Планирование продаж "снизу-вверх": алгоритм и практические инструменты

Ярослав СТЕПЧЕНКОВ, ведущий эксперт по системному построению бизнес-процессов компании, разработал и владеет конкретными алгоритмами расчетов на основании большого опыта в дистрибуции.

По его мнению, которым эксперт поделился на ежегодной всеукраинской конференции «DistributionMaster-2013» (Киев, 30 октября 2013г.), в управлении цепями поставок очень важна обработка первичных данных и их получения. Если данные будут некорректны и несопоставимы с тем, что их «породило», то и прогнозы будут такими. По мнению эксперта, процесс прогнозирования – это практически еженедельно процесс пересмотра прогнозов. Для этого необходимы соответствующие инструменты.

Поскольку эксперт не видел ни одного прогноза, который бы сбылся на 100%, считает, чтопрогнозирование - это процесс по минимизации неопределенности и оценке рисков, которые могут возникнуть.

Г-н СТЕПЧЕНКОВ рассказал о методике прогнозирования продаж «снизу-вверх». Поскольку прогнозирование играет важную роль в планировании и ведении бизнеса, успех в значительной степени зависит от правильности прогнозов.

Предмет прогнозирования - «минимизировать неопределенность; выявить и оценить риск».

Существует немного абсолютно надежных наборов статистических данных, характеризующих прошлое, но многие из них обычно употребляемые имеют погрешности, которые в некоторых случаях настолько велики, что сводят на нет значение статистического анализа.

По мнению эксперта, несмотря на новые достижения компьютерной технологии, прогнозирование по-прежнему следует считать в большей степени искусством, чем наукой.

На многих этапах составления комплекса прогнозов приходится прибегать к субъективным суждениям, и суждение составителя прогнозов будет более надежным, если он имеет хорошую подготовку по вопросам истории и ощущает течение времени и темп перемен.

Он должен иметь массу знаний о предмете, которым он занимается, должен знать источники соответствующих статистических данных и прежде всего знать возможную степень надежности (или ненадежности) этих источников.

Все статистические данные, даже если они собраны качественно, имеют погрешности. Первое, наличие товара на складах в дни продаж. Второе: выбранная компаниями стратегия «выталкивания» планов продаж, в результате которой компания перегружает цепочку поставок, проводя дополнительные акции и т.д.

По мнению спикера, основная проблема качества - принятая многими компаниями стратегия «выталкивания».

При данной стратегии:

• Накапливаются большие излишки, и растет запас во всех цепочках поставки;
• С целью продажи неходового товара проводятся акции по стимуляции спроса, что приводит к снижению продаж ходового товара;
• Политика «стоп-отгрузки»,  при которой по достижению определенного уровня дебиторской задолженности полностью прекращаются отгрузки на КА. При этом ходовой товар вымывается в торговой точке, а неходовой стоит без движения;

Такое поведение приводит к искусственным (неестественным) колебаниям в заказах создавая эффект Кнута, - феномен в цепях поставок, который заключается в усилении амплитуды колебания спроса (объема заказов) по мере удаления от реального источника спроса в цепи поставок.Это означает, что колебания в "конце" цепи поставок (ближе к потребителю, например, на уровне розничного оператора) намного слабее по сравнению с другим "концом" цепи поставок (далеко от потребителя, например, на уровне производителя или поставщика).

Правила прогнозирования (по определению Джеймса Морелла):

1. Корни будущего – в прошлом.
2. Прогнозы зависят от лежащих в их основе предположений.
3. Прогнозы зависят также от данных прошлого периода, которые могут содержать ошибки в широких пределах.
4. Сколько мусора внес, столько и вынес.
5. Основные тенденции изменяются только постепенно.
6. Решения относительно расходов зависят от наличия денег.
7. Финансовые изменения могут быть быстрыми; физические же происходят постепенно.
8. Один бизнес-цикл порождает следующий.
9. Статистика описывает людей и их деятельность. Совокупные величины – это несовершенные эталоны измерения, не в последнюю очередь из-за проблемы составления выборки при обследовании отдельных людей и предприятий.

10. Человек – динамическое существо: учитывайте его реакцию на проблемы. Прогнозист должен принимать в расчет человеческую мотивацию.

11. Лучшее сегодня становится нормой завтра.
12. Никогда не забывай про погоду и силы природы.
13. Относитесь с подозрением к любому результату, который не в ладах со «здравым смыслом».
14. Точно сбывшийся прогноз – это неожиданная удача.
15. Что определяет успешность работы прогнозиста? Действуя в условиях неопределенности окружающего мира, прогнозист должен уметь делать обоснованные выводы.

Прогнозисту нужен широкий объем знаний, дополняющих известные ему в качестве прогнозиста дисциплины. Хороший математик может оказаться неспособным составить надежный набор прогнозов без знания имеющихся в распоряжении фактических данных и не обладая должной рассудительностью, чтобы определить, что следует принять, а что отвергнуть.

Все формальные процедуры прогнозирования (математико-статистические) предусматривают перенос прошлого опыта в неопределенное будущее.

Таким образом, все они построены на предположении, что условия, породившие полученные ранее данные, неотличимы от условий будущего.

Стратегии, которые применяются для борьбы с эффектом Кнута:

• Vendormanagedinventory (VMI) – управляемые поставщиком запасы - управленческое решение (подход), когда поставщик, а не покупатель отвечает за управление и пополнение запасов покупателя. Принципы управления согласовываются с розничным торговцем заранее, и впоследствии основывается на предоставленных ритейлером информации о продажах. Поставщик несет ответственность за мониторинг продаж и запасов.
• CollaborativePlanning, ForecastingandReplenishment (CPFR) - совместное планирование, прогнозирование и пополнение запасов. Основная цель CPFR заключается в том, чтобы превратить цепь поставок из непоследовательной, неэффективной (с экономической и управленческой точки зрения) системы проталкивания в область скоординированной системы вытягивания, «основанного на спросе от конечного потребителя».

Эксперт пояснил, что организация в компании процесса прогнозирования «снизу-вверх» - это метод, который консолидирует в себе идеологию указанных выше стратегий.

Суть данного метода заключается в том, что информация собирается с различных торговых точек, далее она поднимается «вверх», консолидируется и выходит на уровень страны или региона.

Данное решение возможно выполнить с помощью опытных IT-специалистов на базе системы 1С в течение недели.

Основные элементы, необходимые для качественного сбора информации для последующего прогнозирования:

• Карточка Торговой Точки (ТТ) – элемент подчиненного справочника конкретного элемента Контрагенты, предназначен для фиксации информации о конкретной торговой точке.
• Спецификация ТТ – электронный документ, который содержат информацию о прогнозах продаж, является нижним элементом системы прогнозирования.
• Шаблон спецификаций – стандартная форма для оптимизации ввода данных при создании Спецификации ТТ.

Чтобы данная система работала необходимо: в счетах, заказах, расходных и возвратных накладных был введен обязательный реквизит «Торговая Точка», при этом товар должен отгружаться в данную ТТ.

По словам Ярослава СТЕПЧЕНКОВА, это повлияет на прогнозирование следующим образом:

- Прогнозы строятся для конкретной ТТ, после чего осуществляется анализ их выполнения для конкретной ТТ.

- При построении моделей возможно изъять конкретные периоды, в которые в ТТ спрос был неестественным (промо-активности; стоп-отгрузки; «затаривание» ТТ для имитации выполнения плана и пр.)

- При построении прогноза продаж, видя колебания спроса по конкретной ТТ, возможно выбрать необходимую модель поведения товара (конкретная модель для конкретного товара в конкретной ТТ), минимизировав неопределенности.

- Возможно строить следящий сигнал за тенденциями выполнения прогноза продаж в конкретной ТТ и реагировать сразу как только продажи выйдут за его пределы.

Применение следящего сигнала - это метод отслеживания необходимости изменений. Следящий сигнал выполняет две задачи: постоянную оценку степени ошибочности прогнозирования и определения предельно допустимой ошибки, выход за которую должен прерывать прогнозирование.

В такой системе задан диапазон допустимых отклонений прогноза от реального значения прогнозируемой величины, и пока прогноз попадает в область допустимых значений, необходимости в изменении постоянной сглаживания или прогнозной модели нет.

В противном случае, когда полученный прогноз выходит за рамки допустимого диапазона, система сигнализирует о необходимости замены настроенной прогнозной модели или методов прогнозирования.

При применении процесса прогнозирования «снизу-вверх» дополнительно можно получить:

- Контроль равномерности отгрузки товара в ТТ и оборачиваемости товара в ТТ (лучший эффект будет если от контрагента или полевого персонала получать данные об остатках в ТТ);

- План-фактный анализ продаж в динамике и понимание степени выполнения прогноза продаж в режиме реального времени;

- Оценку эффективности работы с ТТ:  оценка ассортиментной матрицы, затраты на работу с данной ТТ и т.д.

- Оценку промо-активностей для конкретной ТТ;

- Оценку покрытия ТТ на территории – при условии, что в базу вносятся все контрагенты и их ТТ (в т.ч. и те, с которыми не работают).

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA