мелкие этапы (выполнять поэтапно, контролировать результат каждого этапа);
- Установить дедлайн проекта (который имеет психологическое давление на участников проекта, ускоряя рабочий процесс);
- Документально утвердить ответственных за внедрение — администратор/Super-user;
- Запланировать резервные ресурсы;
- Мониторить и контролировать ход внедрения;
- Привлечь квалифицированных специалистов;
- Мотивировать сотрудников.
Основные этапы успешных проектов экспресс-внедрений TMS-системы
Экспресс-внедрение TMS-системы в дистрибьюторской компании:
- Установка системы 1С TMS, которая проводилась нашей компанией.
- Начальная настройка параметров системы.
- Изучение руководства для пользователей.
- Начальное заполнение базы.
- Составление требований по адаптации системы.
- Адаптация системы.
- Запуск системы.
Экспресс-внедрение TMS-системы у логистического оператора
- Установка системы 1С TMS, которая была внедрена IT-специалистами компании, что влияет на сокращение затрат.
- Обучение администратора и Super-user производилось сотрудниками нашей компании.
- Начальная настройка параметров системы была выполнена администратором с привлечением Super-user.
- Начальное заполнение базы осуществлялось нижестоящими менеджерами, логистами и ключевыми пользователями, но под контролем Super-user (поскольку он владеет информацией по всей системе).
- Запуск системы.
- Консультации, которые проводятся нашей компанией.
Экспресс-внедрение TMS-системы в службе доставки посылок
- Установка системы 1С TMS.
- Обучение администратора, ключевых пользователей производилось нашей компанией.
- Начальная настройка параметров системы была произведена администратором.
- Проектирование дополнительной аналитики системы и ее настройка, так как пользователь в системе «1С:»: TMS Логистика» имеет возможность дорабатывать систему без участия программистов.
- Интеграция с системой учета по обмену и взаиморасчетов производилась нашей компанией.
- Начальное заполнение базы производилось ключевым пользователем.
- Обучение ключевых пользователей.
- Запуск системы
Длительность этапов проекта:
Общая стоимость и итоговая длительность проектов:
То есть система «1С:»:TMS Логистика. Управление перевозками» дает возможность сократить затраты времени менеджеров на внесение предварительных потребностей на перевозку, логистов — на подбор звеньев перевозки и оптимальных вида и модели транспортной системы, формирование рейсов и подбор. Также преимуществами системы являются отражение достоверной информации по местонахождению груза в течение всего времени следования и получение актуальной отчетности по различным показателям эффективности работы компании, что способствует принятию рациональных управленческих решений.
ТЕКСТ: Елена Фомюк
Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA
Раздел: Логістика >
Теги: экспресс-внедрения TMS-системы, оптимизация затрат, автоматизация предприятий
Коментарі
Ваш коментар буде першим.Додати коментар