05 червня 2025

Автоматизація документообігу: новий стандарт логістики

У час, коли українські компанії все частіше стикаються з викликами нестабільності, складними ланцюгами постачань і браком ресурсів, документообіг разом з автоматизацією стає не розкішшю, а необхідністю. Це дозволяє буквально зняти з фахівців рутинні завдання, пов’язані з обробкою первинних документів: накладних, рахунків, актів. У результаті, команда має економію часу, зменшення помилок і пришвидшення операцій. Чому? Давайте розглянемо детальніше нижче.

У традиційній схемі обробки документів значна частина часу витрачається на ручну роботу: сканування, пересилання, зберігання, погодження. Це не лише уповільнює роботу, а й створює ризики — помилки, втрати даних, дублювання файлів у багатьох корпоративних системах.

Автоматизовані системи, навпаки, у свою чергу, дають змогу централізовано керувати всіма типами логістичної документації, повністю мінімізуючи участь людини в рутина та мінімізує людську помилку.

Безпаперовий документообіг поступово стає новою нормою, особливо в компаніях, які прагнуть гнучкості й масштабованості, та і у нових реаліях. Це не лише зручно, а й дозволяє швидше реагувати на зміни в операційних процесах, а це дуже важливо зараз.

Перший крок до ефективності: бізнес аналіз

Окрім цього, автоматизація тісно пов’язана з аналізом бізнес-процесів. Тобто, без чіткого уявлення про те, як саме функціонують внутрішні логістичні операції, складно говорити про ефективність взагалі.

Чому це важливо? Та які ключові моменти тут брати до уваги?

Комплексний підхід зазвичай передбачає:

оцінку наявної IT-інфраструктури
ступень застарілості процесів
та потенційні зони для покращення

У багатьох випадках це дає змогу перейти до оптимізації логістики, шляхом:

зменшення часу виконання завдань
автоматизації узгоджень і передачі документів
кращого контролю за термінами та відповідальністю

Складська сфера логістики

Окремо варто згадати складську сферу. Тут автоматизація торкається не лише документів, а й фізичних процесів. Інтеграція зі складськими системами, наприклад, дозволяє: синхронізувати інформацію про надходження, переміщення та відвантаження продукції. Це суттєво знижує імовірність помилок при формуванні замовлень.

Аналіз складу та його ефективності допомагає визначити, які операції можна автоматизувати, які потребують перегляду, і які з них варто залишити без змін. Це частина більшої стратегії, спрямованої на цифрову трансформацію логістики.

Ось вам приклад, на складі імпортера побутової техніки оператори щоденно витрачали години на пошук, друк і підбір інструкцій до техніки вручну. Після впровадження рішення з автоматизованим друком інструкцій та гарантійних талонів прямо на складі та увесь процес буквально скоротився до хвилин.

Сканується штрихкод товару, система сама визначає потрібний комплект документів і відправляє його на найближчий друкарський пристрій. В результаті - менше помилок, швидше комплектування, жодного навантаження на офіс.

Або ще хороший приклад, у дистрибутора запчастин усі контракти погоджувались вручну: спочатку друкувалися, передавались на підпис керівництву, потім сканувалися, зберігались у файлових папках. Затвердження кожного документа займало кілька днів. Після впровадження автоматизованої системи погодження - весь процес став цифровим.

Результат, який можна було одразу побачити:

Контракти запускаються в обробку одразу після створення та проходять затвердження в системі і архівуються автоматично
Час скоротився в кілька разів
Людський фактор майже повністю виключено

Цифровізація як нова абсолютна норма

Сьогодні цифрова трансформація логістики та автоматизація - це не про "технології заради технологій". Це дієвий та потребуючий інструмент для покращення повсякденної логістичної роботи.

У багатьох компаніях автоматизація починається з простих речей: формування стандартних накладних, погодження рахунків-фактур або створення архіву у хмарі. Але поступово така цифровізація охоплює і більш складні сфери:

контроль витрат
оцінку продуктивності персоналу
управління термінами поставок
оптимізацію витрат на логістику

Впровадження цифрових рішень - це не щось дороге чи надскладне, а радше інвестиція в стійкість, прозорість і оперативність роботи вашого логістичного ланцюжка.