Этапы и основные аспекты процесса проведения тендера при передаче логистики на аутсорсинг

Современные реалии требуют максимальной гибкости со стороны игроков рынка, которые хотят успешно развивать свою деятельность. Выделяя наиболее выгодные тренды ведения бизнеса и следуя им, компании имеют возможность значительно оптимизировать свои бизнес-процессы и достигнуть желаемых результатов. Одним из ключевых трендов на сегодняшний день является аутсорсинг логистики, благодаря которому компания имеет возможность передать профессионалу непрофильные бизнес-процессы, что позволяет не только повысить эффективность, но и значительно уменьшить затраты. Какие выгоды от передачи логистики на аутсорсинг и как эффективнее организовать процесс проведения тендера, рассказал Андрей БУГАЙ, руководитель отдела логистики «Самсунг Электроникс Украина Компани».

На сегодняшний день аутсорсинг активно набирает обороты и используется в различных сферах, в том числе и в логистике. Это способствует укреплению конкурентных преимуществ фирмы и становится залогом ее дальнейшего развития. Такая практика наиболее распространена в США и Евросоюзе, где аутсорсинг логистики составляет почти 80%. Передача логистических процессов третьей стороне является целесообразной, когда:

• существует дефицит знаний и опыта компании в области логистики;
• компании необходимо сосредоточиться на основной деятельности, делегируя логистику профессионалам;
• рациональнее перевести второстепенные затраты из постоянных в переменные, что значительно сократить их уровень (экономия на оплате труда логистическому персоналу, аренде помещений, приобретении и содержании транспорта, особенно когда объемы заказов нестабильны);
• необходимо повысить гибкость компании в отношении развития собственной организации;
• существует потребность в рациональном распределении и использовании ресурсов компании;
• необходим логистический подход к управлению деятельностью без потребности развивать собственные компетенции в этой сфере;
• существует потребность в приобретении более интересного опыта, который можно получить, только используя аутсорсинг.

Если компания планирует отдать логистику на аутсорсинг, то она имеет возможность выбрать комплекс услуг, которые будут делегированы логистическому провайдеру:

• 2PL: частичный логистический аутсорсинг при котором некоторые логистические функции фирма выполняет самостоятельно (планирование, складирование, формирование логистической цепочки), а транспортировка груза осуществляется сторонней организацией;
• 3PL: комплексный логистический аутсорсинг, когда внешней логистикой занимаются высококвалифицированные логистические провайдеры с широким спектром услуг (стандартный перечень услуг дополнен такими операциями, как перегрузка, складирование, обработка груза и т.д.);
• 4PL: интегрированный логистический аутсорсинг, который предполагает интеграцию всех вовлеченных в цепь поставок компаний. Такие провайдеры занимаются планированием, управлением и осуществлением контроля над всеми логистическими бизнес-процессами заказчика;
• 5PL: «виртуальная» логистика — логистический аутсорсер оказывает весь комплекс услуг за счет использования глобального информационно-технологического пространства с помощью электронных средств обработки информации.

Делая выбор между аутсорсингом или построением своей логистической системы, нужно учитывать:

• цели компании;
• профиль деятельности;
• специализацию и особенности рынка;
• опыт и уровень развития компании;
• инвестиции;
• эффективность синергии аутсорсинга.

По мнению Андрея БУГАЯ, именно аутсорсинг является правильным направлением, потому что каждая компания должна заниматься своим делом. Если цель компании — создание продуктов, производство и реализация их на рынке, поэтому она должна вкладывать инвестиции в эти направления. Компания, которая развивает сеть, должна стремиться развивать ее, укреплять лидерские позиции на рынке, а не заставлять продажников думать, почему из-за проблем с логистикой товар находится на складе, а не в сети.

Компания «Samsung», понимая все преимущества и возможности от передачи логистических процессов на аутсорсинг, практикует именно такой способ организации логистики. Для производителей электроники это связано с колебанием объемов, которые могут значительно меняться из-за большой зависимости от курса валют и динамики рынка. Это касается циклов по месяцам, кварталам, а также по дням и времени в течение суток. Если бы компания занималась этим самостоятельно, то было бы очень много простоев, а это влечет за собой затраты на сумасшедшие площади и персонал. То есть, если основные объемы продаж сконцентрированы на конец недели, то именно в это время возникает необходимость в большом количестве персонала, а его привлечение в начале недели — абсолютно невыгодно для компании. Аналогичная ситуация и с площадями. К примеру, если складские запасы с 2000 кубических метров товара за год увеличились до 15000 из-за изменения рынка, то арендовать склады на 15000 кубических метров товара весь год совершенно бессмысленно и нерентабельно. Это все специализация логистической компании, которая за счет синергии может оптимизировать затраты и комплектацию складских запасов клиентов, у которых пики продаж не совпадают, а также освободить ее от штатного менеджера по складу или оператора.

Есть случаи, когда построение собственной логистики является более рациональным. Если производственная компания имеет стабильные объемы продукции, то у нее, соответственно, не существует пиков по хранению и персоналу, а своя логистика будет более эффективной, потому что отсутствуют непредвиденные переменные затраты.

Виды аутсорсинга:

• Тарифы;
• Open book (принцип прозрачности издержек);
• Handling (короткое расстояние движение товаров или материалов в области хранения, включая погрузку, разгрузку, упаковывание, распаковывание и т.д.).

В своей практике Андрей БУГАЙ внедрял аутсорсинг вида Open book (фабрика в Харькове «Филип Моррис»). Этот вид предполагает, что изначально логистический провайдер рассчитывает количество персонала согласно тендерному заданию и объемам, после чего согласовываются все затраты. Это исключает необходимость держать отдельного менеджера по качеству и безопасности, потому что один и тот же человек может отвечать за 2—3 объекта. Такой аутсорсинг был очень эффективным и прибыльным как для компании «Филип Моррис», так и для логистического провайдера.

Этапы и основные аспекты процесса проведения тендера при передаче логистики на аутсорсинг

1. Определение целей и сроков тендера.
2. Подготовка тендерного задания (в зависимости от целей компании).
3. Подбор, утверждение участников (анализ рынка, определение ключевых игроков).
4. Рассылка тендерного задания.
5. Получение вопросов от провайдеров, подготовка ответов.
6. Получение коммерческих предложений.
7. Презентация предложений и решений логистическим оператором (клиент оценивает возможности и надежность компании, ее финансовые показатели, уровень затрат, качество предоставляемых услуг).
8. Определение шорт-листа участников, которые проходят во второй раунд тендера.
9. Аудит операций участника.
10. Итоги первого раунда тендера.
11. Тендерное задание для второго раунда.
12. Принятие решения по результату тендера.

Из практики очень редко побеждают компании, стоимость услуг которых самая высокая. Это объясняется тем, что услуги компании считаются в комплексе, и клиент выбирает наиболее приемлемого по цене провайдера. При этом компания-подрядчик должна быть гибкой, чтобы обеспечить максимально выгодные логистические услуги для компании.

Чтобы выбрать наиболее оптимального провайдера в тендерное задание необходимо включить:

• детальные требования к сервису, КПР;
• параметры продуктов;
• описание ERP-системы и требования по интеграции с системой управления складом WMS;
• требования по ответственности, страхование ответственности;
• процедуру оплаты;
• образец контракта;
• график внедрения проекта;
• максимальные объемы (хранение, обработка), изменение объемов;
• финансовые отчеты подрядчика;
• условия пересмотра тарифов.

Таким образом, ключевыми выгодами передачи логистики на аутсорсинг являются:

• быстрая и качественная оптимизация логистического отдела без каких-либо потерь на обучение новых сотрудников;
• отсутствие затрат на содержание и обслуживание рабочих мест, аренду помещений, транспорт в период застоя;
• концентрация на основной деятельности компании;
• использование в логистике специализированных методик и технологий;
• освобождение внутренних ресурсов компании;
• снижение рисков, связанных с логистикой;
• комплексное использование интересного логистического опыта.

Также стоит помнить о том, что при передаче логистики на аутсорсинг очень важна постоянная обратная связь с компанией-провайдером, чтобы он понимал пики и падения продаж, имел возможность менять технологические процессы в зависимости от особенностей деятельности компании. Передача логистики на аутсорсинг — это прямой путь к получению профессионального обслуживания компании и значительной экономии за счет рационального распределения ресурсов.

ТЕКСТ: Елена Фомюк

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA