03 листопада 2014

Бизнес будущего: технологии EDI на рынке Украины. Опыт компании COMARCH

В наше время все больше компаний находится в непрерывных поисках возможностей сокращения финансовых затрат и оптимизации бизнес-процессов. Одним из способов сокращения расходов является переход компании со своими контрагентами на электронный документооборот (EDI-технологии)

Масштабы охвата EDI-технологии на украинском рынке

Системы электронного документооборота (EDI) активно используются в Украине с 2005 года. На сегодняшний день большинство розничных сетей, производителей и дистрибуторов в Украине перешли на современные технологии сопровождения коммерческих сделок.

Также все большие масштабы приобретает использование EDI-технологий для обслуживания юридически-значимого документооборота.

Среди крупнейших ритейлеров, которые используют EDI в Украине (по данным Comarch):

«МЕТРО Кеш энд Керри Украина»
ГК Fozzy Group
«Велика Кишеня»
«Ашан»
«АТБ»
Watsons
«Фуршет»
WOG
«ПАККО»
«Таврия В»
«Караван» («Группа Ритейла Украины»)
Billa
«Обжора» и многие другие.

Деловые документы, такие как: заказ, уведомление об отгрузке, акт приемки, счет-фактура, аналоги налоговых и товарных накладных, отчет о продажах и об остатках на складе и другие, которыми обмениваются ритейлеры, производители, дистрибуторы, логистические операторы – могут быть переданы при помощи технологии EDI (электронный обмен данными). Среди главных преимуществ EDI: сокращение расходов, более быстрый и безопасный обмен информацией, эффективная коммуникация со всеми партнерами, а также оптимизация цепочки поставок от составления заказа до реализации оплаты.

Среди крупных производителей, которые используют EDI в Украине (по данным Comarch):

IDS group
Vici
Danone
Nestle
Unilever
«Конти»
«Славутич»
Roshen
«Баядера»
Sandora
«Санта Бремор»
«Кернел»
«Ласунка» и другие.

Что необходимо знать о Провайдере EDI?

Важную роль при внедрении электронной интеграции играет провайдер услуг EDI, который предоставляет все необходимые инструменты для обмена электронными документами между партнерами и, конечно, полностью обеспечивает инфраструктуру необходимую для обработки электронных документов. Провайдер контролирует весь процесс передачи и обработки документов, отслеживает статусы электронных документов (отправлен, получен, прочитан и т.п.), в случае необходимости информирует про определенные события. Заданием провайдера является обеспечение точной и своевременной доставки электронных документов от одного партнера другому. Провайдер гарантирует безопасность, конфиденциальность и достоверность передаваемой информации. В качестве провайдера EDI около 60 % игроков в Украине выбрали компанию Comarch – именно с приходом на рынок данного глобального поставщика IT-решений связывают прорыв в EDI.

Comarch – глобальный интегратор и разработчик инновационных IT-систем для бизнеса. 20 лет опыта, присутствие на 5 континентах, в более чем 40 странах. Компания предоставляет решения для наиболее важных секторов экономики: телекоммуникации, финансов, банковского и страхового сектора, торговли и услуг, IT-инфраструктуры, сферы государственного управления и коммунального хозяйства, а также многих других.

В Украине у компании COMARCH с 2004 года уже более 3 000 клиентов в разных отраслях.

EDI-платформа

Comarch EDI – это гибкая, масштабируемая платформа, которая может быть приспособлена к индивидуальным требованиям. Она обеспечивает В2В-коммуникацию с другими компаниями по всему миру. Платформа работает по принципу облачных технологий, что означает простой доступ и отсутствие дополнительных расходов на приобретение дорогостоящей инфраструктуры и оборудования.

Comarch EDI – гарантия безопасности и качества:

Инфраструктура Comarch EDI размещена в специализированных ЦОД (Comarch Data Center), которые гарантируют надежность, безопасность и бесперебойность работы всех систем. Подтверждением является проведенное в 2012 г. внешними аудиторами нагрузочное тестирование, которое подтвердило возможность обработки 400 документов за одну секунду, а также, по предварительным оценкам, нескольких миллиардов документов в год. Также Министерство финансов Польши доверило хранение своих данных компании Comarch.

Клиенты Comarch EDI могут получить: валидацию данных; дополнение документов данными из каталогов; соединение данных из различных документов; конвертацию документов с/на разные форматы; маршрутизацию документов; сотрудничество с GS1 при создании стандартов EDI.

Работы с электронными документами

Принципы работы и преимущества технологии Comarch EDI удобно рассматривать на примере типов электронных документов, разработанных компанией на основе мировых стандартов в разрезе сфер деятельности.

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ:

Заказ (ORDER) - автоматизация обработки заказов: создание, передача, получение, возможность загрузки в учетную систему. Ускорение процесса заказа товаров, как для Сети, так и для Поставщика

Ответ на заказ (ORDRSP) - своевременное информирование о наличии требуемого товара. Возможность быстрого реагирования в ситуации отсутствия необходимого товара.

Уведомление об отгрузке (DESADV) - своевременное сообщение об отправлении товаров с указанием информации о грузе (вес, размер, количество, штрих-коды и т.д.). Ускорение приемки товара, благодаря точной информации о грузе.

Уведомление о принятии (RECADV) - уведомление о фактически принятом товаре и причинах отказа от товара. Создание корректных счетов-фактур.

Накладная (DELNOTE) - ускорение приема товара – сокращение ожидания машины при разгрузке. Частичное исключение ручной обработки (сверка бумажной накладной с электронной версией).

Каталог товаров (PRODCAT) - полная информация о товарах, всегда актуальные данные и цены. Автоматизация согласования данных о товарах, уменьшение ошибок.

ТОРГОВЛЯ:

Информация об участнике (PARTIN) - полная информация об участнике товарообмена. Автоматизация передачи данных партнеру и их актуализации, уменьшение ошибок.

Уведомление о возврате (RETANN) - указание характеристик возвращаемого товара, причин возврата, срока, в течение которого товар следует забрать. Автоматизация и упрощение процедуры возврата товара.

Инструкция по возврату (RETINS) - указания как именно будет забран товар. Автоматизация и упрощение процедуры возврата товара.

Отчет о продажах (SLSRPT) - информация об уровне продажи товаров поставщика. Возможность контроля динамики продажи всей товарной линейки, анализа эффективности проводимых промоакций.

Отчет о запасах (INVRPT) - информация об остатках товаров на складе. Контроль уровня запасов, планирование производства.

Предложение заказа (ORDER PROPOSAL) - своевременная реакция на изменения темпа продаж. Помощь заказчику в процессе заказа товаров и возможность контроля процесса.

ЛОГИСТИКА:

Инструкция перевозчику (IFTMIN) - заказ транспортных услуг у логистического оператора. Содержит полную информацию о товаре (вес, размеры), средстве транспорта, условиях отправки (советуется использование кода SSCC).

Уведомление о прибытии (IFTMAN) - ответный документ для Инструкции перевозчику – IFTMIN. Сообщение от логистического оператора, информирующее о статусе заказа доставки товара.

Инструкция по обработке груза/ товаров (HANMOV) - сообщение логистическому оператору с указанием необходимости перемещения товара между складами, упаковки или переупаковки товаров, подготовки товара к отгрузке.

Инструкция по отгрузке (INSDES) - предоставление детальной информации о параметрах поставки: точка, количество товара, дата и т.д. Правильная упаковка и распределение направлений отправки товара.

Запрос состояния заказа (OSTENQ) - запрос от покупателя поставщику (логистическому оператору) о предоставлении информации о текущем статусе заказа. Может высылаться в случае отсутствия ответного документа, подтверждающего отгрузку товара, перекомплектацию и т.п.

Состояние заказа (OSTRPT) - ответный документ на OSTENQ либо HANMOV. Оперативная информация о статусе заказа, отправляемая периодически либо как ответ на Запрос.

ФИНАНСЫ:

Счет-фактура (INVOIC) - вспомогательное сообщение для согласования позиций в счет-фактуре (бумажная версия распечатывается с согласованной электронной версии). Позволяет сократить количество ошибок, ускорить процесс согласования позиций и выяснения неясностей, ускорить платежный процесс.

Коммерческий диспут (COMDIS) - ответный документ на счет-фактуру, содержит информацию о неточностях либо является подтверждением корректности счета-фактуры. Автоматизация и ускорение согласования неясностей в бухгалтерских документах (счет-фактура).

Уведомление о денежном переводе (REMADV) - ответный документ на счет-фактуру. Информирует о статусе платежного процесса по указанному счету-фактуре.

Сводное сообщение о платежах (COACSU) - уменьшение количества ошибок в бухгалтерских документах, уменьшения количества бумажных документов. Сокращение транспортных расходов, ускорение обработки документов.

Инструменты EDI

Для более эффективного обмена электронными документами и полного использования передаваемой информации компания COMARCH предлагает использовать дополнительные инструменты: Comarch EDI Tracking (Модуль для мониторинга обработки документов), Comarch EDI Financing (Финансирование транзакций) и Comarch EDI E-Invoicing (Архивация электронных документов и обработка электронных документов с электронной цифровой подписью) и др.

Юридически-значимый документооборот

Огромное значение сегодня в Украине приобретает также развитие юридически-значимого документооборота. Безбумажный документооборот исключает все недостатки традиционного, а его надежность обеспечивается передовыми программными и техническими решениями. Законодательная база на сегодняшний день позволяет исключительно в электронном виде обмениваться такими документами, как: «Акт выполненных работ», «Налоговая накладная», «Товарная накладная», «Акт разногласий» и другие.

С юридической точки зрения электронный обмен данными посредством технологии Comarch EDI имеет следующие положительные характеристики:

ЛЕГИТИМНЫЙ: 1) Использование электронной подписи. 2) Соответствие форматов и процессов обработки документов требованиям законодательства Украины. 3) Подтверждение легитимности решения Comarch EDI Министерством Доходов Украины.

ВЫГОДНЫЙ: 1) Снижение расходов на бумажный архив и документооборот. 2) Возможность работы через привычный интерфейс вашей корпоративной информационной системы. 3) Снижение трудоемкости обработки бумажных документов.

БЫСТРЫЙ: 1) Мгновенная отправка и доставка любых документов без потерь. 2) Исключение затрат времени на подготовку, печать, доставку и хранение бумажных документов.

НАДЕЖНЫЙ: 1) Полная конфиденциальность и безопасность передачи данных. 2) Контроль за процессом на всех этапах.

К переходу на юридически-значимый документооборот участников рынка торговли и услуг, финансов, банковского и страхового сектора, IT-инфраструктуры, подталкивают такие факторы:

Необходимость перехода на более высокий уровень обращения с электронными документами;
Обеспечение сохранности и целостности данных (уменьшение затрат, связанных с предотвращением риска потери данных);
Качественное улучшение исполнительской дисциплины;
Стандартизация процессов документооборота (уменьшение затрат, связанных с обеспечением взаимодействия различных систем органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц, граждан);
Расширение круга контактов.

***

Помимо Comarch EDI, компания COMARCH как разработчик инновационных IT-систем для бизнеса предлагает, ритейлерам, производителям, дистрибуторам и другим участникам рынка FMCG целый спектр решений, направленных на повышение эффективности, скорости и оптимизации всех бизнес-процессов компании, а именно:

COMARCH ECM – комплекс решений для управления данными и процессами в компании.

COMARCH SFA – решения для поддержки продаж, коммуникации и управления работой торговых представителей.

COMARCH CRM & MARKETING – платформа для управления маркетинговыми кампаниями; программами лояльности и решения для туристической и транспортной отраслей.

COMARCH IT INFRASTRUCTURE – широкий ассортимент услуг, поставка оборудования, центры обработки данных.

По вопросам консультаций и сотрудничества, пожалуйста, обращайтесь:

ООО «КОМАРХ»

e-mail: Sofiya.Flinta@comarch.com

Телефон: +380 44 492 28 42

Контактное лицо: София Флинта, Business Solution Manager

e-mail: Iana.Serdega@comarch.com

Телефон: +380 44 492 28 42

Контактное лицо: Яна Сердега, Sales Manager

WWW.comarchedi.com.ua

WWW.comarch.ru

Comarch EDI Service Desk