27 січня 2020

СОБРАНИЕ. ИЛИ 11 ПРАВИЛ ЭФФЕКТИВНОГО НАСТАВНИЧЕСТВА ПЕРСОНАЛА.

Для проведения плановых, регулярных собраний достаточно 30 минут. Выбирается отрезок времени, когда на складе меньше всего нагрузка. Как вариант, до или после перерыва.

Важно быть готовым к собранию. Для этого нам в помощь заранее составленная повестка. Этот шаблон позволяет накапливать информацию перед собранием и помнить важные моменты при проведении. Пример повестки:

1. Приветствие.

2. Общие объявления:

Поздравление сотрудников: дни рождения, бракосочетания, юбилеи, достижениям (получение образования, повышение категории).
Представление новых сотрудников.

3. Корпоративные регламенты:

Объявление приказов, распоряжений, информационных писем, которые имеют отношение к собравшемуся коллективу.
Озвучивание изменений инструкций, правил работы.

4. Показатели деятельности:

Демонстрация основных показателей деятельности склада. Ключевые показатели измерения производительности, эффективности, качества, своевременности. Важно отмечать показатели, которые отклоняются от норматива или на грани отклонения. Озвучивать те мероприятия, которые предпринимаются для нормализации ситуации.

5. Инциденты:

Разбор ошибок, жалоб, рекламаций, инцидентов связанных с деятельностью склада.
Общее количество ошибок, доля ошибок от числа всех операций.
Прежде всего важно озвучивать причины ошибок, чтобы все сотрудники учились на чужих ошибках.
Вырабатываем мероприятия по предотвращению ошибок. Примером может быть перемещение схожих товаров в разные адреса. Дополнительная маркировка товара или адресов, где находятся проблемные позиции. Изменение процессов, инструкций.

6. Задачи. На складе всегда есть дополнительные, вспомогательные задачи, направленные на развитие и модернизацию. Как то изменение топологии, модернизация оборудования, изменение зон и т.п.:

Контроль результата и статуса выполнения ранее поставленных задач. Ответственные сотрудники отчитываются.
По результатам выполнения, назначаются задачи на следующий период. Желательно, чтобы это были короткие задачи. Которые можно выполнить в период между собраниями. Если задача большая, то разбиваем ее на блоки. В обязательном порядке назначаются ответственные.

7. Обратная связь:

Даем обратную связь по ранее зафиксированным вопросам коллектива.
Обратная связь очень важна. Она формирует доверие коллектива к руководству. Подтверждает нашу заботу.

8. Вопросы и предложения:

Даем высказаться коллективу. В некоторых случаях им необходимо вылить накопившийся негатив. В таком случае слушаем и слышим. Фиксируем эти вопросы.
Высказаться должен иметь право каждый.
Если ответ на вопрос есть сразу, то даем ответ. Если ответ требует времени, то записываем и даем обратную связь на последующих собраниях.
В особо сложных ситуациях возникает волна, а то и цунами возмущения, то имеет смысл выслушать и предложить разобраться с особо наболевшим вопросом отдельно. Предложить встретиться с назначенными коллективом делегатами. Сделайте так, чтобы среди делегатов были ваши неформальные лидеры. Это может помочь в быстрейшем разрешении ситуации.

9. Инновации:

На протяжении всего собрания фиксируем инновации сотрудников.
Рациональные предложения включать в график задач склада. По результату внедрения инноваций поощрять инициаторов: премирование, дополнительные выходные, билеты в кино и т.п.

10. Обучение:

Изучение товарной номенклатуры склада. Особенный акцент на особенностях идентификации, маркировки, счета, упаковки. Наглядно демонстрируем продукцию.
Изучение, повторение инструкций и правил. Делаем акценты на ключевых пунктах документов.
Проводит рубрику назначенный сотрудник. Назначаем по графику или же как поощрение или как наказание.
Выбор номенклатуры и документов проводим по накопленным инцидентам.

11. Завершение собрания:

Обязательно закончить на позитивной ноте и пожелать всем продуктивной рабочей недели.

Дополнительные организационные моменты:

Не забываем говорить спасибо, там, где коллектив этого заслуживает.
Делать аргументированные замечания по проблемам, при этом стремиться прежде всего устранить или минимизировать проблему в будущем.
Наказание не всегда штраф. Иногда достаточно публичного предупреждения. В каких-то случаях можно штраф заменить на исправительно-трудовые часы или задачи.
Модерация мероприятия. Контролируем, чтобы эта часть собрания не превратилась в балаган. Не позволяем опускаться до мелочей и пустословия. Пресекаем возможные переходы на личности и открытые конфликты.

Руководитель обязан вдохновлять коллектив на работу. Потому будьте позитивны, верьте в силу собрания, настраивайте всех на улучшения. Используйте инструмент собрания в коллективе по назначению и затраченное время окупиться сторицей.

Автор статьи: Евгений Никушин - ТОП-практик логистики с более чем 20 летним опытом, модератор и лучший спикер Всеукраинского Дня Логиста. Директор по логистике компании FADO.

Для вас есть уникальная возможность - посетить 2 master-тренинга с участием Евгения Никушина, и других ТОП-логистов Украины.

"КАТЕГОРИЗАЦИЯ ПЕРСОНАЛА В ЛОГИСТИКЕ" - 8 февраля, для вас непосредственно проведет: Евгений Никушин. Вы узнаете, как создать систему категоризации персонала на примере складской логистики! Master-тренинг состоится по адресу г. Киев, бульвар Кольцова 14-А.

"ШКОЛА ЛОГИСТОВ LOGISTICMASTER 2.0" - 27-29 февраля, г. Киев, бульвар Кольцова 14-А. Наш Master-тренинг для вас проведут лучшие эксперты по направлению логистики в Украине: Евгений Никушин, Павел Степаненко, Валерий Губарев, Николай Иванов, Марина Пакерман. Дадут практические и треоретические знания для участиников Master-тренинга, а также ознакомят с полным циклом работы предприятий логистики всех направлений! Спешите зарегистрироваться, кол-во мест ограничено!

Также приглашаем вас, 12 февраля в 19:00 посетить открытый вебинар на тему:

"Доверить ли логистику профессионалам или же развивать собственную логистику?"

Вебинар проведет: Евгений Никушин. Количество мест в онлайн комнате: 100.

При регистрации на Master-тренинги введите код "EК" и получите скидку в 10%