Кейс "Фортуна": Работа автораспределения в условиях дефицита

Оксана ЗАХАРОВА, руководитель отдела оптимизации цепи поставок, Сигарный Дом «Фортуна», в этом году презентовала на Всеукраинской практической конференции 10-й ДЕНЬ ЛОГИСТА™ внедрение системы автораспределения для расчета количества товара, при поставке на собственные торговые точки, либо на региональный склад.

Система позволила повысить ориентировочный уровень сервиса с 83% до 92% и централизовать обработку заказов, сократив персонал до 3-х сотрудников.

Также благодаря внедренному проекту были созданы:

- автоматизированный инструмент пополнения запасов каждого склада доставки системы, на основании краткосрочного прогноза оттока товара с учетом влияющих факторов;

- система оперативного реагирования на out-of-stock на каждом складе доставки;

- инструмент определения и анализа удовлетворенности расчетной потребности для оценки out-of-stock и over-stock.

В расчетах использована стандартная формула, учитывающая отток товара от каждой торговой точки и с конкретного склада. Тем ни менее, темп продаж определен не как количество проданного, разделенное на количество рабочих дней, а как количество проданного на количество дней достаточного наличия. Как показала практика внедрения, благодаря этому темп продаж гораздо более точный, чем просто брать среднее значение.

«В распределении и в расчетах работа на уровне SKU, но оценка out-of-stock и over-stock делается на уровне потребительской позиции (может составлять несколько наименований и единиц) - это очень снизило запасы и суммы заказов от поставщиков», - убедилась Оксана ЗАХАРОВА.

В работе системы автораспределения используются справочники:

- Справочник форматов. Каждый склад доставки, для которого необходимо производить расчет количества минимальной поставки, отнесен к соответствующему направлению. Один склад может принадлежать только одному направлению.

- Список позиций, обязательных к присутствию на складе доставки (портфель). Управляется на уровне склада доставки/формата и доставки/направлений продаж. Расчет предложения ограничивается портфелем, закрепленным за складом доставки, и не ограничивается наличием на складе отгрузки.

- Календарь рабочих дней (дней продаж). В случае если точка продажи имеет календарь рабочих дней отличный от календаря направления, то календарь определен для соответствующего склада торговой точки.

- График заказов-отгрузок-поставок в разрезе склада доставки.

- Период поставки. При отсутствии периода доставки на складе используется период доставки формата.

- Уровень сервиса, выражаемый в коэффициенте уровня обслуживания. Настраивается в разрезе номенклатуры на уровне склада доставки в зависимости от рейтинга позиции либо на уровне рейтинга позиции.

- Витрина. Количество упаковок позиций портфеля, обязательных к присутствию на складе доставки для обеспечения достаточности выкладки. Определяется индивидуально для каждого склада доставки с помощью сопоставления расчета оборачиваемости и экспертной оценки в зависимости от рейтинга позиции и вместимости торгового оборудования.   

- Сезонный коэффициент. Фиксированное значение (%) динамики продаж от сезона к сезону по результатам аналогичных сезонов прошлых лет.

- Календарь сезонов.

- Справочник динамики продаж. Фиксированное значение (%) динамики продаж по сравнению с прошлыми периодами. Выставляется на категории / позиции согласно экспертной оценке.

- Коэффициент или количество акционной активности. Эти данные формируются в рамках карточки акции, основные параметры которых:

• период акции, даты;
• форматы или отдельные торговые точки, в которых будет проводиться данная акция;
• список номенклатур, которые участвуют в акции (номенклатурные коды);
• коэффициент акционной активности относительно среднедневной продажи или количество дополнительного дневного объем товара, необходимого для проведения данной акции, для каждой номенклатуры в разрезе каждого склада доставки, который участвует в акции.

- Справочник единиц поставки. Расчетное предложение поставки округляется (вверх) до количества, кратного единице поставки товара, устанавливаемого в зависимости от оборачиваемости товара для каждого склада доставки.

Система отчетности включает:

 - Анализ out-of-stock и over-stock по каждой позиции на уровне склада доставки за каждый день в периоде;

- % недопоставки (уровень сервиса). Построчное удовлетворение потребности в разрезе строк / штук / суммы заказа;

- План-факт анализ прогнозной и фактической потребности в периоде;

- План-факт анализ планового и фактического времени пополнения;

- Отклонение от расчетного заказа с причинами ручной правки.

Порядок обработки расчета потребности включает:

 - Расчет потребности на уровне каждого склада доставки;

 - Формирование сводного журнала потребности для всех складов доставки, поставляемых с одного регионального склада;

 - Расчет дефицита;

 - Перераспределение дефицита;

 - Формирование отгрузочных документов.

Чтобы констатировать out of stoke заранее и в нужный момент отреагировать на ситуацию, в департаменте логистики была введена система предупреждающих отчетов.

В системе автораспределения предусмотрена также возможность ручных корректировок рассчитанных данных с обязательными системными комментариями для последующего анализа. По словам Оксаны ЗАХАРОВОЙ в случае, когда скорректированное количество дней в анализируемом периоде не информативно (менее 15% от периода анализа) в качестве скорректированной среднедневной продажи используется статистические данные за предыдущий период (год). Статистические данные пересчитываются каждое первое число месяца за предыдущий календарный год.

Систему автораспределения продолжают совершенствовать, среди планов - автоматизация перераспределения между складами при отсутствии запасов на распределительном центре.

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA