04 декабря 2014

Эффективные способы уменьшения "пересорта" собранных заказов. Опыт "Аскания Фроузен Фудс"


Эффективные способы уменьшения "пересорта" собранных заказов. Опыт "Аскания Фроузен Фудс"

При борьбе со складскими ошибками ситуации необходимо систематизировать, выявлять наиболее распространенные, искать и исправлять их причины. Юрий ВОВК, Технический директор «Аскания Фроузен Фудс», на примере реализованного проекта предоставил* последовательность действий для уменьшения пересорта в собранных заказах.

*Выступление в рамках 12-й Всеукраинской конференции Всеукраинский ДЕНЬ ЛОГИСТА® (28 ноября).

 

При сборке всегда происходят ошибки: не находят товар, отгружают меньшее или большее количество, пересорт, формирование не тех документов или документов с ошибками – такие ситуации необходимо сначала систематизировать, потом выявлять наиболее распространенные, искать и исправлять их причины. Эта работа не приносит быстрого эффекта, но со временем делает весомый вклад в оптимизацию сборки на складе.

 

Можно прибегнуть к услугам поставщиков WMS систем, однако это не дешево и актуально тогда, когда количество позиций/номенклатур на складе от 1000 и выше. В «Аскания Фроузен Фудс» количество позиций - порядка 500 наименований, поэтому было принято решение WMS не внедрять.

Борьба со складскими ошибками, чтобы уменьшить пересорт в собранных заказах, ведется следующим образом:

1) Анализ ошибок.

2) Выявление причин ошибок.

3) Проектирование решений по снижению ошибок, пересмотр бизнес-процессов.

4) Внедрение проекта.

5) Анализ эффективности.

 

Анализ ошибок

В первую очередь необходимо определить сотрудника, который в полном объеме представит информацию о проблемах при отгрузке, поставках. В нашем случае – менеджер по логистике, который принимает и обрабатывает документы от водителя-экспедитора со склада. Отчет о возврате поставок предоставляется еженедельно. Полученная информация по возникшим проблемам анализируется.

Основные ошибки склада:

1.  Пересортица товара;

2.  Недогрузили;

3.  Не отгрузили.

 

Выявление причин ошибок

Причина пересортицы в том, что визуально отличить одну модификацию товара от другой очень сложно. Скажем, на складе хранятся ноутбуки одной и той же модели, но с разными по объему жесткими дисками. Коробки ноутбуков, различных модификаций, похожи как братья-близнецы. Идентифицировать ту или иную модификацию можно только по артикулу товара, нанесенному на коробку в виде букв и цифр. А артикул этот может быть очень длинным. Если Вы целый день отгружаете коробку за коробкой, то не удивительно, что в какой-то момент Ваш глаз подведет Вас, и вы отгрузите не ту модификацию ноутбука.

Недогрузили - не смогли найти позицию на складе, пропустили при сборке и контроле товара. Было выявлено, что причиной стал человеческий фактор и отсутствие возможности расстановки товара в другом порядке.

Не отгрузили - проверенный товар оказался в другом складе – забыли. Тут причины: человеческий фактор и отсутствие отдельной площадки для отобранного товара.

 

Организация склада оказалась не рационально продуманной, а именно: на складе утром отсутствовал весь рабочий процесс, а вечером наоборот – работы накапливалось очень много. Люди соответственно, в первой половине дня частично отдыхали, а затем без перерыва, во второй половине - работали в поте лица. Данная ситуация сложилась из-за неравномерной нагрузки, основной пик работы ложился на вечер - отборка, контроль и отгрузка филиалов, командировки, а также отборка розницы, перемещения.

 

Проектирование решений по снижению ошибок, пересмотр бизнес-процессов

Учитывая проблемы, с которыми мы сталкивались, как в складской логистике, так автоматически и транспортной, было принято решение пересмотреть весь бизнес процесс.

Первым шагом было наблюдения и анализ работы всей цепочки от заказа товара до поставки клиенту, на филиал, торговую площадку.

При этом торговая команда утверждала, что они не готовы менять процесс работы. Нужное количество товара отбиралось в подходящее для них время, и по-другому не может быть. Однако факты подтверждали обратное. Решением стал проект, над которым мы работали совместно с независимым консультантом.

 

Перестроив процессы работы по всем подразделениям, определили следующую схему работы для склада:

1.  Отборка филиалов с 9-30 до 12-00.

2.  Отборка командировок с 11-00 до 13-00.

3.  Отборка Cash & Carry с 14-30 до 17-00.

4.  Отборка HoReCa с 17-00 до 19-00.

*Работу склада разделили на две смены, склад работает с 10.30 до 19.00. Смена утром 3-4 человека, на вечер пять-шесть человек. Есть сотрудники, ответственные как за отдельный склад, так и за отдельный бренд/несколько брендов. Зная это, оператор по каждому складу отдельно сбрасывает отборку.

Что касается отборки на Cash & Carry и HoReCa - один сотрудник собирает полностью все.

 

Часто упускается важный момент - человеческий фактор, а зачастую именно по этой причине, пытаемся многие действия сотрудников автоматизировать. Наблюдая за рабочим процессом, заметили, что вероятность проявления ошибок на складе из-за человеческого фактора чаще в более позднее время. Исходя из этого, проверку и контроль отобранного товара организовали в следующем порядке:

1.  Проверка товара на филиалы с 14-00 до 15-00, отгрузка с 15-00 до 16-00

2.  Проверка товара на командировки с 15-00 до 16-00, отгрузка с 16-00 до 17-00

3.  Проверка и отгрузка товара на Cash & Carry и HoReCa с 7-30 до 9-00 (следующего дня)

На приходы товара сложнее повлиять, но и здесь отдел закупок старается максимально приблизить процесс на первую половину дня.

 

В процессе работы склада, выяснили несоответствие складских документов «упаковочный лист» с фактом перемещения сотрудника по складу. Сотрудник склада, зная специфику товара и правильность сборки, начинал с тяжелой позиции и плотной упаковкой, а затем работал с более легкой и хрупкой упаковкой, собирал правильно. Но начинал работать почти с середины документа, а затем возвращался по документу – это повышает вероятность ошибки «пропуск позиции». Также зачастую допускались ошибки «пересортицы» по схожим позициям.

Набросав макет фактического маршрута «отборки» по складу, учитывая все имеющие факторы, возник вопрос: «А почему не систематизировать работу, таким образом, как происходит по факту? Тем самым подтолкнуть сотрудника к определенному маршруту движения по складу. Это должно существенно снизить вероятность ошибки».

Для данного решения, пришли к использованию адресации на складе.

 

Адресация позволила расставить товар в порядке необходимости:

1.  Порядок расстановки по группам и своим характеристикам.

2.  Похожие позиции, расставлены по разным местам, вплоть до разных рядов.

3.  За каждой позицией закреплено свое место.

4.  Появилась возможность изменения места расположения позиции, без существенных трудозатрат.

5.  Составлен оптимальный маршрут сборки товара в соответствии с упаковочным листом.

Также в обязательном порядке, спроектировали свободные места для расстановки уже отобранного товара. Данные места зафиксировали за направлением отгрузки (филиал, опт-розница, водителями).

 

Создание адресации в учетной программе не составляет особых сложностей: спроектировали склад, с учетом специфики программы, пронумеровали ячейки (паллет место) от большего числа к меньшему и наоборот.

В учетной программе, в справочнике товара (работа со справочником) добавили дополнительный столбик и назвали его «адресное пространство». Построили маршрут движения по складу и после этого начали расположения товара по складу. Расположили товар с учетом характеристик товара (тяжелое, легкое, твердая упаковка, хрупкая упаковка, группа товара, сезонность). После расстановки товара, переписали уже фактическое адресное пространство для каждой позиции и внесли в учетную программу. Параллельно запросили у IT-отдела, изменение сортировки в упаковочном листе. Сортировку сделали по адресации от большего к меньшему.

 

Анализ эффективности

 

Анализ внедренного проекта показал следующие результаты:

- Равномерное распределение нагрузки по складу.

- Упорядочили маршрут движения по складу, что существенно сократило время отборки.

- Снизили вероятность ошибки при сборке.

- Снизили вероятность ошибки при отгрузке.

- Получили независимость от старых сотрудников, быстрое обучение новых.

 

Ранее у нас по вине склада допускалось от порядка 20 до 30 ошибок в месяц, это при обороте порядка 1500 накладных. Сегодня показатель сократился до порядка 4-6 ошибок в месяц.

А также сократилось количество сотрудников на три человека (при увеличении объема работы на 10%).

На сегодня в разработке новый упаковочный лист, который еще более упростит работу на складе. Во-первых, отсутствует колонка артикула, который на складе не используется, а также добавились количество ящиков по каждой из позиций, количество штук и общее количество по накладной. Такой документ для внутренней отборки существенно облегчит и ускорить процесс, уменьшив при этом ошибку.

Мы на этом не останавливаемся, идем дальше, возможно это один из первых шагов в WMS системе.

Все эти процедуры, расчеты, планирование, необходимо делать. Также как и выявлять ошибки и причины их возникновения, поиск решений. Однако все эти действия необходимо подкреплять обучением сотрудников, беседами и наблюдениями. В 2015г. в компании планируется ввести новую систему мотивации.

 

Текст: Анастасия РУБАНОВИЧ

 

Справка ТМ:

ООО «АСКАНИЯ ФРОУЗЕН ФУДС» – поставщик продуктов питания для сетевой, розничной торговли и ресторанов в Украине. АСКАНИЯ работает напрямую с крупными добывающими и перерабатывающими предприятиями пищевой промышленности. В прайс-листе компании имеется широкий ассортимент высококачественных замороженных продуктов питания: морепродукты и рыба; овощи и ягоды; полуфабрикаты.

 

Об опыте других компаний читайте в статье: Логисты подытожили год и обозначили планы. 12-й "ДЕНЬ ЛОГИСТА®" (главные выводы 28 ноября 2014г.)

 


ПредыдущаяВесь списокСледующая


Комментарии

Ваш комментарий будет первым.

Добавить комментарий

Ваше имя*


Защита от СПАМА

Сообщение*

Лучшие компании

Личности

Блоги