Как не допустить ошибку? Корпоративное управление проектами в организации

Основные принципы и проблемы корпоративного управления проектами в организации разобрал Влад БЕРЕЗИН, Владелец Школы профессионального менеджмента (School of Professional Project Management), Бизнес-Тренер, Консультант по управлению проектами и портфелями проектов.

Управление проектами осуществляется путем идентификации, категоризации, планирования, балансировки и изменения «первичных» факторов управления. Каждый раз, работая с портфелем, стоит учитывать категоризацию проектов по их виду (стратегические, операционные, поддержания соответствия), относительно присвоения приоритетов, оценивать портфель по правилу Парето, а также результаты фактического исполнения или остановки компонента портфеля с дальнейшим пересчетом всего портфеля.

Управление одиночным проектом (группы процессов) подразумевает следующие процессы:

1.Инициация

2.Планирование

3.Реализация

4.Мониторинг и управление

5.Закрытие

По словам эксперта управление проектами осуществляется планированием, балансировкой и изменением «первичных» факторов управления:

- Содержание

- Ресурсы:

• Количество и набор ресурсов для реализации Содержания;
• Календари (утилизация и распределение по времени) ресурсов;
• Стоимость ресурсов.

Говоря о приоритезации и балансировке портфеля, стоит учитывать следующие моменты:

1) Категоризация проектов по их виду (пример):

• Стратегические – проекты «рывка», реализующиеся для достижения определенных стратегических целей организации;
• Операционные – проекты улучшения операционной деятельности организации;
• Поддержания соответствия – проекты, реализация которых необходима для поддержания работоспособности организации.

2) Присваивание приоритетов:

- Использование шкалы приоритетов (пример: от 1 до 5);

- Использование списка критериев оценки (например, KPI) и их приоритезация по соответствию конкретным стратегиям компании (пример: от 1 до 5);

- Присвоение каждому проекту (программе) весового индикатора (рейтинга) степени соответствия достижению KPI;

- Вычисление суммарного рейтинга для каждого компонента (проект, программа).

3) Оценка портфеля по правилу Парето

4) При добавлении, результатах фактического исполнения или остановке компонент портфеля – пересчет всего портфеля.

Система управления проектами должна включать в себя:

- Методология управлением проектом, программой и портфелем;

- Эффективные и задокументированные процедуры функционирования организации;

- Эффективная организационная структура для реализации проектов (в идеале – композитная);

- Наличие внедренного и используемого специализированного ПО;

- Наличие и функционирование системы финансовых моделей (прогноз, стоимость, доход);

- Наличие необходимой IT инфраструктуры;

- Обученный по ролям персонал организации;

- Документы, процедуры, стандарты, политики, черновики планов, фактические данные о реализованных ранее проектах;

- Разработанные KPI организации и их приоритеты по соответствию стратегиям;

- Разработанная методика оценки проектов по приоритетам.

При корпоративном управление проектами могут возникать проблемы. Наиболее распространённые среди них:

• Отсутствие корректного подхода к отбору, приоритезации и балансировке проектов:

- Инициируются и авторизуются не те проекты, которые необходимы для достижения целей;

- Проектам придается приоритет не по объективным, а по субъективным показателям;

- Некорректная приоритезация и балансировка базовых проектных ограничений.

• Неэффективная организационная структура компании («функциональная» или «слабая матрица»):

- Недостаточное выделение ресурсов;

- Выделение ресурсов по остаточному принципу;

- Отсутствие мотивации у линейного персонала;

- Конфликт интересов руководителей (проекты и операционная деятельность).

• Неквалифицированные и/или неспециализированные руководители проектов;

- Некачественное планирование;

- Недостижение проектных целей;

- Значительное превышение плана и факта по стоимости и длительности.

• Отсутствие единой связной системы управления проектами:

- Отсутствие или недостаточность системы контроля план-факт и запаздывание (отсутствие) корректирующих действий;

- Отсутствие или неэффективность интегрированной системы управления изменениями.

*эксперт выступил с мастер-классом в рамках БИТВЫ ТОП-20 Лучших Тренеров СНГ по версии ежегодного Национального проекта "B2BMaster-2014" в 2-х практических Сессиях: "В2В-Управление" и "В2В-Продажи" (4 июля 2014г, г. Киев). Детальней: Итоги Битвы ТОП-20 Лучших Тренеров СНГ

Фоторепортаж конференции

Текст: Тамара РАДЧУК

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA