Защита бизнеса – обязательная составляющая комплексной задачи управления

Управление безопасностью бизнеса или защита бизнеса, это не новое направление. На протяжении всей истории предпринимательства, идет борьба с издержками и потерями. И у каждого предпринимателя или управленца свой опыт в данной области, более или менее успешный.  Технологии безопасности являются такими же бизнес процессами как администрирование, учет, производство, продажи, закупки, перевозки, хранение и т.д. В период докризисного бурного развития, ошибочно данному направлению не уделялось достаточного внимания. Реальность в кризисный период подняла вопросы безопасности в бизнесе на один из основных уровней управления. Управление безопасностью - совокупность функций управления, направленных на обеспечение безопасности организации. Именно управления, так как безопасность это элемент управления, а системный бизнес процесс направления - технология защиты бизнеса.  Реалии таковы, что в Украине сложился стереотип, системы безопасности на предприятии. Выглядит он примерно так – служба безопасности или охранное подразделение, в задачу которого входит осуществление внешнего контрольно-пропускного режима, осуществление контроля и управление режимом на объектах предприятия, оснащение зданий и помещений техническими средствами безопасности (сигнализацией, видео наблюдением и т.д.) и их обслуживание. Далее проверка персонала при приеме на работу, оперативные проверки и расследования уже свершившихся нарушений. Другое направление это ревизионная работа, которая в большинстве случаев, свелась к проведению инвентаризаций, а сами производственные процессы ревизируются крайне редко, и в основном учетные операции бухгалтерии. И если за определенный период предприятие несет сверхнормативные потери, то есть стандартное объяснение - это плохая охрана. При рассмотрении такой схемы, данные подразделения не вся безопасность, а часть системы в виде «полицейских» подразделений. И нельзя данным подразделениям ставить сверхзадачу при отсутствии комплексной системы управления, они все на всего, зеркальное отображение технологии, всего бизнес процесса защиты бизнеса.  А может причина, не только в плохой «охране» и контроле. Может при организации всех бизнес процессов, допущены ошибки, не доведена организация бизнес процессов до более ясного и прозрачного состояния, созданы условия, при которых менталитет у наших граждан, ваших работников или клиентов, срабатывает по принципу «Не берет только рыжий, а я что рыжий …».  Технология защиты предприятия, это бизнес процесс, такой же, как и все регламентированные и не регламентированные бизнес процессы, присутствующие на Вашем предприятии. Бизнес процесс организации безопасности, должен продумываться с целью достижения поставленных задач в сфере защиты, в жесткой связке с технологиями финансово-хозяйственных процессов. При этом само предприятие это: идея бизнеса, нематериальные и материальные ресурсы, финансовый ресурс, ресурс персонала, офисные и производственные здания и т.д. Технология безопасности охватывает все уровни предпринимательства, начиная от планирования и заканчивая получением конечной прибыли.  Для примера рассмотрим, организацию направления, закупки товара для дальнейшей реализации через свои торговые точки.  В данном направлении сразу угадываются бизнес процессы или технологии организации хозяйственной деятельности (при условии уже готовой торговой сети): 

• Процесс изучения рынка (покупательского спроса) и определение перечня товаров для реализации. 
• Процесс поиска поставщиков, заключение и сопровождение договоров. 
• Процесс расчета потребности и заказа товаров у поставщика. 
• Процесс информационного оповещения потенциального покупателя. 
• Процесс транспортировки и приема товаров на складские или торговые объекты. 
• Процесс ведения учетных операций: первичный (специальный) и бухгалтерский учет. 
• Процесс кратковременного хранения и перемещения запасов. 
• Процесс эксплуатации технологического и информационного оборудования, транспорта. 
• Процесс предпродажной подготовки и размещение на прилавках, торговом зале. 
• Процесс продажи товара покупателю. 
• Процесс контроля товарных остатков (инвентаризации), выбраковки и списания. 
• Процесс сбора, анализа и оценки результатов ……. 

Вот в такой классической схеме мы себе и представляем данный бизнес процесс. Уточним только, что каждый из перечисленных процессов является составляющей общего бизнес процесса. Они не могут функционировать независимо друг от друга.  Комплексная задача управления это как минимум:  1.      Организовать сбор и анализ информации направления, планирование, и постановку задач.  2.      Организовать выполнение и взаимодействие всех финансово-хозяйственных процессов между собой.  3.      Организовать управление персоналом во всех процессах.  4.      Организовать управление оборотными средствами, затратами и издержками.  5.      Организовать контроль всех процессов.  6.      Организовать противодействие потерям и нарушениям.  Классика жанра.  А теперь давайте детальней посмотрим на отдельные процессы. Вот небольшой перечень вопросов, на который постараемся ответить.  Попробуйте ответить и сами.    Плановые или другие решения на выполнение производственных заданий. Это касается как продаж, так и закупок, затратной части и т.д. Насколько глубоко, идет планирование, или кто планирует? По традиции сам исполнитель. Как планируется бюджет, статистически или расчет делается, учитывая конкретные задачи, нормы, стандарты и возможности.  Вопросы сбора информации в заданном сегменте рынка. Например, маркетинговое исследование потребительского спроса в стране, сделанное  интернет-изданием, не всегда соответствует потребительскому спросу конкретного супермаркета. А ваше подразделение маркетинга, закупает продукт, явно с непроверенной информацией, или обобщенной. При постановке задачи конкретному супермаркету на основании исследования закупленного у интернет-издания, не избежать ошибок в товарном ассортименте и их объеме.  Наличие или отсутствие описанных внутренних нормативных документов по каждому процессу (положения, нормы или стандарты, инструкции, обязанности и т.д.). Как они взаимосвязаны. Данные материалы созданы как комплексный документ или живут каждый сам по себе. Как действует адресная ответственность конкретных лиц за не выполнение тех или иных требований.  Решение по управлению оборотными средствами и затратами: материальными и финансовыми. Есть ли в данном процессе четкая позиция или ежедневно меняющаяся ситуация вводит коррективы. Есть ли конкретные стандарты нормирования оборотных средств и условий заключения договоров на закупку, нормирование затрат, издержек и т.д. Напомним, что оборотные средства есть фундамент, любого бизнеса.  Вопросы, связанные с контрольно-пропускным режимом персонала, товарно-материальных ценностей, денежных средств. Иногда за внешней организованностью данного процесса у Вас в офисе, на самих торговых и складских объектах полная неорганизованность, типа «входи, не хочу….».  Персонал – наличие, профессиональная подготовка, мотивация и ответственность, текучесть.    Вопросы контроля и оценки действий и результатов как направления в целом, так и адресно.  Этот список можно продолжать, довольно долго, но я не ставлю перед собой такую задачу, хочу уловить главное, если в вашем бизнесе достаточно много белых пятен в организации управления, или скажем,  организация управления не имеет вид завершенности, то потерь Вам не избежать.  У нас назрел вопрос, а где собственно безопасность? Если вы задаете данный вопрос, значит, настал момент ломки устоявшихся стереотипов в отношении организации безопасности.  Безопасность это, прежде всего, комплексно продуманный бизнес процесс, который учитывает все риски и имеет механизмы противодействия потерям и нарушениям. Ваши «полицейские» подразделения это один из инструментов противодействия, но не основной, основными должны быть Ваши звеньевые управленцы. Противодействие, специальными подразделениями, не решит вопрос организации безопасности в целом. В технологии защиты бизнеса, должен присутствовать элемент организации упреждения причин потерь. Упреждение потерь, это задача управления. Создать благоприятную среду для упреждения потерь можно только системно, продуманным бизнес процессом. Противодействие же, в основном направленно на обслуживание негативного человеческого фактора. Таким образом, если на организационном уровне, у Вас нет системных решений защиты бизнеса, то на уровне нечеткой организации бизнес процессов, никакая «охрана», особенно наёмная, данную задачу не решит.  Нет универсального решения технологии безопасности, для каждого предприятия оно особенное, такое же особенное как организация самого бизнеса. Автор: Сергей Кальницкий, Исполнительный директор ООО «К-ТЕК», руководитель направления «Управление безопасностью в бизнесе». Безопасность в торговле, технологии, управление компанией Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster