29 грудня 2021

Управління товарними залишками у WINETIME: симбіоз власних систем і готових рішень

Починаючи із 2016 року, у структурі ТОВ «ТС ПЛЮС» відбулися перебудови та трансформації в усіх відділах, було розпочато автоматизацію та зміни в багатьох процесах логістики, що й зараз продовжуються в рамках удосконалення всієї supply chain компанії. Загалом змінилася структура менеджменту у WINETIME, відбулося впровадження окремої ERP-системи, змінилася зокрема і структура логістики. Компанія розширила свою представленість у Європі. За 4 роки з’явилось 7 логістичних хабів, що дають змогу консолідувати вантажі з усіх країн світу.

Логістика стала складнішою, розподіленою на окремі департаменти, так як охоплює багато операцій різних напрямів діяльності компанії, зокрема розвиток імпорту, власного виробництва, співпраці з крафтовими вітчизняними виробниками та багато іншого. Компанія «ТС ПЛЮС» об’єднує, оптову й роздрібну торгівлю алкогольними напоями та продуктами харчування (HoReCa, дистрибуція, E-commerce, виробництво та власна мережа гастромаркетів WINETIME), тому логістична структура та направлені процеси повинні відповідати потребам усіх напрямів діяльності компанії.

Кожен із департаментів логістики, яких на сьогодні виділилось 7, разом із департаментом технічної підтримки, став більш сфокусованим на своїх завданнях. Це дало змогу не лише змінити та покращити процеси, а й виділити проекти автоматизації на різних ланках всієї supply chain компанії. Відповідно зміни відбулися і всередині кожного департаменту, зокрема ми сфокусуємо свою увагу у статті на департаменті управління запасами. У структурі департаменту виділилися окремі підрозділи управління відповідними групаминапрямами: алкоголь, продукти, фреш, дистрибуція, HoReCa, E-commerce тощо.

Які етапи автоматизації проходила компанія саме в частині управління запасами, яке місце має власна ІТ-підтримка для логістики й над чим працюють у компанії зараз, розповіли директор з логістики Руслан Шептицький та керівник департаменту УТЗ (управління товарними залишками) Леонід Ляхін.

Працюючи над розвитком та удосконаленням процесів у відділі УТЗ, у 2016 році в компанії прийняли рішення провести загальний аудит усіх логістичних процесів пов’язаних з управлінням товарними залишками. Для цього звернулись до відомої та професійної команди Аpple Consulting. Компанія Аpple Consulting є лідером серед консалтингових компаній, основною методологією якої є принципи, парадигми та рішення основані на Теорії обмежень Еліяху Голдратта саме в частині управління товарними залишками. Тому було прийнято рішення спільно з Юлією Плієвою (CEO Аpple Consulting) провести аудит не лише процесів департаменту УТЗ, а усіх логістичних процесів supply chain компанії загалом. Так, протягом 6 місяців аудит охопив практично всі департаменти логістики, процеси, системи, але основна увага була зосереджена на управлінні товарними залишками. «Ми розглядали цей процес з погляду зміни структури управління товарними залишками та закупівлі, визначення потреби, починаючи від полиці магазину й продовжуючи складами, що знаходяться в Україні та у Європі, щоб товар не виштовхувати на полицю, а навпаки відвантажувати згідно з постійно мінливими потребами, що базуються на теорії обмежень», – відмітив Руслан Шептицький.

Унаслідок проведеного аудиту та отриманих результатів були сформовані рекомендації щодо необхідних змін, направлених на покращення та пришвидшення всієї supply chain. Почалися зміни в процесах і методології роботи з товарними залишками з урахуванням особливостей фізичної логістики, особливостей роботи з різними постачальниками та виробниками, у підсумку чого вийшла гібридна модель, з основних особливостей якої став симбіоз проведених змін в існуючій ERP та зовнішній системі прогнозування. Зміни відбулись і в процесі роботи з замовленнями, враховуючи різні чинники, наприклад, такі як винні обсяги залежать від урожаю, тривале логістичне плече з Аргентини, США, Нової Зеландії та інші, що впливають на формування необхідного товарного залишку для компанії.

Одне із головних запитань, що виникло всередині компанії після аудиту, – це доопрацьовувати свою систему, у якій вже були задатки та можливості керування залишками, чи провести тендер і пошук готового рішення. Спочатку керівництво обрало варіант пошуку, таким чином було проведено кілька тендерів і здійснена значна робота з пошуку зовнішнього рішення. У результаті пошуків було отримано близько 5-ти варіантів різних рішень як за функціоналом, так і за вартістю. Але об’єднувало їх одне – це загально налаштовані процеси усередині кожної системи, що потребували колосальних змін, які були б пристосовані до специфіки бізнесу та supply chain компанії. За словами Руслана Шептицького, вони довго вагалися, зважували детально всі за та проти. У підсумку було вирішено, що економічно доцільніше доопрацювати власну систему в частині роботи з поповненням торгових площадок, а окремо придбати систему, що вміє прогнозувати продажі з огляду на потреби бізнесу з урахуванням маркетингової активності та інших чинників, що впливають на формування необхідних залишків. Зі всіх систем прогнозування, що були розглянуті, свою увагу зупинили на системі MySales. Команда MySales разом із департаментом УТЗ провела аналіз процесів та алгоритмів роботи, після чого вони спільно сформували чіткий план інтеграції та запуску.

«Спочатку у нас був запроваджений пілотний проект, що тривав близько року. Ми почали тестувати рішення на наших майданчиках у м. Київ та кількох майданчиках в Україні, після чого були проведені необхідні зміни та налаштування, що відповідали нашим потребами, зважаючи на специфіку роботи кожної ланки та департаменту компанії, і в підсумку ми отримали досить хороший результат,» – розповів Леонід Ляхін.

Після перших результатів було прийнято рішення розвивати зовнішню систему прогнозування, а також доопрацьовувати власну систему в частині автопоповнень усіх торгових площадок. Таким чином вийшов симбіоз власної системи автопоповнення магазинів та зовнішньої системи прогнозування.

Рік тестування та інтеграції під час пілотного проекту дав змогу зрозуміти, які специфічні налаштування конкретно необхідні для WINETIME, тому разом із партнером логісти погодили план змін та налаштувань у системі, враховуючи всі побажання, та отримали необхідні результати, які надалі покращують.

Для забезпечення якісного функціонування системи у структурі департаменту виділена окрема людина, ціль якої отримати якомога точніший прогноз, на основі якого уже можна будувати необхідне поповнення як РЦ складів, так і магазинів. Система допомагає будувати прогноз більш ефективно практично всіх категорій товарів, наразі проходить активне налаштування прогнозування категорії фреш, що потребує врахування цілої низки особливостей, притаманних лише для неї.

Зазвичай ритейлери стикаються з проблемою поповнення саме фреш категорії, адже тут основні обмеження – це терміни придатності, постійні зміни в сезонному асортименті, наявність товару в постачальників та інше, і це здебільшого відбувається в ручному режимі управління. Тому у ТОВ «ТС ПЛЮС» зараз активно працюють над автоматизацією поповнень магазинів по фреш категорії за допомогою створеної моделі.

Подальший розвиток департаменту управління товарними залишками в компанії вбачають у максимальній автоматизації обробки імпортних операцій. Із національними постачальниками простіше, бо вони не прив'язані до обсягів, кратностей замовлень, тривалих термінів поставки та інших чинників, що впливають на вчасність, об’єм та собівартість продукції, а також всі вони знаходяться відносно близько й можна замовляти будь-які об’єми. В імпортних операціях усе по іншому, тому що потрібно враховувати набагато більше чинників, зокрема консолідацію вантажів у певних регіонах чи континентах на одночасно різних складах від різних виробників. Тому тут компанія знаходиться на етапі реалізації системи, що зможе враховувати потреби конкретного постачальника або певних продуктів чи постачальників, враховуючи механіку регіону, у якому купується продукція, потреби по всіх сусідніх виробниках з урахуванням вартості логістики та вартості вкладених грошей у товарні залишки. Іншими словами, команда розробляє в системі так званий механізм формування економічно-обґрунтованого замовлення з врахуванням вартості логістики та вартості грошових ресурсів, вкладених на утримання необхідних товарних залишків.

Руслан Шептицький зазначає: «Ми вже починаємо розробляти в рамках власної системи ERP та MySales модель економічно обґрунтованого замовлення по регіонах та країнах. Це допоможе нам отримувати більш ефективніші замовлення, адже вартість логістики постійно зростає, вартість грошей також змінюється. У планах наступного року вже протестувати це рішення на якомусь із напрямків, а надалі розвивати його на всі категорії та замовлення».

На сьогодні мета компанії – максимально уникнути залежності від людського фактору й кількості персоналу в структурі, зважаючи на дефіцит кваліфікованих кадрів та постійний ріст фонду оплати праці, тому максимальне навантаження та фокус робиться саме на розвиток системи в тісній взаємодії з ІТ департаментом компанії.

Отже, у WINETIME реалізували власну систему автозамовлення, що враховує специфіку поповнення й цикли поставок, додали зовнішню систему прогнозування та отримали економічно вигідний симбіоз і необхідний функціонал, що надалі покращується. Важливість ІТ-підтримки на сьогодні важко переоцінити, тому логістичний департамент максимально тісно співпрацює з ІТ в рамках розвитку та автоматизації процесів.

«Загалом система для нас зрозуміла, контрольована, ми не залежні від конкретного рішення. Якщо буде якийсь збій в одній із ланок системи, весь ланцюжок зможе працювати самостійно деякий час і підтримувати працездатність бізнесу, поки ми не відновимо необхідну частину. Це дає стійкість та безпечність бізнес-процесів,» – підкреслив Леонід Ляхін.

Читайте також: Руслан Шептицкий: Главная цель департамента логистики WINETIME – дать возможность нашему гостю приобрести тот продукт, который ранее был для него не доступен