Осторожно, инвентаризация! Как добиться 100% точности?

Ни для кого не секрет, что именно склад является одним из наиболее проблемных процессов в цепочке поставок. Утеря товара, ошибочная отправка груза, недочет – все это и даже больше может свалиться на головы руководства. Во избежание таких курьезов проводится инвентаризация. Но всегда ли она работает? Насколько эффективно? И если, все же, неэффективно, то как оптимизировать этот процесс? Какие же факторы влияют на качество инвентаризации? Эксперт по построению и оптимизации процессов складской логистики «BGS Solutions» Ирина НАСТАЧЕНКО дает исчерпывающие ответы на эти и другие вопросы.

Годовая инвентаризация – это процесс, когда физические остатки на складе встречаются с данными в системе учета и, в идеале, совпадают на 100%. Миф или реальность? В первую очередь важна специфика склада, так как даже подобный момент влияет на совпадение годовой инвентаризации.

Все процессы на складе должны быть прозрачно фиксированы в СОП, особенно, участники процесса. Нужно понимать, что для достижения качественной инвентаризации важен каждый из вышестоящих факторов. «Правильное построение всех процессов на складе – главное,» - говорит Ирина НАСТАЧЕНКО.

Бывает, что к инвентаризации начинают готовиться за 1-2 месяца или даже позже (имеются ввиду склады до 1000 мест). Это происходит так, что складу поручают пересчитать весь товар, а это требует дополнительной работы на выходных и найма новых сотрудников, которых нужно обучать. Но чаще всего в конце года не бывает адекватного результата. Конечно же соответствие с результатами бывает, но только если проводить инвентаризацию в течение года, а не в последний месяц.

Как это работает? 

Чтобы получить 100% совпадение достаточно в каждый рабочий день склада включить 3 задания:

• сверку остатков системы склада и клиентов;
• циклическую инвентаризацию;
• зону отбора.

Также можно при наличии современных средств инвентаризации и регламента провести контрольную инвентаризацию.

Теперь, основательнее рассмотрим вышеперечисленные задания:

Сверка остатков. Лучше всего проводить сверку остатков с WMS-системой каждый день. Это упражнение поможет вывести ошибки прошедшего дня, стимулировать своевременное и качественное введение данных в систему WMS. Соответственно, заявки на склад формируются качественно, что влияет на увеличение сбора заказов, минимизирует время сборки остатков при годовой инвентаризации.

Ирина НАСТАЧЕНКО советует делать сверку остатков с помощью автоматического обмена данными или системы.

Циклическая инвентаризация подразумевает, что в течении небольшого времени, по сравнения с годом, склад необходимо полностью пересчитывать, поделив эту задачу на этапы.

В итоге, циклическая инвентаризация повлияет на:

• качество сборки товаров;
• качественное размещение;
• выявление ошибок и их исправление;
• нахождение и установление причин этих ошибок.

«Для того, кто не практикует ежедневную циклическую инвентаризацию, может показаться, что на это уходит очень много времени. Но в результате склад будет тратить на это все меньше усилий и времени из-за стабильного улучшения состояния Вашего склада,» - утверждает Ирина НАСТАЧЕНКО.

Инвентаризацию зоны отбора стоит проводить ежедневно, после окончания сборки заказав, но до подтверждения отгрузки (если существует подобный регламент).

Это не представляет сложности, если в системе отчета WMS предусмотрена функция, которая по номерам и списку заказов формирует инвентаризационные задания для склада и мест, с которых был произведен отбор. То есть, пока люди упаковывают заказ, другие проверяют места, с которых был собран товар. В таком случае, шансов на то, что ошибочный товар не будет отгружен, очень много. Такое задание может формироваться посредством нескольких кликов в WMS. Время на физический просчет зоны отбора не является проблемой, а лишь добавляет точность в процесс инвентаризации!

Инструменты системы учета WMS:

Проблема внедрения СОП в WMS

Что происходит, когда бизнес-процесс нужно отобразить с помощью WMS? Чаще всего неосведомленные сотрудники компаний пытаются сформировать задачу, не имея полного представления о возможностях системы. Те, кто не вовлечен в бизнес-процессы, не способны полностью отобразить эти процессы в системе. Для этого со стороны заказчика выделяется сотрудник, который верифицирует систему на предмет соответствия стандартным операционным процедурам. Но проблема состоит в том, что разные стороны могут представлять процессы и цели внедрения по-разному.

Для этого BGS Solutions предлагает новую услугу – консультацию по систематизации бизнес-процессов. Таким образом вы сможете минимизировать отвлечение ваших сотрудников от их основных обязанностей, а специальный консультант будет вовлечен как в бизнес-процессы, так и в процесс разработки технического задания по максимуму.

Преимущества:

• Система будет близко приближена к вашим СОП, минимизирует доработки и изменения на этапе внедрения и запуска системы.
• Во время формулировки СОП будут выявлены недостатки существующих процессов и исправлены до написания технического задания.

Ирина добавляет, что обычному сотруднику на проверку СОП требуется 12 часов, a консультанту – 5 часов. Таким образом, можно заметить, что автоматизированное решение проблем инвентаризации, а также своевременное и регулярное ее проведение – залог успешности Вашего склада. 

ТЕКСТ: Алёна Лукьянченко

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA