АУДИТ СКЛАДСКОЙ ЛОГИСТИКИ. Часть II: управление качеством складских процессов и работа с персоналом

Мы продолжаем тему аудита складской логистики и работать над повышение эффективности ваших компаний. Если в первой части речь шла о эффективном использовании технологий и мощностей, то во второй автор Профессиональной ШКОЛЫ ЛОГИСТОВ Ярослав СТЕПЧЕНКОВ поможет нам правильно оценить систему управления качеством складских процессов и работы с персоналом.

Этап 2: Аудит системы качества управления процессами складской обработки товаров и взаимодействия с Клиентами процесса (внутренними и внешними)

Цель аудита — определить уровень развития системы процессного управления в складской логистике предприятия, в частности систем управления качеством и изменения/развития процессов складской логистики, а также вспомогательных.

При аудите особое внимание будет уделяться целостному и качественному подходу организации управления процессами и их изменениями.

Оценка общей структуры, состав нормативно-методических документов (НМД) по складской логистике и вспомогательных к ней процессов

• Создание VAD (Value-Added Chain Diagram) процессов первого и второго уровня складской логистики, а также вспомогательных к ней процессов в варианте «как должно быть» с учетом текущей специфики работы;
• Построение матрицы «Процесс (Функции) — НМД» и изучение «белых пятен» (процессов, которые не регламентированы и не описаны в НМД);
• Изучение и оценка состояния и актуальности (соответствие текущим процессам) описательной части НМД, имеющимся и выполняемым на складе процессам, на соответствие идеологии, нормативам и требованиям;
• Изучение и оценка системы доступности и удобства пользования НМД персоналом предприятия, а также информирования как об общих показателях процесса (результат и эффективность), так и о персональных.

Оценка подходов и принципов к разработке и/или актуализации регламентов процессов

• Изучение и оценка системы измерителей результативности и эффективности процессов;
• Изучение и оценка системы работы с отклонениями в процессах: фиксации проблем, изучение причин, выработка корректирующих действий и их внедрение, ведение базы знаний (Trouble Data Base);
• Изучение и оценка системы постоянного улучшения процессов на складе как плановой работы над повышением результативности и эффективности работы склада (в т. ч. с оценкой вовлеченности коллектива в процесс постоянного улучшения);
• Изучение и оценка процедур по актуализации НМД и внедрение ее на предприятии (в т. ч. эффективности разработки методических и визуальных инструментов для исполнителей с целью облегчения их обучения).

Оценка принципов и методов доведения и исполнения процессов персоналом складской логистики

• Изучение организационно-ролевой структуры и построение матрицы ответственности «как есть» и «как должно быть». Оценка соответствия, наличие дублирования ответственности и/или исполнения;
• Изучение наличия и содержания Положения о подразделениях или отделах, а также Должностных Инструкций (ДИ) на предмет описания функций по должности и соответствия описания реальным процессам (актуальность ДИ);
• Изучение и оценка системы подбора сотрудников на должности в складской логистике, а также системы ввода в должность, адаптации во время испытательного срока;
• Изучение и оценка имеющейся системы периодической аттестации сотрудников на знание процессов и/или отдельных функций;
• Изучение и оценка исполнительской дисциплины, внутренних и внешних факторов, которые в данный момент влияют на нее;
• Изучение и оценка системы мотивации/стимулирования руководителей и персонала на выполнение стандартов процессов, временных регламентов;
• Изучение и оценка компетенций руководителей как основных драйверов и хранителей процессной культуры в Складской Логистике в области управления процессами.

Оценка системы нормирования работы, разработки и установки KPI процессов, а также их актуализации

• Изучение и оценка регламентов (в т.ч. временных) по разработке и актуализации норм и нормативов производительности выполнения функций, процедур и/или процессов (в частности принципы проведения измерений, фиксации результатов, алгоритмы обработки информации и выработки решения);
• Наличие контрольной системы проверки результатов измерения производительности путем идеального расчета (например, использование мультимоментных расчетов);
• Изучение системы доведения нормативов до персонала и увязка системы мотивации к их значениям (также изучается возможность достижения выставленных нормативов, то есть отсутствие демотивационных факторов, связанных с неправильным нормированием);
• Изучение и оценка системы постоянного динамичного контроля выполнения нормативов как конкретных работником, так и по подразделениям/отделам, а также в разрезе функции/процесса. Оценка системы анализа отклонения по производительности и методы реагирования на них;
• Изучение и оценка системы KPI для исполнителей и/или процессов: существующие KPI и целевые значения, аудит их актуальности, процессы их оценки;
• Анализ дерева KPI на наличие контрмотивации (деструктивная разнонаправленность при достижении одного и того же результата в процессе).

Результат аудита:

1. Отчет «Анализ действующие системы управления качеством складских процессов», который будет содержать:

• Текущую оценку формализации и покрытия НМД процессов складской логистики и вспомогательных ей;
• Оценку методологии и процедур по управлению качеством процессов;
• Оценку процессов и процедур нормирования и управления KPI, а также контрольных процессов их достижения и актуализации;
• Рекомендации по действиям и мероприятиям, которые позволят улучшить/реорганизовать управление качеством складских и вспомогательных процессов.

2. Детализированный План работ по внедрению изменений, преобразований существующей системы управления качеством процессов складской логистики и вспомогательных процессов (если такой потребуется).

Этап 3: Аудит системы работы с персоналом в складской логистике на достижение лояльности, высокой производительности и возникновение потенциальных проблем со стороны персонала

Цель аудита — оценить систему работы с персоналом в складской логистик, ее эффективность по созданию культуры исполнения и эффективного выполнения процессов, а также воспитания лояльности персонала к предприятию.

Что же изучается?

• Соответствие декларативной миссии персоналу, которая доносится до персонала склада при приеме на работу, и фактической, которая устоялась в подразделении. При выявлении серьёзного разрыва проводится оценка элементов/причин такого разрыва (например, завышенные обещания со стороны работодателя, злоупотребление властью со стороны руководителя подразделения, неформальные лидеры и прочее).
• Система быстрого ввода человека в должность, последующее его стимулирование на соответствия должности и постоянное нахождение в зоне эффективности выполнения своих обязанностей (в т.ч. адаптация, аттестация, методы и инструменты признания стабильности высокого результата и другое).
• Принципы организации коллективной/бригадной/сменной работы. Оценка текущих потерь от «Эффекта Рингельмана» и основных факторов демотивирующего характера.
• Система материальной и нематериальной мотивации на предмет ее эффективности в достижении целевых результатов и возможности субъективного воздействия, которое приведет к нивелированию мотивационных факторов.
• Отбор персонала на склад с использованием портрета мотивационных факторов (формирование команды со схожими мотивационными ценностями).
• Психологическое воздействие системы нематериального поощрения персонала на складе.
• Руководитель на предмет сбалансированного стиля руководства (наличие баланса между контролирующими аспектами должности и стремления к развитию процессов/подразделения/предприятия).

Результат аудита

Отчет «Текущее состояние системы работы с персоналом», который предусматривает:

• Оценку текущего состояния культуры работы с персоналом и ее узкие места;
• Оценку внутренней культуры в подразделении (в т. ч. сопоставление с желаемым уровнем) и факторы, которые ее формируют;
• Результаты исследований, которые были предметом аудита;
• Рекомендации по возможным направлениям работы с персоналом, которые направленны на построение лояльной и высокоэффективной команды.

Ожидайте и совсем скоро в третьей завершающей части вы сможете узнать об аудите финансово-экономической эффективности, актуальности и конкурентоспособности логистического продукта.

ТЕКСТ: Татьяна Алексенко

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA