АУДИТ СКЛАДСКОЙ ЛОГИСТИКИ. Часть I: эффективное использование технологий и мощностей

Аудит позволяет оценить правильность ведения деятельности, достоверность отчетности, экономическую эффективность использования ресурсов субъектом в ходе своей деятельности и др. При этом «правильность ведения деятельности» оценивается на основе принятых стандартов, норм, законов и принципов, которые существуют в компании, и которыми она руководствуется. Ярослав СТЕПЧЕНКОВ, автор Профессиональной ШКОЛЫ ЛОГИСТОВ, исходя из своего опыта работы, описал области аудита, оценка которых поможет показать проблемные места во всей системе (комплексно), если они существуют.

Основная цель аудита складской логистики — оценить состояние складской логистики и определить возможные пути:

• максимизации эффективного использования пространства как помещения, так и технологических зон;
• повышения продуктивного использования техники, складского и стеллажного оборудования, IТ-оборудования, используемого при складских операциях;
• максимизации эффективного использования труда (производительности);
• улучшения доступности и защищенности ТМЦ;
• минимизации затрат на складскую логистику.

 Этап 1: Аудит эффективности использования существующей технологии и мощностей складской логистики

Цель аудита — выявить имеющиеся и/или потенциально возможные барьеры, которые стоят на пути повышения эффективности работы Складского комплекса, оценить риски возможного их возникновения или усиления в краткосрочном и среднесрочных периодах, чтобы снизить влияние на эффективность бизнес-процессов и/или полностью устранить.

 Этот этап предусматривает 4 подэтапа, позволяющих охватит складское пространство, технику, систему диспетчеризации, оценку системы рисков и антирисковых мероприятий.

 Складское пространство, его рациональное и эффективное использование

1. Имеющиеся на предприятии системы оценки операционных мощностей складского комплекса (оборудование, топология, техника, персонал) и эффективности ее использования для управления эффективностью склада.

2. Измерение текущего уровня, максимально необходимого объема и/или площади склада и каждой функциональной области, полезный объем и площадь. Оценка коэффициента использования мощностей как в статике (на момент аудита), так и в годовой динамике (с учетом пиковой нагрузки).

3. Оценка временной нагрузки на зоны разгрузки, приемки, комплектации и отгрузки. Изучение точек контроля, простоя/задержки ТМЦ в этих зонах и их причин.

4. Соотношение площадей, добавляющих ценность (генерирующий доход) и недобавляющих. Целесообразность (в т. ч. технологическая) наличия площадей, недобавляющих ценность.

5. Оценка эффективности управления топологией мест хранения:

• Система и алгоритмы определения адреса хранения ячейки (в т.ч. IТ). Оценка алгоритма назначения ячейки, исходя из оптимизации затрат на размещение и комплектацию/отгрузку;
• Визуализация топологии для контроля;
• Оценка навигации по топологии склада для персонала (в т. ч. IТ);
• Оценка выделения ячеек на складе и их маркировки на предмет рисков ошибки при размещении/изъятии (особенно при возникновении эффекта «замыленного ока»);
• Оценка алгоритма отбора заказа и увязки его с топологией на предмет эффективного времени сбора заказа (отбор в один проход);
• Изучение регламента аудита эффективного использования топологии и правил ее изменения (в т.ч. физического перемещения ТМЦ).

6. Оценка пропускной способности платформ/доков. Оценка технологического времени на постановку и отъезд машины от платформы/дока, его соотношение ко времени операции погрузки/разгрузки. Узкие места при погрузке и разгрузке связанные с конструктивными особенностями платформ/доков/ворот.

7. Внешнее пространство (стояночная площадка для грузовиков, районы обслуживания и т.д.) и узкие места движения транспортных потоков, которые могут быть причиной простоя доков при погрузке/выгрузке. Оценка потерь времени водителя транспортного средства при взаимодействии со складом.

8. Оценка освещения рабочих зон и мест.

9. Социальная инфраструктура и ее состояние (данный аспект является одним из нематериальных мотиваторов персонала).

10. Чистота помещения: регламенты и требования по чистоте в зависимости от требований к товару и условиям его обработки.

11. Измерение влажности и температуры, контроль их соответствия, наличие сценарных регламентов по действиям, которые необходимо провести при нарушении требуемых условий хранения.

12. Изучение действующих регламентов по обслуживанию техники, графиков технических работ и их выполнение персоналом на складе в нужном объеме и в указанное время.

13. Изучение действующего регламента и графика по обслуживанию помещения и инженерно-технических коммуникаций.

 Складская техника

1. Оценка целесообразности применения и текущего использования флота, имеющейся на складе техники (данная оценка проводиться для изучения эффективности использования, а не на количестве используемого оборудования). Использование определяется для каждого вида и группы оборудования.
2.  Изучение действующих регламентов по эксплуатации (в т.ч. техники безопасности), обслуживанию техники, графиков технических работ и их выполнение персоналом на складе в нужном объеме и в указанное время.
3. Наличие системы персональной ответственности персонала за соблюдение технического состояния техники при использовании.
4. Изучение места передачи, стоянки (при неиспользовании) и обслуживания техники.

Система диспетчеризации техники и персонала

1. Изучение и оценка системы мониторинга производительности труда персонала/техники.
2. Изучение систем назначения задач персоналу и управления очередью задач (в т.ч. приоритетами выполнения). Определение узких мест (при сбоях в каком-то из процессов; недостаточном количестве техники или персонала; возможный обман со стороны персонала и т.д.).
3. Система планирования потребности в персонале с учетом прогнозного плана работ и мотивационной составляющей.
4. Оценка эффективности всей системы диспетчеризации и управлением постановкой задач на складе.

Оценка системы рисков и антирисковых мероприятий

1. Оценка наличия и действенности сценариев по привлечению персонала /техники при пиковых нагрузках и/или непредвиденных ситуациях (оценка гибкости по мощности).
2. Оценка % гибкости персонала и системы/мероприятий по ее развитию.

 Результат аудита:

1. Отчет «Описание системы складской логистики «как есть» и оценка ее на предмет достижения заданных критериев по процессу складской логистики», который содержит:

• паспорт склада (электронная форма) с расчетом максимальных мощностей;
• все расчеты, которые были предметом аудита;
• выводы о потенциале использования помещений и техники;
• рекомендации по возможным направлениям повышения эффективности и обзорным инструментам, с помощью которых можно достичь улучшений.

2. Детализированный «План работ по внедрению изменений, преобразований существующей системы складской логистики».

Об аудите системы качества управления процессами складской обработки товаров и взаимодействия с Клиентами процесса, работы персонала в складской логистике, финансово-экономической эффективности, актуальности и конкурентоспособности логистического продукта читайте в следующих двух частях.

ТЕКСТ: Татьяна Алексенко

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA