Сколько стоит автоматизация бизнеса и стоит ли она того? Интервью с Олегом ПЕТРЕНКО ("Би Джи Эс Солюшнс")

Сегодня достаточно много ИТ-компаний предлагают свои решения на рынке. Ведь в современном мире автоматизация бизнес-процессов стала неотъемлемой частью работы любой конкурентоспособной компании. Сколько стоит автоматизация бизнеса? И насколько необходимы вложения в инновации? Об этом рассказал в ходе интервью Олег ПЕТРЕНКО, руководитель службы управления проектами «Би Джи Эс Солюшнс»…

PL: Олег, компании, в том числе, среди наших читателей и участников проекта, уже достаточно много слышали о «преимуществах автоматизации» процессов. Вполне объективный вопрос, который возникает у бизнесменов – зачем и на что нужно выделить деньги, т.к. предложений по автоматизации различных процессов сейчас много, а бюджеты – определены на основные задачи?

Олег ПЕТРЕНКО (О.П.): Относительно того «зачем»: все определяется конкурентной борьбой. На конкурентном рынке выживает сильнейшие и те, кто работает наиболее эффективно. Любой бизнес на современном рынке должен постоянно развиваться, повышать свою эффективность, иначе его просто подвинут те, кто оказался успешнее и результативнее в собственном развитии. Те, кто тратит все деньги только на поддержание текущей операционной деятельности, рано или поздно окажутся на обочине рынка.

А вот что касается того, на что выделить деньги, какие точки приложения усилий выбрать для получения максимального эффекта от автоматизации, – тут все очень индивидуально. Я уверен, что в большинстве случаев руководство предприятий если не явно, то, по крайней мере, интуитивно знает и чувствует, где можно быть эффективнее, какие участки могли бы работать лучше.

Но тут также стоит предостеречь от так называемой «лоскутной» автоматизации – когда автоматизация происходит фрагментами, по принципу «допилим там, где нужнее». Это приводит к тому, что информационная структура предприятия превращается в такое себе «лоскутное одеяло», которое начинает трещать по швам. Поэтому, если есть возможность, лучше планировать автоматизацию в комплексе, планируя и проектируя развитие единой информационной структуры предприятия. Это даст преимущества в повышении прозрачности деятельности компании для руководства, увеличении эффективности управления и быстроты реакции на изменения окружающей среды, и т.д.

PL: В одном из интервью Вы сказали, что одна и та же ИТ-работа может по-разному стоить для компании, и упомянули, что это зависит от «внутренних факторов» самих компаний-заказчиков. Хотелось бы понять, что представляют собой эти «внутренние факторы»?

О.П.): При оценке стоимости работ компании-внедренцы отталкиваются от прогноза своих трудозатрат, необходимх для достижения оговоренных целей проекта. Тут правильнее сказать, что не одна и та же работа, а достижение одних и тех же целей, может стоить по-разному. Просто потому, что в одних организациях это дается легко, а в других – потребует моря усилий со стороны всех участников проекта.

Под «внутренними факторами» я понимаю организационную готовность предприятия и его ключевых лиц к ИТ-проекту. Сюда можно отнести:

•             Заинтересованность высшего руководства компании

•             Наличие сторонников или противников проекта среди ключевых лиц и рядовых пользователей

•             Наличие четко сформулированных целей, задач, приоритетов, критериев достижения целей

•             Уровень корпоративной культуры

•             и т.д.

Т.е. это все те свойства и подходы внутри организации-заказчика, которые будут помогать, либо, наоборот, препятствовать продвижению проекта.

PL: Олег, 50% успеха ИТ-проекта Вы определили стороне заказчика. От кого в компании-заказчике (начиная с акционеров и заканчивая конкретными специалистами) зависят эти 50%?

О.П.: Пожалуй, самый основной, если не единственный фактор, влияющий на успех проекта, – это заинтересованность и вовлеченность высшего руководства компании. Все остальные факторы – это то, что может способствовать либо препятствовать продвижению проекта, но никогда не станет непреодолимым барьером.

К сожалению, бывают случаи, когда руководитель организации считает, что достаточно заключить контракт на внедрение ИТ-системы, после чего вся работа будет сделана без его участия. Важно понимать, что подрядчик не имеет реальной власти в организации заказчика, поэтому внедрение любых изменений требует поддержки со стороны лиц, обладающих властью и авторитетом в организации.

Второй критический момент для успеха проекта – это наличие однозначных целей и приоритетов у заказчика. Если нет ясной цели, то не понятно, достигнута ли она, можно считать проект успешным или нет. Поэтому еще одна важная рекомендация для компаний, стоящих на пороге ИТ-проекта, – придите к консенсусу относительно целей и приоритетов проекта. Ключевые лица организации не должны превращаться в «лебедя, рака и щуку» в ходе работы над проектом.

PL: Как оценить на этапе выбора профессионализм внедренца? Ведь у многих есть уже реализованные проекты, как же понять, что для нашей компании (как заказчика) данная команда внедренцев может принести успех?

О.П.: Это сложный вопрос. Каждый раз, участвуя в предпроектных переговорах, мысленно ставлю себя на место заказчика, и ловлю на мысли, что, не будучи профессионалом в сфере ИТ-проектов, наверно, не смог бы понять, кто чего стоит.

И все же, на основе того, что знаю эту отрасль изнутри, могу сформулировать некоторые советы:

1. При первичном сборе предложений от компаний – предоставьте им достаточную информацию о Вашей специфике и Ваших потребностях. Это позволит получить обоснованные коммерческие предложения, которые можно будет между собой сравнить.

2. С осторожностью относитесь к слишком дешевым предложениям – возможно подрядчик просто не имеет достаточно опыта, и не до конца представляет объем работ.

3. Обратите внимание на репутацию компании, и сколько лет  она на рынке. Наличие сертифицированной системы менеджмента качества – также показатель организационной зрелости и компетентности компании.

4. А дальше – все внимание людям. Именно конкретные люди делают проект. Проводите встречи с командой внедрения, общайтесь. Как правило, это будут встречи с руководителем проекта и/или ведущим аналитиком. Тут следует обратить внимание на такие моменты:

a) Представители команды внедрения должны понимать специфику вашего бизнеса, разговаривать с вами на «языке бизнеса», а не на «языке технарей».

b) Попросите поделиться опытом решения схожих задач

В целом – представители команды внедрения должны вызывать доверие, вам должно быть комфортно с ними работать.

PL: Олег, в продолжение, ЧТО должна принести автоматизация бизнесу в первую очередь? Объясните на примерах различных типов ИТ-решений?

О.П.: Преимуществ от автоматизации много – это сокращение трудозатрат, увеличение оперативности работы и реакции бизнеса на внешние обстоятельства, систематизация и упорядочивание бизнес-процессов, снижение зависимости от конкретных исполнителей, возможность получения оперативной и объективной информации руководством, исключение возможностей хищений и многое другое. Что касается того, что должно быть в первую очередь, – тут все зависит от потребностей конкретного предприятия.

Если говорить по типам ИТ-решений – для ERP-решений (т.е. решений комплексной автоматизации, охватывающей все бизнес-процессы предприятия), как правило, на первое место ставится повышение надежности, снижение трудозатрат и организация т.н. «единого информационного пространства».   Зачастую параллельно всплывает множество других наболевших проблем, которые также решаются в ходе внедрения. Например – обеспечение эффективной работы с дебиторской и кредиторской задолженностью, контроль сроков отгрузок и оплат, оптимизация складских запасов и многое другое.

Для WMS-систем (системы управления складом), как правило, во главе угла – снижение операционных затрат склада, снижение зависимости от персонала, повышение скорости работы.

PL: Нереализуемые ожидания заказчика от ИТ-решения – как не допустить их возникновения?

О.П.: Это очень правильный вопрос! Вообще, работа с ожиданиями – это одна из важных составляющих ведения ИТ-проектов. Главное тут честность и открытость со стороны внедренцев и постоянная коммуникация между заказчиком и исполнителем. Нужно своевременно рассказывать и показывать представителям заказчика, что ожидается на выходе, как будет работать система, что она сможет дать, а чего не сможет. Иногда приходится спускать заказчика с небес на землю.

PL: Стоимость ИТ-проекта – насколько она может быть прозрачной? Как заказчику понять, что предлагаемое решение стоит предложенного исполнителем бюджета?

О.П.: Как правило, исполнитель определяет стоимость проекта исходя из прогноза своих трудозатрат в проекте. Мы предоставляем заказчику расшифровку – каким образом и, исходя из каких предпосылок сформирована стоимость работ, из каких блоков и этапов она состоит.

И не смотря на это, должен разочаровать, что 100%-ной прозрачности и понятности стоимости все равно не добиться. Действительно ли нужен здесь этот блок работ, точно ли для решения этой задачи потребуется именно столько часов – достоверно понять это для Заказчика зачастую не представляется возможным.

Поэтому при решении того, стоит данная работа  предложенного бюджета или нет, я бы порекомендовал заказчику идти другим путем. Прежде всего, узнать, соответствует ли рынку полученное им предложение: сравнить с информацией о стоимости реализации подобных по масштабу и сложности проектов на других предприятиях; получить альтернативные предложения от различных внедренцев. Если соответствует, то далее принимать решение о том, целесообразно ли для вашего предприятия потратить данный бюджет для достижения запланированных целей проекта.

Хочу предостеречь от выбора подрядчиков на основе только сравнения стоимости предложений. Если вы определили некий круг подрядчиков, которые предоставили Вам адекватные рыночному уровню предложения, дальше сравнивать их между собой следует исключительно исходя из профессионализма команд внедрения и комфорта Вашей работы с конкретной командой. Оценки, названные Вам на предпроектных переговорах, все равно, как правило, являются предварительными, и сравнивать их между собой не имеет смысла.

PL: Какие процессы в торговых и производственных компаниях должны быть автоматизированы в обязательном порядке и почему?

О.П.: В современном бизнесе – практически все ключевые бизнес-процессы так или иначе автоматизированы.

В обязательном порядке должны быть автоматизированы те процессы, которые в силу значительных объемов информации и/или требований к скорости ее обработки невозможно выполнять вручную. Это достаточно очевидные вещи. Например, складской учет, ведение производственных спецификаций для производства, учет серий и контроль сроков годности для пищевой промышленности и т.д. В общем, это практически вся «операционка».

Если предприятие функционирует, то эти участки у него уже как-то автоматизированы.

Я бы хотел обратить внимание на те процессы, которые на первый взгляд могут казаться необязательными и некритичными для автоматизации, но именно в их автоматизации находятся резервы повышения эффективности работы предприятия.

Например, автоматизация управления заказами и резервирование для предприятий оптовой торговли. Позволяет повысить качество обслуживания клиентов, своевременно и в полном объеме осуществлять отгрузки, тем самым повышать лояльность клиентов, объемы продаж, избегать штрафных санкций со стороны покупателей.

Автоматизация контроля взаиморасчетов (контроль процента предоплаты, контроль количества дней задолженности)  позволяет эффективно работать с дебиторской и кредиторской задолженностью, своевременно получать денежные средства.

PL: По какой причине компания может не хотеть вносить изменения в работу, автоматизировать процессы, ведь это же, по идее, упрощает работу бизнеса?

О.П.: Я не встречал ситуаций, что бы компания этого явно не хотела. Бывают ситуации, когда эти задачи просто находятся не в фокусе внимания руководства либо не в приоритете. Другой вопрос, что отдельные лица внутри организации могут не хотеть автоматизации. Причин тому может быть множество: нежелание менять привычные методы работы, угроза потери влияния либо сокращения, исключение возможностей для злоупотреблений служебным положением. Это все внутриорганизационные политические моменты, о которых руководителю организации также следует позаботиться при инициации проекта.

PL: Окупаемость проекта – приведите примеры решений, и как Вы предлагаете рассчитать их окупаемость для клиента?

(О.П.): Расчет окупаемости проекта автоматизации – это задача, которая не имеет однозначного решения. Дело в том, что внедрение ИТ-системы, особенно если мы говорим о системах комплексной автоматизации (ERP), оказывает влияние на множество аспектов деятельности предприятия. Далеко не всегда можно определить количественную, суммовую оценку такого влияния. Кроме того, отслеживая фактические результаты внедрения, сложно, а порой и невозможно выделить за счет каких именно факторов произошли изменения в результатах деятельности предприятия.

Тем не менее, оценивать предполагаемые эффекты от внедрения системы необходимо. Если не в количественном выражении, то, по крайней мере, в качественном.

По сути, любая автоматизация влияет на 4 параметра:

•             Функциональность и качество продукта

•             Улучшение обслуживания покупателей

•             Снижение операционных издержек

•             Повышение производительности активов

При старте проекта необходимо определить, какого эффекта Вы ожидаете добиться по каждому из параметров (после чего трансформировать это в конкретные цели для команды внедрения).

Далее, можно попробовать оценить в денежном выражении предполагаемые эффекты. Вот тут и кроется большинство сложностей. Если некоторые эффекты можно явно посчитать в денежном выражении (например, снижение затрат на ФОТ вследствие возможного снижения трудозатрат и сокращения персонала, или объем затрат на штрафные санкции перед покупателями за нарушение условий отгрузки), то другие – выразить в деньгах проблематично. Например, если вследствие автоматизации у ряда ключевых лиц высвободилось время и вместо текущей операционной деятельности они могут больше сил и энергии уделить вопросам стратегического развития предприятия. Очевидно, что расчет стоимости высвободившихся человеко-часов не покажет в данном случае всего эффекта от автоматизации. Либо в случае с взаимоотношениями с клиентами – можно посчитать потери на штрафных санкциях, но как в денежном выражении объективно оценить повышение лояльности клиентов либо улучшение имиджа компании?

Поэтому, на наш взгляд, при принятии решения об автоматизации в первую очередь следует делать упор на качественные, а не количественные, эффекты от автоматизации. Кроме того, часто осуществляется анализ «от обратного», т.е. определяется, что будет, если не начинать ИТ-проект. Как правило, оказывается, что без соответствующего развития ИТ-системы просто не возможна реализация стратегических целей компании, и ее развитие.

В этом смысле ИТ-проект имеет смысл рассматривать не как некоторое «коммерческое мероприятие», вложив в которое X средств, мы имеем возможность получить сумму Y в виде дополнительного дохода, а как необходимый элемент стабильного развития и выживания предприятия на конкурентном рынке. 

Беседовала:  Валентина КОР-ОГЛЫ

Портал о развитии контрактного производства: www.trademaster.ua 

 * Блиц-интервью проходило группе портала trademaster.ua в Facebook.

Следите за обновлениями на странице trademaster.ua в Facebook (https://www.facebook.com/PrivateLabel.TM).