08 травня 2025

Розумне управління інформацією для будь-якої галузі з M-Files

У сучасному світі інформації стає дедалі більше - вона надходить з різних джерел, її супер багато, вона зберігається у різних форматах і передається між десятками людей всередині компанії. Часто саме пошук необхідного документа чи може відстеження процесу погодження документу забирає більше часу, ніж сама робота над змістом. Це створює величезні виклики для команд у будь-якій сфері — від юридичних до виробничих підприємств, де звичайно, точність, швидкість і контроль критично важливі. Це і є тією самою причиною, чому компанії дедалі більше шукають інструменти, які дозволяють працювати з інформацією не хаотично, а структуровано, розумно і з урахуванням певних вимог кожного окремого бізнесу.

Адаптивність до різних галузей

Кожна галузь бізнесу має власні специфікації та вимоги до управління документами. Тому важливо, щоб система управління документами могла легко адаптуватися до різних потреб компанії – сервіс електронного документообігу є універсальним рішенням, яке адаптується до всіх галузевих специфікацій і робить процес управління інформацією швидким, зручним і безпечним. Цікаво буде розібрати, як саме система адаптується під вимоги кожної галузі, давайте роздивимося детальніше.

Фінанси та бухгалтерія

Для фахівців з фінансів та бухгалтерського обліку точність і контроль даних є центральним елементом їхньої роботи, безумовно.

Помилки у звітності, втрачені документи та застаріла інформація можуть призвести до серйозних фінансових втрат компанії та неприємних моментів. M-Files автоматизує звітність, спрощує облік фінансових операцій та гарантує, що всі документи зберігаються в єдиній структурованій системі. M-Files автоматично реєструє, повідомляє про терміни виконання та допомагає інтегруватися з фінансовими програмами, такими як SAP та іншими ERP-системами, а також допомагає інтегруватися з іншими фінансовими додатками.

Це означає безумовно менше паперової роботи, швидкий доступ до важливої інформації та мінімізацію людських помилок.

Медицина та охорона здоров'я

Важливим аспектом охорони здоров'я є безпека даних пацієнтів та швидкий доступ до необхідної інформації пацієнта. Лікарям, медсестрам та керівникам закладів охорони здоров'я важливо мати під рукою повну історію хвороби пацієнта, результати аналізів, рецепти та план лікування. M-Files допомагає впорядкувати таку інформацію, зберігати її в захищеному цифровому просторі та ділитися нею лише з тими фахівцями, яким вона дійсно потрібна.

Уявіть ситуацію, коли лікарю терміново потрібно перевірити результати аналізів пацієнта. Замість того, щоб гортати товсті медичні картки або чекати, поки медсестра знайде потрібний файл, він просто вводить ім'я пацієнта в систему, і необхідна інформація миттєво з'являється на екрані.

Це не тільки економія часу, але й швидке прийняти рішення про відповідне лікування. Крім того, вся інформація зберігається надійно і доступна лише тим, кому вона дійсно потрібна. Це пов'язано з тим, що медичні дані повинні залишатися конфіденційними та відповідати міжнародним стандартам безпеки, таким як GDPR та HIPAA.

Будівництво та архітектура

Електронна система документообігу створює єдину базу даних, де всі документи впорядковані та доступні для персоналу. Крім того, всі зміни фіксуються в системі, тому інженери та архітектори завжди мають найновішу версію креслень, а підрядники та замовники можуть швидко отримати доступ до необхідної інформації.

Юридична сфера та корпоративне управління

Юридичні документи потребують особливої уваги, адже вони мають юридичну силу й повинні бути правильно оформлені, підписані та збережені відповідно до всіх вимог законодавства. Уявіть ситуацію, коли потрібно знайти контракт, укладений три роки тому, або відстежити зміни у документі – без впорядкованої системи це може зайняти багато часу.

M-Files спрощує роботу юристів, забезпечуючи швидкий доступ до всіх важливих документів, автоматичне збереження історії редагувань і можливість накладання електронного підпису. Це означає, що юристи можуть легко відстежувати будь-які зміни, контролювати версії документів і швидко знаходити потрібну інформацію. Хіба не чудово?

ІТ та технологічні компанії

Технічні компанії щодня створюють величезну кількість документів, починаючи від технічних специфікацій і закінчуючи договорами з клієнтами та протоколами випробувань.

M-Files дозволяє структурувати всі документи, інтегрувати їх з іншими бізнес-системами та мати повну історію файлів.

Електронний документообіг для бізнесу – це ефективний інструмент для розробки нових продуктів та послуг. Наприклад, якщо команда розробників працює над новим продуктом, кожен член команди завжди має доступ до останньої версії технічних специфікацій.

Головною перевагою M-Files є те, що його можна адаптувати до будь-якого типу бізнесу, незалежно від розміру чи галузі. Система однаково добре працює як для великого, так і для малого бізнесу.

Компанії можуть обирати, як впроваджувати систему: зберігати документи в хмарі або на власних серверах, інтегрувати її з іншими додатками (ERP, CRM, Microsoft 365) або налаштовувати робочі процеси відповідно до своїх потреб.

Бізнес та вигоди: що натомість?

Уявіть, компанія X щодня опрацьовує велику кількість документів. Це контракти, особові справи співробітників, численні звіти та документи, якими обмінюються між собою відділи та співробітники. І тепер вони зіткнулися з проблемою, як організувати цей хаос і перетворити документообіг на підприємстві на щось просте та ефективне.

Традиційний підхід із купами паперів і нескінченними пошуками в архівах більше не працював, і було прийнято важливе рішення: автоматизація документообігу за допомогою M-Files.

Почнемо з того, що компанія Х застрягла на старих методах роботи. Паперові контракти та особові справи працівників переповнювали офіс. Обмін документами через фізичні канали займав багато часу і спричиняв затримки, особливо коли документи потрібно було передавати між різними відділами або між керівниками та працівниками. Це ще більше ускладнювало ведення та оновлення даних.

Коли компанія X впровадила M-Files, все змінилося. Рішення для управління контрактами створило інтегровану систему зберігання, де всі документи доступні в електронному вигляді та миттєво доступні для всіх співробітників.

Тепер не потрібно було шукати документи в архівах чи надсилати їх кур'єром. Все було в одній системі, і знайти потрібний файл можна було за лічені секунди.

Ще однією ключовою проблемою, з якою зіткнулася компанія Х, була непрозорість процесу. Ніхто не знав, на якому етапі перебувають документи, як давно вони були подані, чи не загубилися, чи не переплуталися з іншими документами. Завдяки M-Files компанія тепер має чітку картину всіх етапів обробки документів. Тепер зрозуміло, хто, коли і на якому етапі вносив зміни до кожного документа.

Що отримала компанія X від впровадження M-Files? Зручність - це найважливіше слово. Завдяки платформі, компанія скоротила витрати на папір та обмін документами, покращила доступ до критично важливих даних, прискорила процеси та зменшила ймовірність помилок. Тепер співробітники можуть швидко знаходити потрібну інформацію та отримувати доступ до оновлених документів у будь-який час і в будь-якому місці.

Іншою важливою перевагою є інтеграція з іншими бізнес-системами компанії, що ще більше оптимізувало робочі процеси та полегшило обмін інформацією між різними відділами.

Відповідно до дослідження Forrester (2023) про електронний документообіг, впровадження M-Files допомагає скоротити витрати на папір, підвищити продуктивність працівників на 30-40%, а також скоротити час на пошук необхідних документів на 60%. Це дозволяє бізнесам швидше приймати рішення, покращувати внутрішні процеси і знижувати операційні витрати.

Інвестиція у розвиток

Інвестування в M-Files є стратегічно вірним кроком для бізнесу, оскільки ця платформа не тільки дозволяє автоматизувати документообіг, а й значно підвищує загальну ефективність організації.

Впровадження рішення для бізнесу забезпечує значні вигоди та є важливим етапом розвитку в умовах високої конкуренції на ринку.

Таким чином, M-Files стає вагомим інструментом для оптимізації документообігу нового покоління, що дозволяє підприємствам ефективно працювати з документами, економити час і ресурси, а також покращувати внутрішні процеси, що робить їх більш конкурентоспроможними.