03 серпня 2023

Реалізація планограм: можливі проблеми та їх розв'язання

У статті блогу C4R "Планограма: що це таке, кому вона потрібна і які завдання вирішує" ми розповідали про те, навіщо ритейлерам і постачальникам потрібні планограми викладення товару, і яку користь їх використання приносить бізнесу. Але на практиці часом трапляється так, що ідеально промальована планограма так і залишається лише красивою картинкою. Чому так відбувається? І чому компанії не використовують весь потенціал можливостей, які дають їм планограми? Які труднощі постають перед ритейлерами під час реалізації планограм у магазині, та які існують шляхи їх вирішення? Читайте у статті експерта MCM та Senior Consultant Consulting for Retail Поліни Леоненко.

Що робити з намальованою планограмою

Отже, ви створили планограму. І виникає цілком закономірне питання: що з нею робити далі? Як працювати з планограмою і як реалізувати цю ідеальну викладку на практиці? І на цьому етапі деякі компанії стикаються з певними організаційними труднощами.

Як правило, у центральному офісі (ЦО) доволі багато уваги приділяється промальовуванню планограм і навчанню працівників офісу роботі з ними. Але коли процес реалізації планограми переходить на рівень магазину, не всі розуміють, як його правильно організувати.

Для початку слід провести навчання персоналу торгової точки. У процесі навчання необхідно познайомити працівників із зовнішнім виглядом планограми, роз'яснити, з чого вона складається, як правильно її читати та як з нею працювати.

Це завдання може бути досить трудомістким, якщо в компанії не існує централізованого процесу навчання персоналу (наприклад, окремого відділу, що відповідає за навчання процесам, роботі з новим програмним забезпеченням тощо).

Що можна зробити, щоб упорядкувати та спростити це завдання? Насамперед ЦО необхідно скласти детальну інструкцію по роботі з планограмами (далі - Інструкція). Зробити це можна на підставі певних шаблонів з урахуванням внутрішніх процесуальних вимог самої компанії.

Під час складання шаблону слід заздалегідь провести комунікацію з адміністратором або директором магазину та уточнити, яка інформація їм необхідна, щоб успішно працювати з планограмами. Зокрема, Інструкція має обов'язково містити строк, відведений працівнику на реалізацію нової планограми.

ЦО слід чітко визначити цей термін, включити його до Інструкції та передати її до торгової точки, керівництво якої має ознайомити з нею працівників, відповідальних за реалізацію планограм.

Компанія C4R надає своїм клієнтам шаблони для складання Інструкції, а також практичні рекомендації експертів з управління процесом планограмування. Навчання персоналу може проходити як в офлайн, так і в онлайн форматі. При цьому працівники, відповідальні за реалізацію планограм, повинні розуміти, що дотримання планограм за тими категоріями, на які вони створюються, має бути 100%.

Отримайте більше інформації про те, як підготувати категорію до запуску планограми. На жаль, на практиці процес навчання часто охоплює тільки працівників пілотних магазинів, тобто тих, на яких тестується новий процес роботи з планограмами. А у працівників інших торгових точок мережі не сформовано чіткого розуміння, як правильно працювати з планограмою.

Якщо з якоїсь причини фізично не виходить здійснити викладку згідно з планограмою – це є помилкою, про яку обов'язково потрібно інформувати ЦО. І саме ЦО має ухвалювати всі ключові рішення щодо роботи з планограмою. Жодних самостійних рішень, зокрема щодо того, як усунути невідповідність фактичної викладки планограмі, магазин ухвалювати не повинен, оскільки це ускладнить оцінку ефективності роботи з планограмою.

Щойно магазин реалізував планограми, він має відзвітувати перед офісом про готовність такої реалізації.

Весь необхідний функціонал для комунікації магазину з центральним офісом є в рішенні для публікації планограм.

4 проблеми процесу планограмування, які не можна ігнорувати

Розглянемо найпоширеніші проблеми, що виникають у процесі планограмування, і можливі способи їх усунення.

1. Невідповідність обладнання

У практичній діяльності часто виникають ситуації, коли кількість полиць, зображених на планограмі, не відповідає фактичній кількості полиць, відведених для певної категорії товару в магазині. Або ж протяжність стелажа на планограмі не збігається з реальною протяжністю стелажа в торговій точці. У такому випадку магазину в жодному разі не варто намагатися розв'язати проблему самостійно: коригувати обладнання або розміщення товару на свій розсуд. Завдання адміністрації торгової точки – оперативно, в межах строків, передбачених Інструкцією по роботі з планограмами, сповістити ЦО про проблему, що виникла. Подальші рішення, зокрема рішення про доцільність зміни планограми, має ухвалювати центральний офіс.

2. Помилки у вимірах товарів

Якщо заміри товару зроблено некоректно, попри ідеальне розміщення на планограмі, у торговій точці він може не поміщатися на полицю, або навпаки, на полиці може залишатися порожній простір. Використовуючи логістичні розміри товару під час промальовування планограми, можна промахнутися на стільки, що на полиці фактично може поміститися ще 1-2 нових SKU або 1-2 фейси наявних SKU.

Щоб усунути цю проблему, як і в попередньому випадку, торговій точці необхідно оформити запит з докладним описом ситуації на ЦО відповідно до Інструкції. Такий запит найкраще підкріпити фотозвітом, оскільки, виходячи з практики фахівців C4R, близько 30% подібних випадків пов'язано з неуважністю працівника, який виставляв товари відповідно до планограми. Якісний фотозвіт дає можливість співробітнику ЦО провести візуальну звірку фото і планограми, і часто полегшує усунення проблеми.

Оскільки причиною цієї проблеми нерідко є людський фактор, перед зверненням до ЦО рекомендуємо перевірити себе самостійно. Можливо, розв’язання проблеми лежить на поверхні.

Отримавши оновлені планограми, магазину необхідно внести відповідні коригування і знову відзвітувати перед ЦО: вийшло усунути проблему, або ж ні.

Щоб оптимізувати комунікацію магазину з ЦО, в Інструкції має бути чітко прописаний регламент цієї комунікації. Зокрема, необхідно визначити конкретний строк, відведений ЦО на розгляд заявки про наявність проблеми, зворотний зв'язок або розв’язання цієї проблеми.

Ця комунікація важлива, оскільки вона є першим етапом аудіювання планограм. Після того як магазин заявив, що виконав усі вимоги офісу, він має бути готовий до аудиту викладки центральним офісом.

Така перевірка не повинна бути запланованою. Її раптовість дає можливість об'єктивно оцінити відповідність планограми реальній викладці. При цьому персоналу необхідно пам'ятати, що виставити планограми один раз – це лише половина справи. У середньому планограми актуальні від 2 до 4 тижнів. І весь цей час при поповненні товарного запасу необхідно підтримувати полицю в постійній актуальності згідно з планограмами.

3. На планограмі товар є, а в магазині немає

Про виникнення цієї проблеми також слід проінформувати ЦО, який має розібратися в ситуації та надати відповідь, коли з'явиться відповідна продукція, або змінити планограму та надіслати її оновлений варіант до торгової точки, якщо поповнення не планується.

Але що ж робити з порожнім простором, що утворився, поки магазин перебуває в очікуванні відповіді від ЦО? Існує кілька варіантів дій.

Найпростіший – залишити простір незаповненим до моменту появи нової планограми або надходження товару. Але щоб полиця не відштовхувала покупців порожнинами, можна вибрати інший шлях. Один із варіантів – залишити порожнє місце, що дорівнює ціннику, під товар, залишити цінник, а вільний простір, що залишився, «затягнути» товаром, розташованим праворуч. Але обравши такий варіант, персонал торгової точки повинен дуже уважно стежити за положенням цінників на полиці. Цінник має не «гуляти» по полиці, а завжди перебувати під першим фейсом кожного SKU зліва.

Тут знову важливо зазначити, що алгоритм дій магазину в тій чи іншій ситуації має бути узгоджений з ЦО і відображений в Інструкції.

4. У магазині товар є, а на планограмі немає

Ця ситуація прямо протилежна попередній. В ідеальному процесі товар відкривається до замовлення в магазин виключно після того, як були затверджені планограми. Але далеко не у всіх компаній процес налагоджений саме в такій послідовності. Іноді замовлення продукції та створення планограми не пов'язані між собою, що ускладнює ситуацію.

Якщо товар має тривалий строк придатності, а торговельна точка – достатню кількість складських приміщень, де товар може зберігатися до зміни планограми, то магазин може дозволити собі комунікувати з ЦО та очікувати на появу нової планограми або ухвалення офісом іншого рішення. Але якщо йдеться про продукцію, що швидко псується, або про обмежені складські площі, сторонам необхідно виробити систему, за якої торгова точка самостійно може ухвалювати оперативне рішення щодо такого товару.

Магазин має чітко розуміти, в яких категоріях і в яких ситуаціях він може діяти на свій розсуд. І всі подібні нюанси мають бути відображені в Інструкції. При цьому про будь-яку проблему, що виникла, торгова точка повинна сповіщати ЦО.

Підбиваючи підсумки

Чим детальніше буде опрацьовано процедуру реалізації планограм у ЦО, і чим якісніше будуть навчені фахівці, тим простіше буде реалізувати проєкт з управління планограмами.

Водночас Така синергія істотно спрощує проведення аудиту планограм.

Що стосується безпосередньо роботи персоналу торгової точки, то в магазині має бути присутня система мотивації за дотримання планограм. Тому що кожен сантиметр полиці – це гроші, а ефективне використання поличного простору є одним із кроків до підвищення прибутковості бізнесу.

Більше про рішення для управління процесами категорійного менеджменту, а також про інші інструменти автоматизації бізнес-процесів роздрібної торгівлі, логістики, дистрибуції та виробництва дізнавайтеся у наших консультантів: пишіть на пошту info@c4r.eu або заповнюйте форму для замовлення зворотного дзвінка. З радістю відповімо на всі ваші запитання.

Читайте також: Прогнозування промо: отримуйте максимум користі з вашої рекламної акції