Современные возможности автоматизации управления цепочкой «закупки - производство - логистика - торговая полка»

Одним из немногих докладов 9-й Международной практической Конференции «PrivateLabel-2017», посвященных вопросам автоматизации, стало выступление Виктории ИЛЬЧЕНКО, бизнес-аналитика по системам автоматизации бизнеса Сообщества франчайзи 1С:Предприятие. В нем она рассказала о преимуществах, которые получает предприятие, решившееся автоматизировать свои производственные процессы. 

Свой доклад эксперт начала с констатации факта, что во время Конференции ей не раз пришлось слышать от участников информацию, что в одних компаниях автоматизировано управление логистикой, в других – обработка заказов, в третьих – работа с персоналом и т.д.

Но автоматизация отдельных сервисов, считает она, обычно несет в себе опасности для компании: когда со временем будет принято решение автоматизировать другие процессы и привлекут другого разработчика, может встать вопрос об интеграции между разными системами.

«Существование на предприятии нескольких отдельных автоматизированных сервисов поднимает вопросы об интеграции между ними, о передаче данных от одного к другому, о необходимости сотрудникам привыкать к новому, непривычному интерфейсу», - считает она.

Между тем, участники Сообщества франчайзи 1С:Предприятие, имеющие опыт автоматизации в сотнях производственных и торговых компаний, убедились, что единое информационное пространство намного лучше для пользователей в том случае, если они хотят развивать свой бизнес, делать его успешным.

Поэтому эксперт уверена, что автоматизация должна быть комплексной. К примеру, единая информационная база для управления компанией дает Отделу закупок надежный канал информации о потребностях других подразделений, удобный интерфейс взаимодействия всех сотрудников, управление взаимодействием с поставщиками. В свою очередь, Производство получает удобные функции оперативного планирования и перепланировки, оперативную информацию о потребностях в готовой продукции. Логисты могут ощутить преимущества диспетчерезации отгрузок и доставки, приобрести оперативную связь с производственными подразделениями. А Коммерческое подразделение сможет по достоинству оценить удобный интерфейс анализа статистики и планирования продаж, управления ассортиментом в каналах сбыта, управления работой торговых представителей.

О том, как проводится автоматизация в реальной жизни, Виктория рассказала на примере ООО «Алеана» - большого производственного предприятия по переработке пластмасс. Компания выпускает товары для дома, кухни, сада и огорода, пластиковую мебель, производит изделия по лицензионным соглашениям с заказчиками – такими, как телевизионные корпуса для "Самсунг Электроникс Украина" и "Сатурн", различные виды упаковки и выпуск продуктов под заказ.

В компании автоматизированы как процессы производства, так и процессы управления – от заказов по закупке сырья до отгрузки готовой продукции. Основным инструментом управления уже несколько лет является система управления на базе 1:С под названием «1С: Управление производственным предприятием для Украины». И эта система постоянно развивается с изменением потребностей и стандартов ведения процессов в компании. Последний проект по расширению функциональности выполняла компания Кодерлайн (KoderLine). Проект имел отношение к цепочке поставок. Нужно понимать, что ассортимент продукции компании составляет несколько тысяч позиций. И при поставках одной и той же продукции с каждой розничной сетью в договоре указываются артикулы, SKU, под которыми эта продукция идет в сеть. Но эти артикулы отличаются от используемых внутри компании. Для того, чтобы избежать ошибок при заказах, все они загружаются в базу  «1С: предприятие», где автоматически подтягиваются артикулы в соответствии с артикулами внутренними и артикулами заказчика. База продукции структурирована с учетом характеристик по отдельным конкретным изделиям – например, по цвету. Кроме того, в «Алеане» используется достаточно сложная система лояльности для клиентов: объемы поставок продукции в сети зависит от выполнения ритейлерами условий договора по объемам, срокам, другим параметрам.

«Если говорить о наиболее трудоемких задачах, которые потребовали автоматизации, то это работа с заказами клиента», - отмечает докладчик.

Работая с большим количеством розничных сетей, компания сталкивается с тем, что некоторые сети имеют единые схемы закупок и посылают заказ на тысячу единиц номенклатуры в одном заказе. В других, наоборот, каждое подразделение каждого магазина отправляет отдельный заказ, поэтому вполне вероятна ситуация, когда от одного клиента (сети) может поступить 100 заказов в день, а в каждом из них – 10 позиций, и обрабатывать их все в оперативном режиме нереально.

Кроме того, когда менеджер по закупкам сети отправляет заказ, то он указывает те цены, которые ожидает увидеть. Но в случае, если какой-то из пунктов договора сеть не выполнила, то цена для нее будет другой. И при заказе в несколько десятков тысяч позиций отследить вручную такое нарушение практически невозможно. Что несет риск для производителя отгрузить продукцию на невыгодных для себя условиях. Не менее конфликтная ситуация может возникнуть в и в том случае, если сеть перевыполнила обязательства, и имеет право на дополнительную скидку. И если это не учесть сразу, то со стороны ритейлера будут нарекания на недобросовестное сотрудничество. Поэтому вопрос проверки цена автоматизировали.

Благодаря внедрению «1С: Управление производственным предприятием для Украины» менеджер по продажам видит загруженные в систему заказы, в том числе и информацию об отклонениях цен. Он может созвониться с заказчиком и предупредить, что цена будет выше, чем ожидалось, и при этом прозрачно аргументировать причину. Важно, что права рядовых менеджеров ограничены для того, чтобы они не провели продукцию по цене, которая ниже чем цена, предлагаемая системой. Изменить стоимость продукции может только старший менеджер под своими правами. Таким образом решен вопрос честных и прозрачных цен.

Еще один вопрос – оплаты. В конце дня ответственный запускает агрегацию заказов покупателей и создает итоговый внутренний заказ. Система в автоматическом режиме отслеживает условия оплат и ко внутреннему заказу подтягиваются только те, для которых выполнены условия оплат: долг не больше, чем в договоре, нет просроченных оплат, а для разовых клиентов придерживается определенный процент предоплаты.

Взаимодействие подразделений между собой также происходит в автоматическом режиме внутри единой информационной базы, без необходимости каких-нибудь согласований по телефону, беготни с бумажками.

Руководитель производства видит внутренний заказ, расставляет приоритеты его выполнения, и формирует заказ на изготовление. Одновременно система формирует документы на передвижение материалов в соответствии со спецификации продукции. В конце смены фиксируется фактическое использование материалов, количество фактически выпущенной продукции, наличие брака. Набор отчетности фиксирует соответствие фактически использование материалов с утвержденными главным технологом спецификациями. Это позволяет оперативно отследить и исправить какие-либо возможные ошибки и оперативно реагировать на перерасход материалов. Система поддерживает работу компании по части работы с браком.

Брак фиксируется в конце смены и в дальнейшем может быть переведен или в другой сорт/ценовую категорию, или отправлен на доработку. При доработке дополнительные работы будут зафиксированы для конкретной партии, и это будет отображено в ее себестоимости. Таким образом сохраняется вся необходимая информация для анализа изменения доходности.

На предприятии отмечают, что в результате автоматизации улучшена обработка заказов покупателей, ускорились сроки формирования заказов и сроки отгрузок покупателям, что позволяет с большей качеством удовлетворять потребности клиентов и исключить нарекания со стороны покупателей.

Сейчас ведутся новые проекты по повышению эффективности выполнения других работ, в частности, внедряются терминалы сбора данных на складе и производстве.

Тем временем технологии не стоят на месте: следующий уровень автоматизации представляет собой новое решение «1С: Предприятие 8. ERP 2». В данный момент доступна его бета-версия, но скоро появится и коммерческий релиз. В Украине продано уже более 100 образцов ERP 2 и активно идут пилотные проекты, есть два внедренных. Один из них - «KTD Group» (бытовая техника под ТМ «Сатурн»). Система управляет производственными участками по изготовлению бытовой техники, в ней 70 пользователей (50 одновременных). На второй очереди внедрения планируется автоматизация проектного и финансового планирования.

Второй внедренный проект «1С: Предприятие 8. ERP 2» – в компании «Сантехкомплект», которая занимается комплектацией сантехникой строительных объектов. На данный момент автоматизировано 10 рабочих мест, запущены основные подсистемы управления операционной деятельностью, в планах внедрения дополнительных подсистем. После выхода финальной версии планируют автоматизировать и другие производственные участки.

В целом, резюмирует свое выступление докладчик, внедрение «1С: Предприятие 8. ERP 2» является рациональным решением для среднего и крупного бизнеса, так как позволяет внедрять ее как на небольших, так и на более масштабных производственных участках. Притом, что сама система отличается высокой отказоустойчивостью, быстродействием, поддержкой веб-интерфейса.

«Комплексная автоматизация сокращает количество времени, которое нужно компании для эффективного реагирования на изменяющиеся потребностей современного покупателя через пополнение полки благодаря быстрому взаимодействию между всеми подразделениями компании», - уверена Виктория Ильченко. А ведь удовлетворение потребностей клиента и является целью любого бизнеса.