Как операторы электронного документооборота могут, используя свой опыт, минимизировать преграды внедрения и упростить работу с электронными счетами-фактурами или электронными накладными

Интервью с директором направления электронного документооборота в компании COMARCH, участвующим в создании и развитии платформы COMARCH EDI, Павлом Шмукстой. 

Государственные органы, которые вводят правила выставления электронных счетов-фасктур или накладных, наблюдают, что поставщики услуг электронного документооборота играют решающую роль в успешном распространении практики работы с электронными счетами – фактурами, накладными и другими юридически значимыми документами на рынке. 

Вопрос 1: Не могли бы вы описать основные бизнес-факторы, которые влияют на решение компаний использовать внешнего оператора услуг B2B? 

Если мне нужно было бы назвать один главный фактор, это была бы стоимость. Не только разовые расходы на реализацию, но и, что еще более важно, совокупная стоимость внедрения и обслуживания. Поскольку альтернативой для услуг B2B внешнего оператора является ваша собственная платформа, которую нужно разработать, затем запустить и поддерживать на должном уровне производительности и надежности, между стоимостью таких альтернатив наблюдается большой разрыв. Поставщики услуг B2B извлекают экономическую выгоду от масштаба и разделяют ее со своими клиентами, что приводит к снижению стоимости, особенно если сравнивать стоимость сделки в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Вы обычно не покупаете самолет, когда хотите полететь из пункта А в пункт Б, а вместо этого покупаете билет на рейс. Конечно, есть и некоторые исключения из этого правила. 

Вопрос 2: Каковы преимущества использования услуг внешнего оператора электронными счетами –фактурами и электронными накладными? 

Как было сказано ранее, более низкая стоимость услуги является наиболее очевидным преимуществом, но не единственным. Поставщики услуг по обмену электронными счетами-фактурами и электронными накладными предлагают ряд дополнительных платных услуг, которые клиенту будет трудно и, соответственно, дорого подготовить в собственной среде: например, обеспечение и соблюдения правовых норм, предоставление различных видов проверки счетов-фактур, юридически утвержденное архивирование, ознакомление партнеров и многие другие. 

Вопрос 3: Насколько готовы поставщики услуг по обмену электронными счетами – фактурами и электронными накладными предложить современную индустрию управляемых внешним оператором услуг? 

Я бы разделил их на три категории, в зависимости от их уровня развития:

1. Те, которые предлагают только техническое совершенство с точки зрения надежности услуг. Это однозначно необходимо, но я говорю об этом для того, чтобы потенциальные клиенты обратили внимание на предлагаемые условия соглашения об уровне предоставляемых услуг.
2. Те, которые, помимо хорошего соглашения об уровне предоставляемых услуг, предлагают ряд дополнительных услуг, но они по-прежнему ограничены масштабом деловых партнеров и содержанием электронного счета-фактуры или электронных накладных.
3. И, наконец, третья категория, наиболее развитая, готовая предложить то же, что и вторая, но еще и поддержку полного процесса, до или после выставления электронного счета- фактуры или электронной накладной, а именно:

• предоставление услуг синхронизации исходных данных;
• обработку документов в структурированной электронной форме (EDI), предшествующих электронному счету-фактуре или электронной накладной (заказы, уведомления об отправке, акты приемки товара и т.д.);
• а также предоставление услуг сверки электронных счетов, которая может быть проведена в связи с вышеизложенным. Более передовые поставщики объединяют их с финансовыми услугами, предоставляемыми третьими лицами (банками или другими финансовыми учреждениями). Все в одном месте.

Вопрос 4: Как роль поставщиков услуг B2Bэволюционировала в помощь в активном развитии и распространении практики обмена электронными счетами-фактурами или электронными накладными по всему земному шару? 

Я вижу, что государственные органы, которые вводят правила выставления электронных счетов-фактур и электронных накладных, обнаружили, что поставщики услуг по обмену электронными счетами-фактурами или электронными накладными играют решающую роль в успешном распространении практики работы с электронными документами на рынке. Поэтому, поставщикам услуг предлагается поделиться своим опытом по снижению барьеров входа и упрощения внедрения в организациях обмена со своими партнерами электронными счетами – фактурами или электронными накладными. Есть даже примеры стран, где низкие стандарты не оставили места для поставщиков услуг по обмену электронными счетами-фактурами или электронными накладными в самом начале, но эти стандарты были пересмотрены через некоторое время из-за низкого уровня внедрения. Таким образом, отдельные поставщики, или ассоциации поставщиков, как, например, EESPA, мнением которых интересовались государственные органы, играют важную роль в этом плане. Они ближе к клиентам, могут поделиться своим опытом и лучшими бизнес-практиками. 

Другим аспектом является непрерывное развитие услуг поставщиков либо в плане географического расширения, или в плане их портфеля услуг, которые я упоминал ранее. 

Вопрос 5: Что могут поставщики услуг по обмену электронными счетами-фактурами сделать, чтобы подготовиться к будущим сценариям, которые, скорее всего, будут нарушать масштабы B2B (вспомните PSD2 и изменение парадигмы банковского обслуживания в открытом формате)? 

Ответ будет простой ответ - просто стать третьей категорией из указанных выше категорий с точки зрения уровня развития. Для передовых поставщиков услуг, PSD2 является скорей возможностью, чем риском. Для такого поставщика, развитие в качестве сторонней организации более очевидно, проще и менее проблематично, чем в качестве  поставщика полнофункциональных услуг по обмену электронными счетами-фактурами или электронными накладными для банка. Так что я довольно оптимистичен, поскольку представляю COMARCH, который стал передовым поставщиком услуг электронного документооборота и обмена электронными счетами-фактурами или электронными накладными. 

Вопрос 6: Назовите «упущенные возможности», которыми поставщик услуг по обмену электронными счетами–фактурами или электронными накладными  еще не воспользовался, но, безусловно, должен. 

Я вижу три области, которые, как правило, либо еще не обнаружены или недооценены, и, определенно, стоят внимания.

Во-первых, это ознакомление с услугами, во многих случаях ключ к успешному распространению обмена электронными счетами-фактурами или электронными накладными. Во-вторых, услуги сверки и/или проверки электронных счетов-фактур и электронных накладных, которые возможны, когда поставщик услуг охватывает весь процесс, ведущий к выставлению электронного счета и /или накладной. В-третьих, аналитические обзоры рынка / большие объемы данных, основанные на содержании электронных документов. Некоторые услуги уже существуют, в то время как некоторые еще разрабатываются в рамках наших инициатив по исследованиям и разработкам.

О Павеле Шмуксте:

Павел является директором направления COMARCH EDI в компании COMARCH, которая запустила собственную платформу  EDI и платформу по обмену электронными счетами-фактурами или электронными накладными. Павел уже 18 лет работает в направлении коммуникации B2B.

О Comarch EDI:

Comarch EDI - это платформа B2B, которая обеспечивает конкурентное преимущество за счет быстрого и безопасного обмена данными с деловыми партнерами. Решение обеспечивает автоматизацию обработки данных по всей цепочке поставок: от процесса закупок, через логистику, до выставления счетов и обработки платежей.