23 січня 2020

ИНСТРУМЕНТЫ ЛОГИСТА. ИЛИ БЕЗ ЧЕГО НЕ ОБОЙТИСЬ ЛОГИСТУ В РАБОТЕ.

У каждого ремесла есть свои инструменты. Без них никак. Зачастую в современном мире инструменты виртуальные. Точнее программные. Если бы меня поставили перед выбором только одного программного продукта, то мой выбор однозначно - Excel.

Где же я как логист использую Excel? Я с удовольствием поделюсь своими подходами.

Аналитика.

Прежде всего, для меня Excel это мощный инструмент аналитики массивов данных. В логистике случается работать с достаточно большими массивами. И благо, сейчас нет ограничения в 65 тысяч строк. Наши дети уже такого не помнят. А мы с этим жили. С помощью буквально пару кликов в сводной таблице мы получаем всевозможные выборки. А скрестив несколько таблиц, можем провести проверку данных, найти зависимости и корреляции. Как пример, отчет вашего поставщика топлива, который соединив с вашими данными, можно убедиться, что все в порядке. Или напротив найти собственную ошибку, а то и ошибку поставщика. Поверьте, разные случаи бывают.

Применение электронных таблиц для аналитики ограничивается только вашими потребностями, желанием и навыками. О навыках немного позже.

Моделирование.

Обладая статистикой и заряженные целью, можем приступать к моделированию. Можем создать плановый бюджет на следующий год. Как вариант, с несколькими сценариями развития. И более гибкого инструмента нежели Excel для этих целей я не встречал. Можем рассчитать новый склад с его площадью, зонами, адресами, оборудованием. Excel позволяет определить точку окупаемости к примеру замены ДРЛ ламп на складе на светодиодное освещение. В отличии от процесса бюджетирования многие модели носят разовый характер. В данном случае никакое специализированное программное обеспечение (ПО) не может обеспечить той широтой маневра как Excel. Да и рациональность специализированного ПО для разовых задач сомнительна.

Тестирование методик, процессов.

Отчасти, это тот же процесс моделирования. Отличие только в том, что прибегая к Excel проверяем наши процессы работы на дееспособность. Проверив на практике, мы с уверенностью можем передать наши методики, алгоритмы и подходы для дальнейшего программирования в учетных системах, в WMS, TMS… Те кто реализовывал по работе свои “хотелки” через программистов, могут вспомнить такую ситуацию. Написали красивое техническое задание. Выдали в работу. Программистам. Те успешно, дотошно реализовали. Попробовали. “Не то пальто”. Не заработало! Там поправить, там переписать. И тут нас ждет несколько вариантов развития события. Или возмущенные программисты проклянут нас Фортраном или обрадуются, т.к. счетчик у них, как в такси. Безусловно, я не призываю через эту мельницу пропускать все задания программистов. Но в некоторых случаях настоятельно рекомендую. Примером может быть разработка систем сдельной формы оплаты. Процесса распределения транспортных затрат. Последний процесс очень увлекательный. Кому интересно, то пишите в комментариях.

Тестирование позволяет нам “потренироваться на кошках” перед тем как идти на настоящее дело.

Автоматизация.

Случается, что есть необходимость преобразовать вашу информацию. Подготовить данные к экспорту в какую-либо систему или отчет для внешних контрагентов причесать к должному формату. Опять же в помощь электронные таблицы. Настроили однажды файл. Прописали формулы и зависимости. Остается лишь обеспечить импорт внешних данных в файл. А дальше дело техники. Вместо того, чтобы тратить попусту время на рутинную и однотонную работу каждый месяц, получаете результат за пару кликов.

Костыли.

Это одна из моих самых нелюбимых ролей для использования Excel. Но бывают случаи, когда ждать программной реализации процесса приходиться долго, а результаты нужны уже сегодня. В таком случае создаем “волшебный” файл. В который затягиваются данные извне. Обрабатываются внутри файла и выдают результат “на гора” в надежные руки наших складских сотрудников. Примером таких реализаций из моей практики могу привести файл по определению товаров для пополнения зоны пикинга. Или чудо-файл по оптимизации размещения товаров на складе.

Опять же это временное решение, но с результатом уже сегодня.

Макросы.

Это уже “тяжелая артиллерия” ваших навыков работы с Excel. Выполняя ранее рассмотренные примеры использования электронных таблиц, может возникнуть рациональность написания макроса. Главное не увлечься и понимать, что время на написание макроса соизмеримо с экономией вашего времени. В некоторых случаях написание макроса даже приветствуется. Это экономит не только время, но и делает файл меньше. А при должной сноровке прочесть логику с комментариями в коде VBA проще, нежели все это выкапывать среди вороха формул и связей по ячейкам. В других случаях макрос позволяет избавить вас от ручного и монотонного труда.

Макрос - это сложно (представляю как улыбнуло это утверждение какого-нибудь “сеньора-программера”), но при должном подходе рационально.

Не все так радужно.

Для работы с Excel нужны навыки. Надо знать формулы. Но как и любой другой инструмент, Excel направлен облегчить нам жизнь при использовании инструмента по назначению. Как же “научиться Экселю”? Моя рекомендация - идти от практики. Реализация насущных задач - это лучший способ обучения. Google нам в помощь. Но и хороший наставник категорично полезен.

Велика вероятность механической ошибки. Не закрепил диапазон или не растянул формулы. Все поплыло и поехало… “Шеф все пропало”. Никто от этого не застрахован. Избежать возможности сломать весь файл или получить на выходе полный бред можно, если выполнять изменения в файле пошагово. Сделал - проверил на логику, на соответствие ожидаемому результату. Выполняем следующий шаг. Что-то пошло не так? Исправляем ошибку или же просто проматываем действия назад.

Мудреные расчеты с использованием формул массива могут привести к длительному пересчету результатов. В таком случае я прибегаю к макросам. Ну, или же хотя бы отключаю автоматический пересчет формул пока вношу данные. Внес данные - пересчитал формулы.

Безусловно, в работе с электронными таблицами возникают проблемы, но главное настрой на результат. Придут и решения.

Microsoft Excel - это самый известный программный продукт по работе с электронными таблицами. Во многих случаях может быть достаточно Google Таблиц. Ценителей свободного программного обеспечения могу обратить внимание на OpenOffice Calc. Лично я уже более 5 лет имею опыт использования бесплатного WPS Spreadsheets на операционной системе Linux. Для решения задач средней сложности вполне достаточно. За последние годы этот офисный пакет программного обеспечения вышел на очень достойный уровень. А вот для сложных задачах прибегаю к старому доброму Excel. Тому есть ряд объяснений, но это уже совсем другая история….

В современном мире людям бизнеса необходимо владеть навыками работы с электронными таблицами. Знание функции ВПР - на сегодня это базовый уровень. Тот кто знает что такое VLOOKUP -уже знаток. Умение заменить ВПР на ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ - достойно уважения. При всем этом, не столь важно каким количеством функций вы пользуетесь и насколько изощренные методы. Важны исключительно результаты от использования электронных таблиц. Используйте инструмент по назначению.

P.S. Хочется спросить: "А как вы используете в своей работе Excel?". Но статья удалась длинная и мало кто дочитает до этих строк.

Автор статьи: Евгений Никушин - ТОП-практик логистики с более чем 20 летним опытом, модератор и лучший спикер Всеукраинского Дня Логиста. Директор по логистике компании FADO.

Для вас есть уникальная возможность - посетить 2 master-тренинга с участием Евгения Никушина, и других ТОП-логистов Украины.

"КАТЕГОРИЗАЦИЯ ПЕРСОНАЛА В ЛОГИСТИКЕ" - 8 февраля, для вас непосредственно проведет: Евгений Никушин. Вы узнаете, как создать систему категоризации персонала на примере складской логистики! Master-тренинг состоится по адресу г. Киев, бульвар Кольцова 14-А.

"ШКОЛА ЛОГИСТОВ LOGISTICMASTER 2.0" - 27-29 февраля, г. Киев, бульвар Кольцова 14-А. Наш Master-тренинг для вас проведут лучшие эксперты по направлению логистики в Украине: Евгений Никушин, Павел Степаненко, Валерий Губарев, Николай Иванов, Марина Пакерман. Дадут практические и треоретические знания для участиников Master-тренинга, а также ознакомят с полным циклом работы предприятий логистики всех направлений! Спешите зарегистрироваться, кол-во мест ограничено!

Также приглашаем вас, 12 февраля в 19:00 посетить открытый вебинар на тему:

"Доверить ли логистику профессионалам или же развивать собственную логистику?"

Вебинар проведет: Евгений Никушин. Количество мест в онлайн комнате: 100.

При регистрации на Master-тренинги введите код "EК" и получите скидку в 10%