Система для достижения максимальной функциональности транспортной компании от "Е-консалтинг"

Андрей БЕЗГУБЕНКО, президент «Е-консалтинг», описал систему автоматизированного управления бизнес-процессами транспортной компании, разработанную на платформе Microsoft Dynamics CRM – XRM Delivery. Решение с высокой устойчивостью к нагрузкам обеспечивает интеграцию с множеством периферийных систем и оборудования.

 

XRM Delivery, главным образом, решает ряд трудностей, характерных для сферы транспортно-экспедиторских услуг. «Проблема – ее решение» – так Андрей БЕЗГУБЕНКО построил свое выступление, что позволило четко понять преимущества применения системы в сфере логистики.

 

· Проблема: Эффективность работы удаленных складов подразумевает необходимость целостной синхронизации данных с главным офисом в условиях плохой / нестабильной связи или даже при ее длительном отсутствии.

 

Решение от XRM Delivery – интеграция с автономным рабочим местом. Система «offline client» обеспечивает возможность автономного выполнения логистических, складских, финансовых операций на низшем уровне с последующей передачей данных в систему.

Система исключает потери данных и обеспечивает возможность установки и/или полного восстановления работы ПО на отдельном складе за 30-40 минут, а также полный контроль со стороны центрального офиса доступности данных и прав для выполнения отдельных функций.

 

· Проблема: Высокие затраты времени на планирование и контроль выполнения маршрутов, расчет стоимости перевозок, что значительно влияет на эффективность работы компании.

Решение: интеграция транспортного модуля MS Dynamics CRM с «Яндекс картами».

 

Использование поисково-информационного картографического сервиса от Yandex – «Yandex-карты» позволяет пользователю в ходе интерактивного взаимодействия отмечать на карте маркерами контрольные точки, по нажатию кнопок прокладывать между ними маршрут движения и втягивать информацию в CRM в виде наполнения справочника контрольных точек.

 

Это обеспечивает возможность быстро и комфортно создавать шаблоны маршрутов движения транспорта для планирования графика движения, стоянок, перечня контрольных точек, траектории движения, протяженности и стоимости перевозки; выявлять причины отклонений при выполнении рейса на основе сравнения плановых и фактических параметров рейса после завершения.

 

· Проблема: Необходимо отслеживать пункты повреждения грузов.

Решение: сопровождение груза в XRM Delivery. Логирование проблемных грузов посредством создания заявок на проблемный груз на каждом из последующих складов позволяет определить склад (контрольную точку), на котором груз был поврежден, а также отследить динамику изменения проблемного груза, что служит дополнительным инструментом при проведении служебных расследований.

 

· Проблема: Для транспортных компаний с сотнями складов важно при возникновении проблем с грузом иметь удобный инструмент, позволяющий провести служебное расследование.

Решение: служебное расследование в XRM Delivery. В системе реализован инструмент обработки обращений клиентов относительно проблемных грузов, позволяющий определить виновника, назначить штраф и компенсировать ущерб клиенту.

 

· Проблема: Информацию о платежах необходимо переносить в систему для дальнейшего отслеживания

Решение: учет входящих и исходящих безналичных платежей посредством интеграции с клиент-банком. Поступления и списания безналичных средств со счетов компании фиксируются в системе и используются для учета оплаты по счетам. Среди функциональных преимуществ:

- Автоматический импорт выписок из клиент-банка по расписанию и по запросу.

- Автоматическое связывание платежей с клиентами и расчетными счетами компании.

- Проверка уникальности записей.

- Ведение подробного лога.

 

· Проблема: Работа с юридическими лицами сопровождается появлением огромного количества документов, которые необходимо отправлять клиентам в печатном и электронном виде.

 

Решение: документооборот в XRM Delivery. Данный процесс автоматизирован в системе с учетом возможности настройки: кому и какие именно документы отправлять. Также реализованы: 1) возможность фиксации возвращенных документов, как от клиентов, так и от отделений посредством сканирования штрих-кодов документов; 2) механизм печати и отправки большого количества документов с сепарированной выдачей отдельными документами и пакетами документов – счетов, актов, налоговых, калькуляций. Если у клиента указан e-mail, система отправляет пакеты документов в виде pdf-файлов. Сервис автоматической выдачи документов работает по расписанию (в ночное время для использования незагруженного периода серверов), по логическим правилам и по ручному заданию. Кроме этого, система обеспечивает структурированное хранение документов для повторной выдачи утерянных и для работы с проблемными грузами.

 

· Проблема: При работе с большим количеством клиентов, а также учитывая специфику тарификации в данной сфере, сложно построить эффективную систему управления лояльностью клиентов.

 

Решение: в системе реализован гибкий механизм настройки тарифов и скидок. XRM Delivery обеспечивает:

 - Ограничения действия тарифов по весу, объему, количеству груза, периодам и дням недели, типам груза.

- Регулирование сочетания действия скидок и тарифов.

- Регулирование ограничения по денежному обороту для индивидуальных тарифов.

- Настройка категорий карт лояльности и условий перехода в другую категорию.

- Программа лояльности распространяется не только на конкретного клиента, но и на все его дочерние организации.

 

· Проблема: Рассылка десятков тысяч сообщений в день является ресурсоемкой задачей и требует процесса автоматизации без значительной нагрузки на CRM-систему.

 

Решение: интеграция c SMS-сервисом. Благодаря специальной архитектуре, обеспечивает информирование контрагентов компании о статусах и изменениях объектов бизнес-процессов с минимальной нагрузкой на CRM-компоненту.

 

· Проблема: Необходимо оперативно управлять бюджетом и обеспечивать его контроль в условиях множественности подразделений, складов.

 

Решение: бюджетирование в XRM Delivery. В системе реализовано формирование планового бюджета, управление плановыми и фактическими финансово-экономическими показателями (рентабельность, оборот, резерв и т.п.), отслеживание фактических показателей бюджета, лимитирование статей затрат, контроль ответственности, распределение по уровням, управление списанием денежных средств.

 

Преимущества:

- Автоматизация списания денежных средств.

- Одновременные операции пересчета бюджета и списания средств.

- Множественность уровней центров ответственности.

- Прогнозирование и планирование бюджета сверху по иерархии, влияние и заявки на изменения снизу иерархии.

- Широкий аналитический инструментарий.

 

Объединение всего пула необходимых для управления бизнесом процессов в одном решении дает синергический эффект:

 

· нет лишнего обмена данными между системами;

· нет разрыва информации, т.е. правая рука всегда знает, что делает левая;

· контроль процессов и принятие управленческих решений выходят на совершенно новый уровень, так как все данные доступны в едином хранилище.

 

По материалам 9-й Всеукраинской практической конференции, которая состоялась в рамках празднования 9-го Дня Логиста™ 31 мая 2013 года. Полный материал читать: Реальные инструменты для реального бизнеса. Итоги 9-го Всеукраинского Дня Логиста™

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA