Инновационные разработки в рамках автоматизации работы руководителей торговых представителей

Чтобы быть успешным в бизнесе, необходимо следить за технологическим прогрессом, который помогает упростить деятельность компании за счет внедрения инновационных разработок. В 21-м веке новые технологии стремительно проникают на рынок, и каждый его игрок, желающий быть на шаг впереди, имеет возможность выбрать наиболее выгодные, которые будут способствовать достижению поставленных целей. Автоматизация бизнес-процессов стала вектором направления деятельности успешных компаний, повышая их эффективность и, несомненно, конкурентоспособность на рынке. Какой эффект от использования инновационных разработок получила крупная дистрибьюторская компания, рассказал в рамках IV Всеукраинской практической конференции «DistributionMaster-2015: Новые пути развития бизнеса дистрибьютора» Алексей ЕФИМЕНКО, руководитель подразделения мониторинга бизнес-процессов непродовольственного направления дистрибуции компании САВСЕРВИС (ДП «САВСЕРВІС СТОЛИЦЯ»).

Современные технологии и гаджеты сегодня — это инструмент, с помощью которого можно реализовать новые идеи, способствующие повышению эффективности управления бизнес-процессами. Одним из таких гаджетов для дистрибьютора является планшет, функционал которого позволяет внедрить разные инновации для автоматизации множества профессиональных задач, а также осуществлять контроль над персоналом.

К предпосылкам автоматизации бизнес-процессов можно отнести то, что:

• Автоматизация — конкурентное преимущество, которое выделяет компанию среди других, значительно повышает эффективность ее деятельности за счет упрощения определенных бизнес-процессов, сокращения временных, человеческих и финансовых ресурсов.
• Автоматизация для торговых представителей имеет позитивный результат. После использования планшетов торговыми представителями «САВСЕРВИС» компании удается оперативно получать всю информацию, а автоматизация задач значительно сократила время работы торгового представителя как на точке, так и во время выполнения других должностных обязанностей (ведение документации). Примечательно то, что эффект от автоматизации непрямо отражается на финансовом результате, но он виден в разрезе сокращения временных затрат, которые можно перевести в денежный эквивалент (экономия на выплатах заработной платы персоналу, задачи которого выполняет техника, или инвестирование «свободного» времени в другие процессы).
• Руководители торговых представителей отвечают за контроль и качество, поэтому существует необходимость в повышении их эффективности за счет автоматизации работы.

Причины автоматизации, которые являются возможностями для оптимизации работы руководителей

• Полевая работа руководителя с торговым представителем:
  • Сложно контролируемый процесс полевого сопровождения торгового представителя;
  • Возможность «манипуляций» с бумажными бланками;
  • Отсутствие возможности анализа данных в разных плоскостях;
  • Сложный и длительный процесс формирования отчетности программной системы.
• Составление маршрутов:
  • Сложный и долгий алгоритм построения маршрутов;
  • Отсутствие единого инструмента формирования маршрутов;
  • Невозможность отследить неоптимальные маршруты;
  • Отсутствие визуализации торговой точки на карте.
• Контроль:
  • Онлайн контроль следования по маршруту, времени визита и передвижения;
  • Возможность отслеживать количество непокрытых торговых точек.

Поэтому повышению эффективности и оперативности этих процессов способствует их автоматизация, а именно:

• Маршруты онлайн, наложенные на электронную карту;
• Перепись онлайн, потому что кроме точек, с которыми работает предприятие, есть еще и потенциальные точки, учет которых должен быть;
• Полевое обучение онлайн;
• Спотчек (сторчек) (предназначен для производителя, который может проверить с помощью электронной анкеты качество работы дистрибьютора на точке);
• Онлайн постановка задач.

Элементы онлайн маршрутизации

1. Визуализация маршрутов передвижения для их оптимального формирования с соответственным графиком посещений, результатами чего является:

• Контроль над рабочим временем и передвижением;
• Четкость и прозрачность движения по маршруту;
• Определение нормативов времени визита по каналам продаж;
• Повышение количества продуктивных визитов до 75% от общего количества визитов и 81% следования маршруту;
• Уменьшение пробегов рабочих автомобилей (после внедрения пробег уменьшился на 540 000 км, что составляет 38 000 $ в денежном эквиваленте). 

2. Визуализация пересечения маршрутов — система визуального контроля некорректного составления маршрутов, что позволяет исключить вероятность формирования повторных заказов торговыми представителями (особенно актуальна для больших городов).

3. Визуализация передвижения по маршруту, которая позволяет осуществлять контроль следования маршруту и выполнения целей по продуктивности.

Онлайн перепись территорий дистрибутора

Раньше во время переписи данные о торговой точке фиксировались в бумажной анкете, которая, после попадания в офис, могла потеряться среди множества офисных бумаг. Кроме этого, не все торговые точки удавалось находить, а наиболее серьезная проблема — отсутствие инструмента, который даст возможность проконтролировать количество подключенных точек и заключенных договоров.

Поэтому переход на электронную анкету значительно упростил процесс переписи. Теперь представитель, приходя в торговую точку, создает и заполняет анкету в планшете, а GPS-координаты определяют его местоположение и точка сразу отображается на электронной карте. Данная анкета попадает в электронный архив, в котором на основе таблиц можно делать отчеты и осуществлять контроль подключаемых точек.

Таким образом, автоматизация переписи поспособствовала увеличению количества потенциальных торговых точек и заключению договоров с ними.

Целями автоматизации полевого обучения являются:

• Улучшение качества проведения полевого обучения;
• Получение правильной обратной связи по навыкам;
• Возможность мониторинга и контроля руководителей (GPS);
• Удобство и простота анализа, а также отчетности полевого обучения;
• Формирование электронного архива;
• Paperless подход (уход от бумажной работы).

Обучение предполагает прохождение таких этапов:

1. Выбор торговой точки при помощи GPS (в радиусе 500 метров от местоположения).
2. Фиксация цели на визит (внесение в анкету суммы, на которую необходимо продать, количество SKU, новинок).
3. Совместная оценка действий торгового представителя во время визита с менеджером на основе специально разработанной анкеты.
4. Фиксация выполнения поставленных целей, при которой автоматически считается процент выполнения плана.
5. Обратная связь по визиту, где система показывает сильные и слабые стороны визита.
6. Формирование отчетной анкеты, которая за счет синхронизации попадает в систему компании и используется для анализа динамики полевого обучения (в разрезе организации в целом, филиалов, менеджеров, торговых представителей, навыков) и эффективности (по тренинг- и бизнес-целям).

В результате автоматизации полевого обучения:

• Месячная аналитика сократилась с 3 дней до 2—3 часов (в 8 раз);
• Повысились навыки торговых представителей в среднем на 3% за квартал по организации;
• Результаты по бизнес-целям во время волевого обучения превосходят ожидания в 2 раза.

Таким образом, чтобы быть успешным дистрибьютором, необходимо идти в ногу со временем и использовать все возможности технологического прогресса. Потому что рынок требует гибкости, а внедрения инноваций — это не только повышение эффективности деятельности компании и оптимизация ее бизнес-процессов, но и необходимый шаг для обеспечения конкурентоспособности компании. 

ТЕКСТ: Елена Фомюк

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA