25 вересня 2025

Аутсорсинг друку: розумне рішення, яке полегшує життя офісам

Кожному офісові знайома та сама «болюча» тема. Хтось купує бюджетний БФП і вже за пів року він стає піддослідним у сервісному центрі. Хтось тримає парк різнорідних принтерів, які завжди в найменш відповідний момент вимагають нові тонер і запчастини. Й ось маємо купу рахунків, непередбачувані поломки й згаяні години роботи.

Оренда принтерів для підприємств повністю змінює гру. Вам більше не потрібно купувати техніку – ви отримуєте її як послугу. Це схоже на винаймання авто з водієм: вас не хвилює пальне, ремонт чи страховка – головне, щоб машина їхала.

Знайомі проблеми?

Мабуть, усім знайома ситуація: ви готуєте важливий пакет документів для зустрічі з клієнтом. Усе розплановано до хвилини, але раптом помічаєте, що на аркушах з’являються сірі тіні, розмиті контури або плями. Перша думка – «закінчився тонер». Ви перевіряєте картридж, а він ще майже повний. А насправді проблема в девелопері або барабані, й тепер чимшвидше шукаєте сервісний центр. І це тільки один із можливих сценаріїв. Konica Minolta створила рішення якраз для таких випадків – послуга аутсорсингу.

Які рішення пропонує аутсорсинг

Сучасний офіс щодня стикається з безліччю завдань, декотрі з яких не мають прямого відношення до основної діяльності команди. Контроль за технікою, заміна витратних матеріалів та технічне обслуговування принтерів – усе це забирає час і нерви. Саме тому все більше компаній обирають аутсорсинг друку. Це комплексне рішення, коли постачальник повністю бере на себе управління обладнанням: від моніторингу стану пристроїв до заміни тонерів, деталей та сервісного обслуговування. Так бізнес отримує не просто справну техніку, а низку важливих переваг.

Економія часу

Працівники більше не витрачають години на пошук витратних матеріалів, виклики майстрів чи нескінченні спроби самостійно полагодити принтер. Усі питання вирішує постачальник. Отже, всі залишаються у виграші: працівник може сконцентруватися на своїх прямих завданнях, а плин роботи рухається без затримок і збоїв.

Стабільна якість

Завдяки регулярному сервісу документи завжди виглядають професійно: без розмитих зображень, сірих тіней чи смуг на сторінках. Це критично важливо для договорів, комерційних пропозицій, презентацій тощо, які формують ваш імідж. Якість стає передбачуваною і не залежить від випадковостей.

Менше простоїв

Несправний принтер у розпал робочого дня – типовий стрес офісного працівника. З аутсорсингом цієї проблеми практично не існує: постачальник відстежує його стан та миттєво реагує на будь-які збої. Так офіс працює без зупинок, а документообіг не втрачає темп у найвідповідальніші моменти.

Прозорі витрати

Без аутсорсингу офіс часто змушений витрачати кошти хаотично: термінова покупка картриджа, виклик майстра, ремонтні роботи. Як наслідок бюджет непередбачуваний і завжди «плаває». З послугою оренди компанія отримує чіткий і зрозумілий формат оплати: фіксований тариф або прозорий розрахунок за сторінку. Оптимізація витрат на друк стає значно простішою і дозволяє уникати неприємних сюрпризів.

Менше стресу для працівників

Офісні співробітники – не інженери, але дуже часто саме їм випадає шукати причину неполадок. Це відволікає, дратує і збиває робочий ритм. Аутсорсинг усуває цю проблему повністю: будь-яку несправність вирішує фахівець, а команда може працювати спокійно та продуктивно.

Що входить у пакет послуги

Аутсорсинг друку – це не лише про техніку, а й про повний цикл сервісу, який знімає з вашої команди всі турботи, пов’язані з документообігом. Ви отримуєте готовий друкарський парк під ключ, що працює стабільно й безперебійно, а також підтримку, яка дозволяє зосередитися на ключових бізнес-задачах, а не на ремонтах, замовленні витратних матеріалів чи налаштуванні обладнання. Вам залишається тільки обрати оптимальний для вас пакет.

До пакету входить:

Сучасні принтери та БФП bizhub

- Підбір техніки саме під ваш офіс й інтеграція в IT-систему.
- Усі пристрої – це новітні моделі bizhub від Konica Minolta, дизайн яких відзначений нагородами Red Dot Design Award та Good Design Award.
- Перевірена кібербезпека від NTT DATA та NTT Ltd.

Сервіс і постачання витратних матеріалів

- Превентивне обслуговування ще до того, як поломки зупинять робочі процеси.
- Оперативна допомога за SLA (угодою про рівень послуг) навіть у віддалених регіонах.
- Автоматизоване замовлення тонеру та запас матеріалів наперед.

Інтелектуальне керування друком

- Системи Dispatcher Paragon та SafeQ для простого управління пристроями й доступу – по суті це також й аутсорсинг організації друку.
- Авторизація за кодом чи карткою на будь-якому БФП у мережі.
- Гнучкий контроль доступу та захист даних.

Досвід «Нова пошта Глобал»: як аутсорсинг друку позбавив головного болю офісні команди

Уявіть собі компанію, де кожен день – це сотні й тисячі паперів, які в жодному разі не можна затримати ані на хвилину. Саме так працює «Нова пошта Глобал»: кожна міжнародна посилка потребує документного супроводу, а це означає безперебійну роботу. Один несправний принтер може стати причиною ланцюгових затримок, знервованих клієнтів і зіпсованого робочого дня.

У співпраці з Konica Minolta вдалося побудувати нову модель роботи – повний перехід на аутсорсинг. Усього кілька багатофункціональних пристроїв bizhub обслуговують понад 300 користувачів, а завдяки продуктивності (швидкість понад 60 сторінок за хвилину) цього вистачає з головою. Для співробітників керування друком в офісі максимально просте: зайшли в систему, авторизувалися кодом чи карткою – і ваш документ уже чекає на вас.

Таким чином компанія отримала відчутну стабільність у роботі всієї інфраструктури друку. Навіть у моменти пікових навантажень, коли сервер потребує додаткових ресурсів, система SafeQ забезпечує безперебійну роботу та зберігає продуктивність.

Не менш важливим стало посилення безпеки: єдина система автентифікації користувачів і контроль доступу дозволяють суворо дотримуватися внутрішніх стандартів, мінімізуючи ризики витоку даних чи несанкціонованого використання.

Окремо варто відзначити зручність для працівників. Їм більше не доводиться витрачати час на звернення до адміністратора чи розбиратися з технічними налаштуваннями – усі процеси відбуваються централізовано та максимально прозоро.

Для офісних команд ця простота стала особливо цінною. Як зазначив системний адміністратор компанії: «Зв’язка Konica Minolta bizhub та SafeQ працює безвідмовно. Але головне для користувачів – це просто працює».

Аутсорсинг друку – не тільки спосіб зняти з порядку денного поломки, витратні матеріали та непередбачувані рахунки. Це ще й контроль витрат, стабільність і безпека даних.