Практические решения как построить эффективную систему работы с перевозчиком

Как отыскать «золотую середину» между потребностями и задачами владельца груза и возможностями оператора перевозок? Андрей ОРЕХОВ (ведущий эксперт-практик, бизнес-тренер по логистике) представил рекомендации по согласованию потребностей владельца груза и возможностей оператора перевозок.

Для примера проекта по оптимизации транспортной логистики эксперт взял данные компании, которая: имеет несколько складов по Украине, перемещение выполняется автомобилями грузоподъемностью от 20 тонн, для перевозок используется наемный транспорт.

Исходные данные: До проекта в компании был собственный транспорт, после проведения анализа – было принято решение о переходе на наемный, и автопарк был расформирован полностью.

В условиях работы с наемным транспортом, ожидания владельца груза следующие:

• время на поиск транспорта – минимальное;
• транспорт будет подан на загрузку и доставит груз, согласно расписанию;
• загрузка и размещение товара в кузове не несут рисков для товара – товар будет доставлен без повреждений и полностью;
• транспорт будет удовлетворять требованиям по весу, объему, типу кузова, типу загрузки, высоте пола при загрузке и на выгрузке;
• оплата по безналичному расчету с максимальной отсрочкой;
• доставка из Одессы в Чернигов;
• задача – обеспечить доставку груза из Одессы на склад в Чернигов каждый вторник не позднее 8:00.

Для расчета поставки используется «обратный отсчет»:

·         Машина должна прибыть в Чернигов в 7:30.

·         Переезд из Киева в Чернигов (140 км) 2-2,5 ч. Выезд из Киева в 5:00.

·         Проезд по Киеву ночью (Одесская пл. – Бровары) 1-1,5 ч. Подъезд к Киеву в 3:30-4:00.

·         Проезд из Одессы в Киев (500 км) - 7-10 ч. Выезд из Одессы – 16-18 ч.

·         Проезд по Одессе со склада – до 1 ч.

·         Сбор заказа и подготовка документов – 2 ч. Начало сборки в 13:00.

·         Поиск машины, планирование заказа.

Ожидания владельца транспорта (перевозчика) следующие:

·      транспорт будет загружен и выгружен своевременно;

·      транспорт доставит груз к месту выгрузки «без происшествий»;

·      на выгрузке не возникнет претензий по качеству/количеству;

·      оплата за выполненный рейс будет произведена своевременно;

·      затраты на выполнение перевозки не превысят плановые;

·      автомобиль не потребует расходов на выполнение незапланированного ремонта/технического обслуживания;

·      после своевременной выгрузки автомобиль будет готов к выполнению следующего рейса по расписанию.

Для данного проекта были разработаны постулаты (лозунги). Для того, чтобы при возникновении спорных ситуаций решения принимались в соответствии с ними. Они были следующие:

·      «Мы не хотим экономить, мы хотим не переплачивать»;

·      «Самое большое количество ошибок – при нарушении графиков по времени, когда «не успевают» выполнять бизнес-процесс»;

·      «Мы хотим обсудить все детали ДО начала процесса, а не решать в пожарном порядке ВО ВРЕМЯ инцидента»;

·      «Нам чужого не надо, Вы у нас наше не забирайте»;

·      «Мы договариваемся, за что именно мы платим деньги, и справедливо ожидаем, что мы это получим»;

·      «Мы не ставим целью переживать с Перевозчиком его проблемы».

При работе с наемным транспортом эксперт рекомендует следующие основные критерии выбора перевозчика: надежность перевозчика (сроки и качество доставки), стоимость услуг (стоимость перевозки, форма оплаты, отсрочка), дополнительные сервисы (для груза), гибкость в сотрудничестве.

Для исключения спорных моментов оформляется Заявка на перевозку, в которой указываются следующие данные: дата и время загрузки, место загрузки (с максимально информативным указанием адреса), Ф.И.О. и телефон контактного лица, требования к транспортному средству (тип кузова, прицепа, грузоподъемность / объем / количество и тип паллет, способ загрузки, требования к температурному режиму при перевозке, дополнительные требования к грузу), дата, время и место выгрузки, специальные требования к грузу, круглосуточно доступный контактный телефон Заказчика.

Для исключения «спекуляций» на стоимости перевозок при изменении в цене топлива был принят следующий алгоритм:

·      Стоимость топлива определяется по данным сайта (uapetrol.com).

·      Стоимость топлива фиксируется на календарный месяц.

·      Изменение стоимости перевозок происходит в случае, если цена 1 литра топлива изменилась более чем на 5%. При изменении стоимости топлива на 5%, стоимость перевозки изменяется на 1,5% (за каждые 5% изменения стоимости топлива).

·      Стоимость перевозок будет пересмотрена, если изменение стоимости топлива (более 5%) «продержится» более семи календарных дней.

Для анализа качества работы перевозчика, были введены условные баллы за нарушение оговоренных стандартов транспортного обслуживания.

·      Отказ от выполнения перевозки (отсутствие машины на загрузке, несоответствие требованиям в заявке) – 100 баллов

·      Опоздание на загрузку менее чем на 4 часа, не вызвавшее нарушение графика работы склада – 16 баллов

·      Опоздание на загрузку более чем на 4 часа, и/или вызвавшее нарушение графика работы склада – 30 баллов

·      Некорректное поведение водителя на загрузке – 10 баллов

·      Опоздание на выгрузку менее чем на 4 часа, не вызвавшее нарушение графика работы склада – 18 баллов

·      Опоздание на выгрузку более чем на 4 часа, и/или вызвавшее нарушение графика работы склада – 32 балла

·      Акт брака/недостачи по вине водителя на сумму не более 1% от стоимости груза (но не более 2000 грн.) – 10 баллов

·      Акт брака/недостачи по вине водителя на сумму более 1% от стоимости груза (и/или более 2000 грн.) – 10 баллов

·      Акт брака/недостачи по вине водителя на сумму более 20% от стоимости груза (и/или более 2000 грн.) – 100 баллов

Пороговый уровень прекращения сотрудничества – 97 баллов.

Регистрация результата перевозки осуществляется после получения товарно-транспортной накладной (ТТН). Сотрудник заполняет лист-опросник по перевозке (логические «да»/«нет», цифровые значения). Руководитель отдела контролирует учет инцидентов по чек-листу.

Баллы начисляются на компанию-перевозчика, а не на транспортное средство (суммируются по всем ТС). Начисление баллов не отменяет финансовые штрафные санкции, предусмотренные договором на перевозку. Решение спорных вопросов по начислению баллов – компетенция директора по логистике. Если в течение календарного месяца компания-перевозчик не получила ни одного условного балла, ранее накопленные баллы аннулируются. «0 условных баллов» в течение двух месяцев – может привести к сокращению срока оплаты (отсрочки) за выполненные перевозки в данном месяце.

По материалам 9-й Всеукраинской практической конференции, которая состоялась в рамках празднования 9-го Дня Логиста™ 31 мая 2013 года. Полный материал читать: Реальные инструменты для реального бизнеса. Итоги 9-го Всеукраинского Дня Логиста™

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA