22 вересня 2020

Дорожная карта интеграции бухгалтерского и управленческого учёта

На начальном этапе формирования украинского бизнеса приоритетными задачами для его владельцев чаще всего были максимизация денежных средств и быстрое приобретение новых активов. Учет на предприятиях был нацелен в основном на минимизацию налогообложения.

Но по мере роста конкурентности рынка, на первый план стали выходить задачи эффективного управления, которые невозможно решить на основе прежней системы учета.

Кроме того, все большое влияние на бизнес оказывает глобализация: по мере интеграции в мировое хозяйство компаниям все чаще требуется новая система управленческого учета, интегрированная с бухучетом. Например, в одних компаниях главный бухгалтер становится финансовым контролером, отвечающим за весь учет в компании — бухгалтерский, налоговый и международный. В других главбух остается главным ведущим налоговым экспертом компании, разрабатывающим корпоративные стандарты и процедуры отчетности и курирующим отношения с соответствующими органами. Он также проводит внутренний аудит налоговой отчетности и консультирует коллег.

Управленческий учет – универсальный инструмент оценки эффективности бизнеса

Главное назначение управленческого учета — предоставление информации руководителям. Грамотная система управленческого учета позволяет дать точные ответы на вопросы: за счет чего компания получает прибыль, и на что она ее тратит, какой из выпускаемых продуктов или какое направление бизнеса приносит наибольшие доходы, какова эффективность того или иного управленческого решения. Кроме того, управленческий учет позволяет планировать деятельность, оценивать работу сотрудников и является достаточно тонким мотивационным инструментом.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает систему управленческого учета, основываясь на собственных представлениях об информации, необходимой для принятия рациональных управленческих решений, и на многих предприятиях до сих пор еще по старинке отдельно работает отдел бухгалтерии, а всеми вопросами управленческого учета занимается или руководитель или финансовый отдел.

Такое разделение учета часто приводит к потерям данных, из-за чего львиную долю времени забирает выверка соответствия внесения первичных данных между бухгалтерским, управленческим учетом, на которых впоследствии строится управленческая отчетность, и фактическими данными. Именно для того, чтобы обеспечить достоверность данных необходимо иметь единые точки ввода первичной информации для обеих систем учета. И не только иметь, но и выполнять регламенты по осуществлению контроля соответствия учетных и фактических данных.

Преодолевая сопротивление сотрудников: внедрение интеграции обеих систем учета

Всем хотелось бы, чтобы процесс внедрения единой системы учета проходил максимально гладко. Однако опыт показывает, что внутренние реформы (и это верно для любой сферы деятельности) всегда наталкиваются на противодействие сотрудников. И в случае с интеграцией систем учета, противодействие в основном вызвано страхом потерять те данные, которые имеются на данный момент.

Ведь когда происходит процесс слияния двух учетов и построение управленческой отчетности, то они становятся взаимозависимы, что особенно пугает бухгалтеров. Преодоление данного вида сопротивления обычно решается простыми разъяснениями и наглядными примерами того, что никакие данные потеряны не будут.

Но есть и другой вид сопротивления, когда кого-то вполне устраивает существующее положение дел. Эта ситуация более сложная, так как для положительного сдвига в сторону интеграции двух систем должна быть воля собственника или ТОП-менеджмента (в зависимости от того, кто принимает окончательное решение - Лицо Принимающее Решение). Поэтому имея потребность в интеграции систем учета, ЛПР, в первую очередь, для себя и своей компании должно поставить это приоритетным вопросом, тогда сопротивление в виде чьего бы то ни было нежелания интегрирования будет преодолено. Начать сам процесс интеграции следует с определения различия в подходе оценки активов и обязательств, определении точки единого ввода информации, точки, где оценки расходятся, и проработать их максимальную автоматизацию. В противном случае внедрение либо зациклится, потеряет актуальность и безнадежно отстанет от вала фактических данных, либо результат будет далек от ожиданий.

Ключ эффективного процесса внедрения интеграции управленческого и бухгалтерского учетов

На этапе подготовки к интеграции, когда сравниваются базы, приводится к единой форме ввод данных, отрабатываются обмены - особых сложностей, как правило, не возникает. Однако сложностей стоит ожидать на этапе отладки процессов.

К примеру, на предприятии всем сотрудникам известен день Х, когда первичная информация начинает вводиться по-новому (обычно операторов приходится переориентировать на ввод более обширной информации, чем было необходимо для нужд только одного какого-то учета). В 90% случаев при внедрении новых систем оказывается, что часть персонала или не до конца воспринимает суть происходящего или попросту саботирует этот процесс.

Для минимизации последствий такого рода сбоев эксперты рекомендуют еще на этапе подготовки сформировать команду специалистов либо из сотрудников компании, либо привлекая внешних консультантов, которые бы контролировали на начальном этапе ввод информации и могли вовремя отладить процессы. Как показывает практика, наличие такой команды специалистов, не задействованной в операционной работе, сводит к нулю будущие расходы на восстановление первичных данных.

Для чего нужна интеграция бухгалтерского и управленческого учетов?

Взаимосвязь двух систем учета позволит повысить эффективность сразу нескольких направлений жизнедеятельности компании:

- оптимизация количества персонала - чем меньшее количество людей задействовано, тем меньше вероятность “человеческого фактора”, тем достовернее данные;

- качество первичной информации - так как учеты интегрированы, то изменения первичной информации одного, повлечет автоматическое изменение и во втором, что исключит расхождения первичных данных;

- достоверность и контроль всех данных;

- оперативность получения данных;

- возможность развития - аналитические отчеты, дашборды и прочее.

Нелегкий выбор для руководителя – интеграция своими силами или привлечение сторонних специалистов?

Интеграция двух систем учета – довольно сложный и тонкий процесс, поэтому перед тем, как начать ее внедрение собственными силами, руководитель компании должен быть уверен, что имеет в штате специалистов необходимого уровня. Также эти кадры не должны быть слишком вовлечены в операционную деятельность, так как последняя отнимает колоссальную долю внимания и времени, что негативно сказывается на продвижении интеграционных процессов в учетах.

Если же процесс зайдет в тупик, то лучше пригласить сторонних специалистов, которые смогут правильно сориентировать, указать на «слабые» места (в каждом бизнесе они свои) и, тем самым, ускорят процесс интеграции.

Существуют такие предприятия, на которых процесс интеграции разбит на участки ведения учета и довольно растянут во времени, а есть компании, у которых интеграция проходит за три-шесть месяцев. Причем, как в первом, так и во втором случаях могут привлекаться внешние консультанты, если у предприятия не хватает внутренних ресурсов.

Привлечение сторонних специалистов имеет ряд положительных факторов, среди которых:

- опыт реализованных интеграций позволит избежать «детских болезней» при интеграции, а значит, сэкономит время и деньги;

- привлеченные специалисты не задействованы в операционной деятельности предприятия, а значит, реализация проекта интеграции не скажется на ней;

- отсутствие у привлеченных специалистов сформированных связей внутри коллектива, а, значит, объективная оценка профессионального уровня компетенций и загрузки сотрудников, которые будут работать с системой учета;

- привлеченные специалисты решают задачу собственника по созданию системы учета понятной для него, а не наоборот.

Эффективную помощь в процессе интеграции бухгалтерского и управленческого процесса оказывает компания «Бизнес-клиника». Команда опытных экспертов «Бизнес-клиники» поможет с поиском точек соприкосновения двух учетов, оптимизацией настроек ввода информации, настройкой управленческой отчетности и сделает весь процесс отладки максимально эффективным и «безболезненным». В результате интегрированная система имеет понятную и легко контролируемую структуру.

Интеграция двух учетов – качественное изменение управления предприятием, которое потребует выйти из «зоны комфорта». В зависимости от масштаба бизнеса и уровня существующего учета, собственнику нужно быть готовым к пересмотру квалификаций сотрудников и расстановке приоритетов. Но не было ни одного случая, чтобы собственник, который прошел этот путь до конца, сказал – «Давайте вернемся к Excel!»

Бизнес-клиника

050 271 36 51

097 972 21 88

info@bizclinic.com.ua

https://bizclinic.com.ua/