24 березня 2020

Что такое Comarch EDI и почему это навсегда изменит ваш бизнес?

Технология электронного обмена данными (EDI) является важной вехой на пути эффективного роста бизнеса. О том, какие преимущества дает внедрение EDI на предприятии, рассказывает Анна Васильева – бизнес-консультант Comarch по вопросам автоматизации документооборота и продаж на рынках CEE & CIS.

Среди множества изменений, произошедших в мире благодаря интернету, скорость и безопасность общения, пожалуй, являются наиболее значимыми. Учитывая, как легко теперь можно отправлять, получать и обрабатывать полученную информацию в цифровом виде, вызывает удивление, как много компаний до сих пор используют и обмениваются документами на бумажных носителях.

Основанная в 1993 году, Comarch является ведущим поставщиком ИТ-решений для бизнеса в Украине и помогает компаниям оптимизировать процессы в различных областях. Специализируясь на направлениях EDI, ECM и SFA, Comarch имеет уникальную возможность предлагать широкий спектр решений и услуг: как стандартизированных, так и индивидуальных, для удовлетворения растущих требований современного рынка.

Компания обслуживает более 100 тысяч пользователей во всем мире и обрабатывает более чем 650 миллионов документов компаний из различных отраслей: розничной, фармацевтической, FMCG, финансовой, логистической и прочих других. Comarch предлагает комплексные инструменты, которые гарантируют соответствие локальному законодательству, и обеспечивают полную поддержку цепочки поставок.

«Сегодня мы представляем на рынке достаточно разнообразное портфолио продуктов, которое покрывает потребности современных пользователей по всему миру. Но несмотря на это – одним из наиболее затребованных решений до сих пор является платформа EDI. Казалось бы – идея достаточно бывалая и все желающие давно подключились – но не совсем. С каждым годом компании расширяют существующие проекты, переводя в электронный вид все больше и больше документов. Пользователи видят желаемый результат, а это самое главное» - заявляет Анна Васильева.

Начнем с ликбеза. Так что же такое – EDI?

- Comarch EDI – это облачная платформа для коммерческого сектора (B2B), которая обеспечивает высокую динамичность и надежность обмена данными между вашей компанией и ее бизнес-партнерами. Это приводит сразу к нескольким выгодам: снижению затрат, автоматизации рабочих процессов, более быстрой обработке документов, уменьшению ошибок и более гибким отношениям с партнерами и клиентами.

Кто обычно использует EDI?

- В настоящее время электронный документооборот внедрили более чем 130 000 компаний из 45 стран – от малого бизнеса до гигантов индустрии, – которые обмениваются более чем 650 миллионами документов в год.

На самом деле EDI наиболее распространен в отрасли ритейла. Для торговых сетей, особенно в секторе FOOD, автоматизация обмена документами просто жизненно необходима. Вы только представьте сколько заказов и других документов (актов, счетов и т.д.) ежедневно формируется/принимается и как важно иметь возможность автоматической отправки/контроля и отслеживания статусов чтобы избежать недопониманий. Также EDI очень хорошо срабатывает в области e-Commerce. Когда необходимо быстро получить заказ, чтоб отправить его конечному получателю – нет времени на бумагу, ручной ввод данных, ошибки и т.д. Нужно реагировать оперативно.

В общем, потенциал есть везде, где происходит коммуникация с внешними партнерами. Мы активно внедряем EDI проекты в финансовой сфере, в FMCG, дистрибуции, логистике и т.д. Использование EDI систем поможет повысить эффективность сотрудничества с вашими бизнес партнерами вне зависимости от того, из какой отрасли ваша компания или компания вашего партнера.

Какие преимущества от внедрения EDI для бизнеса?

- По результатам опроса проведенного нами в 2019 г, наши клиенты отметили для себя следующие главные преимущества:

• Сокращение объема административной работы на 60%.

• Снижение затрат на управление данными — до 83%.

• Улучшение взаимоотношений с бизнес-партнерами на более чем 70%.

Огромным преимуществом использования является экономия. Исследования показали, что в среднем расходы на EDI составляют всего лишь одну треть от расходов на бумажный документооборот и почтовые затраты, которые могут быть очень значительными, особенно в крупных организациях.

Из каких компонентов состоит EDI?

- EDI включает комплексные решения для обмена, анализа, мониторинга, архивации и синхронизации основных данных.

Как работает EDI?

- EDI – система, с помощью которой можно обмениваться данными в электронном виде с любыми партнерами.

В системе Comarch EDI определены специальные правила проверки для уменьшения количества ошибок в электронных документах. Другими словами, она автоматически проверяет, соответствуют ли данные бизнес-партнеров вашим данным. Данные выгружаются в вашу систему только после утверждения.

Более того, эта система разрабатывалась для преобразования определенного документа в формат, который предпочитает ваш бизнес-партнер, и наоборот. Платформа Comarch EDI поддерживает ряд форматов (XML, EDIFACT, IDOC, TRADACOM, ODETTE, VDA и др.) и их сопоставление, а также предоставляет помощь в процессе создания спецификаций документов. А благодаря маршрутизации вы можете одновременно отправлять десятки документов на имя нескольких организаций.

Кроме того, если ваш бизнес-партнер не может предоставить всю информацию, необходимую для полной интеграции документов, функция обогащения данных автоматически заполнит бланки или преобразует данные, включенные в определенный файл.

Как можно подключиться к EDI?

- Существует два вида подключения к EDI:

1. Comarch WEB-EDI — это интуитивно понятное веб-приложение, которое обеспечивает быстрый и надежный обмен данными даже с самыми мелкими бизнес-партнерами. Его функционал включает в себя: мгновенный доступ к цифровой версии документа, создание логистических меток с SSCC-кодами, преобразование заказов на покупку в счета-фактуры, быстрое генерирование справочной документации, предварительный просмотр состояния документов, преобразование в ряд различных форматов и не только.

2. Comarch EDI-INTEGRATION — это средство для автоматической цифровой связи, которое легко интегрируется во внутренние системы вашей компании (например, ERP, WMS) по различным протоколам связи (таким как AS2, FTP/VPN, SFTP, WebService и OFTP).

Насколько сложно внедрить EDI и на какие расходы придется пойти для этого?

- В этом вопросе все зависит от выбранного клиентом способа работы в системах – веб или интеграция.

В случае с веб-приложением внедрение занимает минимум времени (1-2 рабочих дня), не требуется участие отдела IT компании (и иных отделов также), всю техническую часть по конфигурации мы берем на себя.

В случае интеграции все зависит от составляющих (в среднем от двух до десяти рабочих дней). Необходимо также участие отдела IT компании-клиента для настройки корректного соединения с учетной системой фирмы. Зато в дальнейшем, благодаря такому способу подключения, работа с документами будет производиться в привычном режиме.

Выбор между веб-приложением или интеграцией влияет и на стоимость услуг, хотя в любом случае, системы EDI — одно из наиболее бюджетных направлений в IT индустрии. Доступ к системе посредством веб-приложения компания Comarch предоставляет своим клиентам совершенно бесплатно.

При подключении посредством интеграции стоимость будет зависеть от уровня сложности настроек – какой транспортный канал для передачи файлов клиент для себя выберет, в каком формате учетная система клиента способна принимать/отправлять документы и т.д.

Мы, желая, чтоб как можно больше наших клиентов ощутило удовольствие от работы с EDI –, сделали прайсинг на интеграцию максимально доступным, в некоторых случаях даже бесплатным. В обеих моделях расцениваются транзакции – количество обработанных системой документов в месяц/квартал. Размер оплаты за документ зависит от количества выбранных пользователем документов. Актуальное коммерческое предложение на услуги EDI размещено на нашем сайте, каждый может ознакомиться индивидуально. Но, могу вас с уверенностью заверить - стоимость передачи документа в электронном виде куда ниже стоимости передачи его в бумажном виде.

Каков же оптимальный способ подключения к системе EDI?

- Все просто. Это зависит от количества документов, обмен которыми планируется в дальнейшем. Если у вас незначительное количество – оптимальным вариантом будет настройка личного аккаунта на уровне браузера (веб-подключение). Если же в вашей компании ежедневно происходит активная коммуникация – мы советуем поставить на интеграцию.

Поставщиками EDI услуг могут быть разные компании. В таком случае, у меня и моего партнера по бизнесу, с которым я работаю, должны быть одинаковые решения EDI?

- Это совсем не обязательно. Вы можете использовать EDI платформы разных поставщиков услуг. В таком случае предусмотрена возможность роуминга – когда между двумя EDI операторами построено техническое соединение.

Работа с EDI, вероятно, требует некоторой подготовки. Нужен ли конкретный опыт для этого?

- Опыт вам совершенно не понадобится. Если работа будет построена на уровне интеграции – для сотрудников компании ничего не изменится: документы будут создаваться в привычном для них интерфейсе учетной системы, как раньше.

Если мы говорим об использовании веб-приложения, здесь построено все максимально user-friendly. Но даже несмотря на это, специалисты нашей технической службы поддержки проведут необходимые обучения, предоставят полезные материалы и проконтролируют, чтоб работа запустилась корректно.

И все же, быть может, для некоторых клиентов будет проще отдать EDI на аутсорсинг, как это широко распространено со многими IT услугами. Возможно ли это?

- Да. Как и любые другие IT-технологии, решение EDI можно передать на аутсорсинг поставщику IT-систем и услуг, такому как Comarch. Мы обладаем обширным опытом предоставления внешней поддержки компаниям любого размера, что касается хранения, передачи и проверки данных в соответствии со спецификациями клиента и юридическими нормами.

Безопасность и защита данных – один из главных трендов современного мира. Как вы, как поставщик услуг EDI, подходите к этому вопросу?

- В центрах обработки данных Comarch - Comarch Data Center - мы знаем, как защитить данные, критически важные для успеха вашей компании, ведь именно безопасность является нашим главным приоритетом.

Comarch Data Center гарантирует высокий уровень безопасности, надежности и непрерывности сервиса. Наличие собственной ИТ-инфраструктуры, многолетний опыт, а также сертификаты качества - все это свидетельствует о высочайшем уровне обслуживания наших клиентов.

Одной из основных задач центров обработки данных Comarch и всей компании Comarch SA является управление безопасностью данных. Регулярные проверки независимых аудиторских фирм и наших клиентов обеспечивают соблюдение законодательных и отраслевых стандартов для центров обработки данных (например, Tier3 TIA-942, ISO 27000, ISAE3402, ITIL v3). Здания всех центров обработки данных находятся под постоянной охраной. Современные мощные UPS и электрогенераторы обеспечивают бесперебойность электропитания Comarch Data Center. Работа систем энергоснабжения, компьютерного оборудования и сетей находится под непрерывным мониторингом в режиме 24/7.

За правильным функционированием инфраструктуры центров обработки данных ведется технический надзор центром мониторинга - Network Operations Center - в режиме 24/7/365. Его работа заключается в том, чтобы проверить рабочее состояние связи, устройств и служб, работающих на серверах в центре обработки данных Comarch. С помощью специальных инструментов мониторинга, проводится анализ параметров производительности и мощности, инцидентов безопасности и доступности элементов IT-инфраструктуры

На данный момент данные, которыми обмениваются клиенты компании Comarch со всего мира, обрабатываются и хранятся в 20 дата-центрах в 15- странах.

Как прогресс и внедрение новых технологий может повлиять на EDI в будущем?

- На сегодняшний день более дигитализированного способа B2B коммуникации с внешними партнерами не существует. Возможно, прогресс в направлении развития искусственного интеллекта повлияет на процесс формирования документов – система сама будет подсказывать, сколько и что заказать, например. Но, если требуется передать документы наиболее быстрым, надежным и корректным способом – в этом направлении аналогов пока нет.

Компания Comarch

E-mail: info@comarch.com

https://www.comarch.ru/