26 березня 2009

Автоматизация магазина: основные этапы

Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

1. Выбор формата торговли
2. Выбор оборудования
3. Выбор информационной системы
4. Соединение информационной системы с технологией бизнеса
5. Приобретение оборудования и информационной системы
6. Внедрение информационной системы
7. Эксплуатация и развитие информационной системы

Выбор формата торговли

Прежде всего, необходимо определить, в каком формате будет торговать ваш магазин. Например:

Традиционный формат ("прилавочная" торговля)
Супермаркет (магазин самообслуживания)
Торговля по образцам (магазин - демонстрационный зал + склад);
Cash&Carry (магазин-склад)
Дискаунт (магазин самообслуживания с невысокими ценами за счет больших оборотов и предельно низких издержек)

А теперь обсудим особенности автоматизации каждого формата.

Традиционный формат ("прилавочная" торговля)

Основной проблемой автоматизации "прилавочной" торговли является способ донесения информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата: 1. Кассовый аппарат находится на прилавке и продавец сам пробивает чек.2. Продавец выписывает "мягкий" чек на товар, покупатель передает чек кассиру, кассир пробивает по кассе все перечисленные в мягком чеке товары (кассовые аппараты располагаются в отдельных кабинках, носитель информации - "мягкий" чек).3. Продавец сканирует терминалом сбора данных все отобранные товары, а также специальную "карточку покупателя", покупатель передает карточку кассиру, кассир сканирует карточку покупателя, и кассовый аппарат автоматически формирует товарную часть чека (кассовые аппараты в отдельных кабинках, передача информации - карточка покупателя и терминал сбора данных). Эти варианты, различаясь по размеру затрат на оборудования, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Здесь следует отметить следующее:

вариант размещения кассовых аппаратов непосредственно на прилавках является самым технологичным;
вариант использования "мягких чеков" является самым дешевым (но, с другой стороны, он может подойти только для магазинов с небольшим ассортиментом и низкой проходимостью);
вариант с использованием терминалов сбора данных является самым тяжелым в реализации.

Супермаркет (магазин самообслуживания)

В супермаркете кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина. В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование товара, которое резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле. Торговля по образцам При этом формате торговли торговый зал является, фактически, демонстрационным залом, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ покупателя. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада. &nb

Cash&Carry

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-паллетах). За счет этого достигается снижение затрат на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт

Дискаунтам свойственна ориентация на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается снижать цены и, соответственно, повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей. Технологически дискаунты похожи на Cash&Carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис. Выбор оборудования для автоматизации торговых процессов Выбор электронного торгового оборудования зависит от формата торговли. Но в любом случае вам необходимо принять решение по выбору: &nb

кассовых аппаратов
сканеров штрих-кодов
принтеров штрих-кодов
терминалов сбора данных;
весов

Кассовые аппараты

Для розничной торговли можно использовать:

электронные кассовые аппараты (ECR);
компьютерные кассы (POS);
фискальные принтеры.

Электронные кассовые аппараты являются самыми дешевыми, но у них меньший объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций. Компьютерные кассы сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения. Именно их следует использовать в магазинах с большим ассортиментом и высокой проходимостью. Фискальные принтеры могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу. Тем не менее, этот вариант можно рекомендовать только для специфических технологий торговли, когда невозможно использовать другие варианты. Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции можно различать:

моноблочные кассовые аппараты;
модульные кассовые аппараты;
дисперсные кассовые аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты поставляются в едином корпусе, объединяющем все основные его узлы: клавиатура, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя. В модульных кассовых аппаратах эти узлы заключены в самостоятельные корпуса. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе. Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию "Front-Facing", когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем. Концепция "Front-Facing" вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла. Чековые принтеры По методу вывода информации на чековую ленту различают матричные принтеры и термопринтеры. Основные характеристик

Скорость печати у термопринтера до 40 строк в секунду, у матричного - 2-4 строки в секунду.
Замена чековой ленты у термопринтера простая, а у матричного - сложная.
Расходные материалы: для термопринтера нужна только бумажная чековая лента, для матричного - бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой.

Сканеры штрих-кодов

Из всего разнообразия сканеров выделим

CCD-сканеры;
ручные лазерные сканеры;
стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.

CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом. Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но обладают большей дальностью и надежностью считывания. Но для считывания штрих-кода надо потратить время на то, чтобы взять сканер в руки, поэтому их можно рекомендовать для складов и магазинов с невысокой проходимостью. Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо, прежде всего, ориентироваться на следующие показатели:

ресурс печати (максимальное количество печатаемых этикеток в месяц);
объем памяти принтера (определяет максимальное количество этикеток, печатаемых за один раз);
производительность принтера (скорость печати).

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений, вам необходимо решить, поставите ли вы один высокопроизводительный принтер на все подразделения, или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Терминалы сбора данных

Терминалы сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным или подключаемым сканером штрих-кодов. Терминалы сбора данных могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию по товару и обмениваться данными с информационной системой. Терминалы сбора данных удобно использовать для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя, при необходимости, количество товара), передать собранные данные в информационную систему, и инвентаризация готова. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию "на ходу".

Весы

Планируя продажи весового товара, примите решение о способе подключения весов. Их два:

подключить весы непосредственно к кассовому аппарату;
установить весы, снабженные встроенным принтером штрих-кодов, в зале.

Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью. Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в весы номенклатуру весовых товаров.

Выбор информационной системы для автоматизации торговых процессов

Выбирая информационную систему (ИС), обратите внимание на следующие вопросы:

характеристики информационной системы
особенности и возможности поставщика решения

Характеристики информационной системы

Информационную систему можно оценивать с самых различных позиций. Но важнейшими из них являются следующие характеристики:

гибкость, способность перестраиваться под специфические особенности технологии вашего бизнеса;
развиваемость, способность изменять свою функциональность с течением времени;
адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая удовлетворяет ваши потребности;
оперативность, способность обрабатывать информацию в темпе бизнеса;
независимость от поставщика решения, возможность настраивать и развивать систему своими силами.

Мы не включили в список такие характеристики, как, надежность и безопасность. Мы не забыли о них, а просто хотим привлечь внимание к наиболее важным аспектам, которые, к сожалению, не всегда принимаются в расчет.

Особенности и возможности поставщика решения

Оценивая поставщика решения, убедитесь в том, что он:

обладает достаточным опытом и знаниями;
рассматривает ваши взаимоотношения не как акт купли-продажи, а как партнерские отношения по решению ваших проблем;
способен работать оперативно и качественно;
может обеспечить достаточный уровень поддержки.

Соединение информационной системы автоматизации торговых процессов с технологией бизнеса

Управление в условиях автоматизации и управление без информационной системы имеют существенные отличия. Суть этих отличий заключается в том, что сама по себе информационная система не приведет вашу компанию к успеху и не решит ваших проблем. Необходима тесная увязка информационной системы и вашей технологии управления. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется ваш бизнес и ваше представление об эффективном его управлении. Чтобы такая увязка сложилась необходимо провести определенные работы, изменяя ИС и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечной целью таких работ будет создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой - но не единственной - частью которой является информационная система. Естественно, для этого ИС должна быть гибкой, а заказчик должен быть готов к инновациям в управлении. Этап взаимной притирки информационной системы и управления бизнесом имеет смысл начинать до крупномасштабных закупок оборудования. Для жестких "коробочных" информационных систем, неспособных к учету особенностей бизнеса, этот этап, разумеется, не нужен.

Приобретение оборудования и информационной системы

Приобретая оборудование и лицензии на информационную систему, обратите внимание на совместимость оборудования с информационной системой. Кроме того, предусмотрите возможность поэтапного приобретения и внедрения. Внедрение информационной системы Внедрение информационной системы может происходить двумя путям

все сразу
постепенно

Первый вариант, при всей его привлекательности, для гибких информационных систем мало реален. Причем источник такой оценки лежит не в неспособности поставщика решения сразу внедрить все функции своей информационной системы, а скорее в невозможности самого предприятия-заказчика полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации. Поэтому, если вы сделали выбор в пользу гибкой информационной системы, планируйте поэтапное ее внедрение:

вначале запускаются только самые необходимые функции
затем функциональное наполнение информационной системы расширяется

Кроме того, планируя внедрение ИС, необходимо оптимизировать затраты и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между поставщиком решения и вашими специалистами. Но для этого сама ИС должна быть достаточно открытой и обеспечивать определенный уровень независимости предприятия-заказчика от поставщика решения. Иными словами, заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить часть работ по настройке ИС. Такая возможность необходима, потому что:

собственный специалист лучше знает свое предприятие;
собственного специалиста проще контролировать по срокам и результату;
собственный специалист обходится дешевле.

Помимо этого, рассчитывая на свои силы, вы меньше зависите от поставщика решения. Оборотной стороной опоры на собственные силы является необходимость иметь в своем штате квалифицированных специалистов. Эксплуатация и развитие информационной системы Любая информационная система (кроме, наверное, очень жестких систем) требует поддержки квалифицированным персоналом. Вы может

полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах поставщику решения
взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к поставщику решения по сложным вопросам;
полностью поручить поставщику решения или сторонней сервисной организации поддержку вашей ИС (т.н. "аутсорсинг"), экономя на персонале.

Выбор зависит от ваших приоритетов. В любом случае, убедитесь в квалификации тех людей, которые будут поддерживать ИС в ходе эксплуатации. Неразвивающаяся информационная система через некоторое время безнадежно устареет и ее нужно будет заменить. Стратегически это невыгодно. Поэтому заранее спланируйте, как будет развиваться ваша информационная система в ходе эксплуатации, и кто будет выполнять соответствующие работы. Здесь выбор тот же: