Автоматизация бизнес-процессов как путь повышения эффективности компании

Прибыльность компании напрямую зависит от затрат, которые требуют постоянной оптимизации всех бизнес-процессов, поэтому современные технологии и автоматизированные системы являются неотъемлемым инструментом повышения основных финансовых показателей предприятия.

Бизнес-аналитик ООО «Скайлайн Софтвер» (оператор программ «1С» в Украине) Виктория ИЛЬЧЕНКО в ходе доклада в рамках «PrivateLabel-2015: Расширение границ контрактного производства как путь повышения прибыльности бизнеса производителей и ритейлеров» рассказала, как оптимизация затрат и оперативное планирование производства способствует успешному выполнению контрактных обязательств.

Как обеспечить высокое качество готовой продукции?

Среди товаров FMCG существенную роль играет молочная продукция, особенностью которой являются высокие требования к технологиям и качеству на всех этапах производства. Когда компания «Danone», которая занимает 8-е место среди производителей молочной продукции, пришла в Украину со своими европейскими ноу-хау, для их внедрения понадобилась подходящая ERP-система. Они выбрали программу «1С: Предприятие», которую помогали внедрять компании «Бизнес программы» и «Центр бизнес-технологий». В результате с учетом требований и особенностей компании была разработана новая система.

Внедрение позволило компании достичь поставленных целей:

• создали единую информационную базу, с помощью которой в центральном офисе моментально после закрытия сметы на каждом заводе видны данные по затратам и выпущенной продукции,
• обеспечили оперативный контроль исполнения критически важных производственных управленческих процедур;
• избавились от непродуктивных задержек;
• повысили эффективность предприятия в целом.

Непосредственно было обеспечено планирование производства, автоматизирован контроль молочного сырья при приемке, повысилась достоверность и оперативность. Продукция стала производиться и распределяться согласно потребностям продаж, а оперативная и достоверная информация о затратах и выпуске доступна в центральном офисе сразу после окончания смены.

Благодаря механизму автоматической регистрации поступления молочного сырья контроль его качества осуществляется в соответствии с требованиями украинского законодательства и более строгими требованиями группы «Danone». Чтобы мотивировать фермера предоставлять более качественное молоко, была поставлена зависимость между оплатой сырья и его качеством, которое система рассчитывает на основе 14 показателей (жирность, белок, термостабильность и др.). Приемщику необходимо только вбить в соответствующие колонки документов системы «1С: Предприятие» показатели молока, которые ему называет фермер. Далее лаборатория анализирует пробы сырья, фиксируя показатели их качества. Таким образом, процесс проверки качества стал прозрачным, снизились трудозатраты, повысилась достоверность, а лучшие фермеры получают лучшую оплату.

Чтобы защитить компанию «Danone» от рекламаций, а сотрудников от стрессовых ситуаций, был разработан механизм сквозной прослеживаемости партий, который позволяет быстро заблокировать и изъять партию, если это требуется по результатам анализа сырья в лаборатории «Danone». Также на платформе «1С: Предприятие» была внедрена функциональность, которая объединила планирование производства и распределение продукции в единый процесс. Для разработки этой системы «Danone» привлекла компанию «Центр бизнес-технологий», специализирующуюся на планировании и управлении цепями поставок. Для продаж во всех регионах планирование производится централизовано исходя из спроса. В результате внедрения такой системы уровень запасов компании «Danone» сократился на 30%, уменьшилось списание готовой продукции на 18%, а доступность товаров увеличилась до 98%.

Для повышения оперативности контроля специалистами компании «Бизнес программы» были автоматизированы рабочие места мастеров смены и цехов. Упрощенное введение показателей в «1С: Предприятие» позволяет центральному офису получать отчеты, которые раньше составлялись несколько дней, сражу же после ввода производственных документов. Еще одним преимуществом системы является исключение ошибок мастеров, так как система автоматически определяет нестыковку и сообщает об ошибке.

Вот так внедрение «1С: Предприятия» позволило компании «Danone» вывести свои заводы в Украине на уровень европейских стандартов качества и обеспечить бесперебойное выполнение своих контрактных обязательств.

 Как внедрение единой информационной системы упростит ведение бизнеса?

Крупнейший вертикально-интегрированный холдинг ГК «Верес», специализирующийся на производстве консервации, успешно предлагает продукцию национальному потребителю, но не менее успешно вывел ее на зарубежные рынки. В предприятие входит агрокомплекс (более 7000 га земли для производства фруктов), грибоводство (крупнейшее в Европе по выращиванию шампиньонов) и производство (5 консервных заводов), логистические центры, торговые дома, через которые идет продвижение.

ГК «Верес», сотрудничая с 2012 года с «Центром развития систем управления», в результате первого совместного проекта перешла на единую систему управления для всех подразделений компании. На следующих этапах сотрудничества выполнялось усовершенствование системы, которая сейчас включает комплексный учет деятельности предприятия, систему казначейства и бюджетирование, систему документооборота, автоматизацию процессов транспортной и складской логистики, автоматизацию учета необоротных активов по МСФО. Внедрение такой системы ускорило процессы внутри подразделений и между подразделениями. На сегодняшний день ГК «Верес» автоматизировала 12 отделов (автоматизированные отделы на рис. отмечены красным прямоугольником), что положительно отразилось на деятельности компании.

На логистических центрах и складах внедрена система складской логистики.

Все операции по продажам автоматизированы и собраны в единый информационно-емкий интерфейс, который используется для операций продажи, услуг ответственного хранения и других операций между заводами и логистическими центрами. Использование этих операций завязано на шаблоны, которые автоматически создают и заполняют документы для ускорения процессов. В целом автоматизация продаж и операций взаимодействия между офисами повысила качество учета и улучшила контрольные функции.

Каждая компания пытается максимально сократить срок согласования документов.

В ГК «Верес» благодаря автоматизации все согласования проводятся быстрее, чем раньше. Сам процесс формализован. Для каждого случая согласования, будь то договор того или иного вида, тот или иной бюджет или заявка на оплату, существует шаблон процесса согласования, который организовывает порядок согласования.

Ключевые преимущества системы согласования документов:

• формирование договоров по шаблону;
• оперативное составление бюджетов, так как часть данных заполняется по факту;
• ускорение самого процесса согласования, потому что пользователь получает на электронную почту напоминание, что он должен согласовать. К тому же каждый, кто инициировал согласование, в любой момент может узнать, на ком оно остановилось.

Таким образом, мы видим реальное преимущество внедрения автоматизированных систем. Это не просто следование ИТ-тенденциям, а внедрение новых эффективных технологий для успешного выполнения производителем контрактных обязательств. Каждая успешная компания, преследуя цель оптимизации основных бизнес-процессов, должна идти в ногу со временем, тщательно выбирая наиболее оптимальные системы относительно специфики и особенностей бизнеса.

 ТЕКСТ: Елена Фомюк

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA