Стоимость ІТ-проекта: как ее снизить? – Олег ПЕТРЕНКО (BGS Solutions)

Инвестиции в автоматизацию бизнеса давно стали необходимым условием эффективной работы современных компаний. Среди преимуществ внедрения ІТ-проектов: сокращение трудозатрат, увеличение оперативности работы и реакции бизнеса на внешние обстоятельства, систематизация и упорядочивание бизнес-процессов и многое другое. Главное – не ошибиться с Подрядчиком.

В рамках выступления на 6-й ежегодной практической конференции «PrivateLabel®-2014: Национальный проект развития контрактного производства» о методах снижения стоимости IТ-решений рассказал Олег ПЕТРЕНКО, руководитель службы управления проектами группы компаний «BGS Solutions».

На стоимость ИТ-проекта и формулу ее расчета Заказчик и Подрядчик смотрят по-разному.

С точки зрения Заказчика (в широком смысле):

•        вложение в инфраструктуру (серверы  ПК, системное ПО, прокладка сетей и т.д.);

•        трудозатраты сотрудников, участвующих во внедрении;

•        стоимость содержания внутренней команды внедрения (если предусмотрено);

•        лицензии;

•        услуги подрядчиков.

С точки зрения Подрядчика (в узком смысле):

•        лицензии;

•        услуги подрядчика.

Как же снизить стоимость услуг Подрядчика без снижения качества?

По словам Олега ПЕТРЕНКО, самый простой способ –  попытаться «прогнуть» исполнителя, т.е. договориться о получении того же объема задач за меньшую цену. Правда, на уступки пойдет далеко не каждый. Вероятно, договориться удастся с  Подрядчиком, который не осознает всего объема работ, не имея достаточно опыта. Также возможно «прогнуть» внедренца, которому очень необходимо продать свои услуги.

И первый, и второй варианты чреваты для Заказчика такими рисками как:

1) участие в проекте младших специалистов, что может привести к снижению качества;

2) принципиальная позиция Подрядчика: любые изменения и уточнения за дополнительную плату, и, как следствие, увеличение бюджета, а также потеря времени на переговоры и согласования;

3) дорогое постпроектное сопровождение и невозможность сменить подрядчика, что влечет за собой общий рост затрат на ІТ.

Обойти подводные камни и качественно выполнить ІТ-проект смогут только опытные внедренцы. Эксперт акцентирует внимание, что на раннем этапе работы высокая степень неопределенности: непонятно «ЧТО делать» и «КАК это делать». Поэтому, чем раньше Заказчик заставит Подрядчика назвать фиксированный бюджет, тем выше будет стоимость.

Для получения объективной цены на IТ-проект, г-н ПЕТРЕНКО рекомендует:

•        дать внедренцу максимум информации для оценки работ;

•        определиться с ключевыми решениями, влияющими на проект, до начала переговоров с Подрядчиком;

•        согласовать проведение предпроектного обследования.

Помимо завышенной стоимости работ существуют факторы внутри компании, которые увеличивают риски в ІТ-проекте:

• Отсутствие четко сформулированных целей и приоритетов

Определить цели и критерии их достижения стоит до начала работы над проектом. Необходимо разделять бизнес-цели в рамках компании и цели для Подрядчика.

• Отсутствие со стороны Заказчика человека, отвечающего за проект в целом

Эксперт рекомендует выделить сотрудника, который будет отвечать за проект. Руководитель должен: разделять и поддерживать цели и задачи проекта; обладать достаточным уровнем полномочий; понимать бизнес-процессы компании.

• Отсутствие участия со стороны высшего руководства/спонсора проекта

Олег Петренко уверен, что заинтересованность и участие руководства – залог успешного внедрения ИТ-проекта. Ведь любая система имеет «инерцию» и противодействует изменениям. Также необходимо помнить, что Подрядчик не имеет реальной власти в компании Заказчика.

• Сопротивление изменениям со стороны пользователей и/или отдельных ключевых лиц

«Естественный» уровень сопротивления – это привычки и «инерция» в работе сотрудников; страх людей перед неизвестным,  а также сложность  в освоении нового.

Дополнительным сопротивлением может служить наличие людей, не заинтересованных в результатах проекта. Это могут быть явные противники инноваций или пассивные скептики. Подрядчик не должен оставаться один на один с такими проблемами.

• Незакрепленные зоны ответственности ключевых лиц

В рамках ІТ-проекта определить ключевых ответственных лиц по функциональным блокам и/или структурным подразделениям.

• Совмещение ІТ-проекта с организационными изменениями в компании

Дополнительный фактор риска – организационные изменения одновременно с внедрением ІТ-проекта. Павда, отмечает эксперт, организационные изменения часто невозможны без одновременных изменений в ІТ-системе.

Рекомендуемый подход: сначала провести все изменения, которые не требуют изменений в ІТ-системах, закрепить новые процессы и зоны ответственности. И только после этого начинать изменения в ІТ.

Подытоживая свое выступление, г-н ПЕТРЕНКО обозначил общие принципы взаимодействия с Подрядчиком:

• сообщать свои приоритеты, цели, критерии их достижения;
• заранее определить формат взаимодействия, ключевые вехи и контрольные точки;
• проявлять заинтересованность ходом выполнения работ, вникать в промежуточные результаты.

Справка ТМ:

Группа компаний «BGS Solutions» основана в 2005 году. На сегодняшний день обладает портфелем успешно завершенных проектов (более 600 внедренных решений) на платформе «1:С:Предприятие 8» в различных отраслях экономики.

В группе внедрена и сертифицирована на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008 система менеджмента качества.

Полные итоги 6-й ежегодной практической конференции «PrivateLabel®-2014

Фоторепортаж конференции

Видеорепортаж конференции (Первый деловой телеканал)

Видеорепортаж конференции (5 канал)