Низкобюджетные экспресс-внедрения TMS-системы: успешные кейсы

Учитывая потребность в снижении материальных затрат игроками рынка, мы продолжаем предоставление решений, которые способствуют оптимизации логистических бизнес-процессов. О новых способах повышения эффективности ведения бизнеса вы сможете узнать в рамках 14-го Всеукраинского Дня Логиста, тема которого «Эволюция в логистике: векторы совершенствования цепочки поставок в новом году».

Внедрение IT-решений значительно уменьшает затраты компании на логистику, повышая эффективность ее деятельности. Именно о таком инструменте рассказала Юлия Ильчук, руководитель управления перевозками компании ГК «BGS Solution», которая предоставляет полный спектр услуг по автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие».

Что такое низкобюджетные экспересс-внедрения и кому они рекомендованы?

Проекты экспресс-внедрения TMS-системы актуальны для компаний или департаментов логистики, у которых:

• четко определены цели внедрения;
• ограничен бюджет на автоматизацию;
• определена дата перехода на новую TMS-систему;
• руководство готово корректировать установленные бизнес-процессы;
• сотрудники могут выделить от 20% рабочего времени на проект;
• назначено ответственное лицо за внедрение TMS-системы;
• в штате компании есть IT-специалист.

Основные цели внедрения:

• Автоматизировать бизнес-процессы (особенно актуально для компаний, которые работают в Excel);
• Создать единое информационное пространство, которое соединит разные базы данных компании (клиентов, поставщиков, контактных лиц), оптимизируя их размеры;
• Повысить качество и точность выполнения заявок (системы TMS позволяют с минимальными затратами и с использованием функциональности решений качественно и своевременно выполнять перевозку, реагировать на изменения);
• Сократить операционные затраты менеджеров, логистов (существует возможность вносить заказы как менеджерами, так и клиентами);
• Защитить информацию за счет возможности ограничивать доступ и отслеживать действия пользователя;
• Уменьшить затраты на перевозку груза;
• Увеличить доход компании;
• Получить оперативную аналитическую отчетность;
• Повысить лояльность клиентов.

Основные этапы, которые должны быть выполнены в ходе экспересс-внедрения:

1. Поставка программного продукта «1С:»: TMS Логистика. Управление перевозками».
2. Обучение администратора.
3. Обучение Super-user или ключевых пользователей.
4. Начальное заполнение базы.
5. Запуск в эксплуатацию.

Чтобы выполнить все эти этапы, необходимы критические ресурсы, которые обеспечат успешный старт, а именно:

• Директор компании/Руководитель отдела (являются основным двигателем, потому что все сводиться к тому, что они должны видеть рентабельность, следить за всеми процессами отдела или компании в целом, а также обеспечивают финансирование внедрения системы, контролируют все процессы);
• Администратор (IT-специалист, который должен развернуть все базы, подготовить IT-инструменты и структуру, установить права доступа всем пользователям и настроить резервное копирование);
• Super-user (пользователь, который в совершенстве знает все бизнес-процессы по перевозке груза, наделен обязанностями и правами контролировать нижестоящих пользователей, и в совершенстве знает новый программный продукт);
• Менеджеры (вносят заказы, устанавливают стоимость на перевозку, подготавливают сопроводительную документацию);
• Логисты (подбирают подрядчиков, оптимальное транспортное средство, рассчитывают плановые затраты по каждому рейсу);
• Бухгалтер (мониторит в системе взаиморасчеты, передает  информацию по оплатам).

Риски проекта экспресс-внедрения:

• Неготовность заказчика к изменениям бизнес-процессов;
• Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения;
• Недостаточная квалификация ответственных лиц;
• Смена администратора или Super-user в ходе внедрения;
• Сопротивление сотрудников;
• Отсутствие четких целей внедрения;
• Увеличение затрат на внедрение: время/деньги.

Как свести к минимуму действие рисков в таком проекте?

• Разбивать проект на мелкие этапы (выполнять поэтапно, контролировать результат каждого этапа);
• Установить дедлайн проекта (который имеет психологическое давление на участников проекта, ускоряя рабочий процесс);
• Документально утвердить ответственных за внедрение — администратор/Super-user;
• Запланировать резервные ресурсы;
• Мониторить и контролировать ход внедрения;
• Привлечь квалифицированных специалистов;
• Мотивировать сотрудников.

Основные этапы успешных проектов экспресс-внедрений TMS-системы

Экспресс-внедрение TMS-системы в дистрибьюторской компании:

1. Установка системы 1С TMS, которая проводилась нашей компанией.
2. Начальная настройка параметров системы.
3. Изучение руководства для пользователей.
4. Начальное заполнение базы.
5. Составление требований по адаптации системы.
6. Адаптация системы.
7. Запуск системы.

Экспресс-внедрение TMS-системы у логистического оператора

1. Установка системы 1С TMS, которая была внедрена IT-специалистами компании, что влияет на сокращение затрат.
2. Обучение администратора и Super-user производилось сотрудниками нашей компании.
3. Начальная настройка параметров системы была выполнена администратором с привлечением Super-user.
4. Начальное заполнение базы осуществлялось нижестоящими менеджерами, логистами и ключевыми пользователями, но под контролем Super-user (поскольку он владеет информацией по всей системе).
5. Запуск системы.
6. Консультации, которые проводятся нашей компанией.

Экспресс-внедрение TMS-системы в службе доставки посылок

1. Установка системы 1С TMS.
2. Обучение администратора, ключевых пользователей производилось нашей компанией.
3. Начальная настройка параметров системы была произведена администратором.
4. Проектирование дополнительной аналитики системы и ее настройка, так как пользователь в системе «1С:»: TMS Логистика» имеет возможность дорабатывать систему без участия программистов.
5. Интеграция с системой учета по обмену и взаиморасчетов производилась нашей компанией.
6. Начальное заполнение базы производилось ключевым пользователем.
7. Обучение ключевых пользователей.
8. Запуск системы

Длительность этапов проекта:

Общая стоимость и итоговая длительность проектов:

То есть система «1С:»:TMS Логистика. Управление перевозками» дает возможность сократить затраты времени менеджеров на внесение предварительных потребностей на перевозку, логистов — на подбор звеньев перевозки и оптимальных вида и модели транспортной системы, формирование рейсов и подбор. Также преимуществами системы являются отражение достоверной информации по местонахождению груза в течение всего времени следования и получение актуальной отчетности по различным показателям эффективности работы компании, что способствует принятию рациональных управленческих решений.

ТЕКСТ: Елена Фомюк

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA