15 лютого 2022

Як вигідно оптимізувати та автоматизувати роботу із перевізниками?

Автоматизація бізнес процесів на всіх рівнях та важливість IT-підтримки, зокрема для логістики, протягом останніх років у зв’язку з пандемією набула неабиякої популярності. Особливо це актуально для України, яка відстає в цьому напрямі від багатьох європейських держав. Керівники кожної компанії часто докладають багато зусиль для покращення процесів та підвищення ефективності роботи співробітників із різних відділів, адже оперативність вирішення питань, точність інформації, ефективний контроль, зниження затрат запорука успіху, а інколи навіть єдиний шлях вижити на ринку в сучасних умовах.

Зрозуміло, що кожен шукає максимально підходящий для нього шлях. Хтось розвиває свої ІТ-відділи та інвестує значні кошти в написання програм під себе, хтось купує готові рішення чи користується симбіозом куплених складових із власними доопрацюваннями. Серед новаторів зазвичай міжнародні компанії із значними капіталами або національні лідери з хорошими іноземними інвестиціями, а багатьом національним гравцям є що удосконалювати. Але все ж таки часто на шляху впровадження керівництво стикається з багатьма проблемами, але найбільш глобальні дві:
1) відсутність значних коштів для інвестування в розвиток власного ІТ-відділу чи покупки крутих дорогих рішень, тому і продовжують працювати в умовах, коли головний інструмент – зошит і ручка або у кращому випадку Exсel/гугл табличка;
2) супротив співробітників, які уже «мохом обросли» на робочому місці, їм би допрацювати й усе, а не навчатися, займатися оновленням, обучати персонал тощо. Такий персонал може похоронити будь-які спроби впровадження інновацій, а згідно з дослідженнями таких досить багато.

Яким же має бути ідеальне рішення для національних гравців?

Продукт має бути інноваційним і йти в ногу з часом, відповідати світом трендам на цифровізацію, буди зручним і зрозумілим для користувача, потребувати мінімальних затрат часу, незначних коштів для запуску та утримання, без інвестування у внутрішнє доопрацювання. На перший погляд – це здається просто нереальним, але спробуємо розібратись, чи можливо за допомогою рішення для автотранспортної логістики оптимізувати процеси для підприємства та роботу співробітників із постійними замовниками/перевізниками, здійснювати контроль роботи логістів та бухгалтерії онлайн, а також автоматизувати роботу фінансового відділу за ціною чашки кави в день.

Саме таке виключно галузеве рішення BPM Quantum розбило ПП «ГЕРМЕС-ТРАНС» для автотранспортної логістики. Розробка системи BPM Quantum розпочалася майже з моменту заснування компанії ПП «ГЕРМЕС-ТРАНС», тому вона доопрацьовувалась і вдосконалювалась, термін використання становить уже більше 4 років. Спочатку рішення планували використовувати винятково для внутрішніх потреб, але на сьогодні продукт доступний для всіх компаній, які бажають підвищити продуктивність своїх співробітників у сфері автотранспортних перевезень, а ціна входу становить всього 1000 грн/міс.

Що таке BPM Quantum?

BPM Quantum на відміну від аналогів є не універсальним, а винятково галузевим рішенням для обліку та автоматизації саме в автотранспортній галузі. Сам продукт постійно вдосконалюється завдяки пропозиціям та зауваженням партнерів, адже із системою вже працюють реальні клієнти. Постійно орієнтуючись на вимоги клієнтів, «ГЕРМЕС-ТРАНС» оптимізує та розширює функціонал. Рішення також зробить максимально зручною роботу навіть за умови віддаленої роботи співробітників.

Мета рішення BPM Quantum:
1. Підвищити продуктивність логістів, менеджерів та бухгалтерії під час роботи з постійними замовниками/перевізниками, тим самим збільшивши прибуток підприємства.
2. Автоматизувати роботу для бухгалтерії. Рішення не лише прискорює роботу відділу бухгалтерії, а й дає можливість уникнути технічних помилок під час ручного введення інформації.
3. Контроль керівника за роботою логістів, менеджерів і бухгалтерії підприємства онлайн 24/7 навіть із телефону, а також можливість відстежувати рух коштів підприємства.

Переваги системи:

1. Автоматизація процесів: автоматизація та управління процесами логістів, менеджерів, бухгалтерії, а також керівника підприємства.

2. Усі дані знаходяться на віддаленому хмарному сервері з доступом 24/7 без необхідності самостійно купувати та обслуговувати сервер.

3. Багатофункціональність:
- інструменти автоматизації та управління процесами;
- комунікація співробітників усередині системи;
- інструменти фінансового обліку;
- інтеграція із системами бухгалтерського та податкового обліку.

4. Просте керування. Продукт розроблений спеціально для транспортно-експедиційної діяльності з урахуванням зауважень, пропозицій та специфіки практичного використання клієнтами системи.

Які саме і як можна автоматизувати процеси завдяки BPM Quantum?

Автоматизація процесів роботи логіста

- Додавання рейсу в системі за кілька кліків, використовуючи раніше введені бази замовників/перевізників, а також автоматичне генерування та відправлення заявки перевізникам (на введену в системі основну пошту перевізника).

- Можливість роботи з постійними перевізниками, які мають окремий особистий кабінет, та відображення всіх рейсів, закритих в рамках системи.

- Система автоматичних повідомлень/нагадувань для мінімізації часу логістів на дзвінки перевізникам.

Оптимізація роботи з перевізниками

- Відсутність необхідності вносити дані, а також реєстраційні документи в систему компанії перевізнику, якщо він вже має аккаунт у системі, – достатньо лише додати контрагента до списку перевізників/замовників, та він автоматично з'явиться у списку партнерів і будуть доступні всі його реєстраційні дані, документи, а також дані щодо транспорту.

- Окремий особистий кабінет перевізника, де відображаються всі рейси, закриті в рамках системи.

- Автоматизація завантажень з особистим кабінетом, з наступним вивантаженням цих завантажень на транспортний портал «Ларді-транс».

Автоматизація процесів для бухгалтерії

- Автоматична генерація рахунків та актів на адресу замовників згідно з доданими рейсами.

- Інтеграція/вивантаження податкових накладних у систему Медок.

- Інтеграція із системою 1С підприємство.

- Можливість відзначати та відслідковувати отримання/відправлення первинної документації (реалізована інтеграція з компанією «Нова пошта»).

Автоматизація для керівника

- Автоматичне ведення «Cash flow», щоб уникнути касових розривів.

- Контроль документообігу, а також реєстрації податкових як на адресу замовників, так і з боку перевізників.

- Введення обмежень за списком замовників, перевізників або окремих водіїв, щоб уникнути фінансових та інших труднощів (внесених до чорного списку).

І це ще далеко не все. Зараз «ГЕРМЕС-ТРАНС» працює над електронним документообігом, що включатиме в себе договори, заявки, рахунки та акти виконаних робіт. Також підприємство є офіційним партнером Міністерства інфраструктури України з впровадження Е-ТТН в Україні, тестовий період якого запланований на 01 квітня 2022 р. і триватиме до 01 серпня 2022 р., після чого планується обов’язкове їх використання усіма суб’єктами господарювання в Україні.

Процес імплементації дуже простий і максимум може тривати від декількох днів до 4 тижнів, ураховуючи готовність співробітників до навчання та окремі побажання замовника до налаштування системи під його особисті потреби.

Якщо Вас зацікавило рішення, хочете домовитись про тестовий період використання системи чи виникли додаткові запитання, звертайтесь за телефонами: +38(095) 504-94-02, +38(096) 097-59-77.

Email: quantum.it.avtologistic@gmail.com, info@quantumitsolution.com

Сайт компанії: https://logisticsolution.com.ua/

Читайте також: Big Trade-Marketing Show-2022: Without Limits – подія року для трейд-маркетологів України

инновации в логистике 2021, Новые технологии в логистике, новые решения в логистике, логистические тренды