15 липня 2019

Устранение барьеров, препятствующих развитию проектов по управлению электронными счетами-фактурами в мировой экономике

Большинство организаций и подразделений сталкиваются с насущной необходимостью непрерывно оптимизировать операционные процессы. Как правило, план перемен предусматривает внедрение более совершенных инструментов, технологий, процедур и процессов, направленных на повышение эффективности и производительности. Одним из самых дальновидных решений в рамках стратегии перехода организации на цифровые технологии может стать внедрение электронного оборота счетов-фактур.

По мере эволюции цифровой экономики большинство организаций было вынуждено постепенно отказываться от бумажного документооборота в пользу электронного. Технологии управления электронными счетами-фактурами позволяют не только повысить эффективность бизнеса, но и упростить соблюдение законодательных и нормативных требований стран, в которых компания осуществляет свою деятельность.

По данным KPMG, более чем в 55 странах правила электронного оборота счетов-фактур уже установлены или планируются к внедрению. Согласно этим требованиям электронные счета-фактуры должны получать цифровую подпись и направляться в государственные органы в режиме реального времени. Несмотря на то, что ни в одной стране еще не действует законодательство, регулирующее электронный оборот счетов-фактур, крупные международные компании уже сейчас должны задумываться над тем, как они будут соблюдать требования в этой области, которые могут появиться уже в ближайшее время.

Электронный оборот счетов-фактур становится все более популярным, поскольку благодаря ему компании и государственные органы получают возможность легко отслеживать закупки и выплаты дебиторской задолженности, что значительно повышает эффективность процессов аудита и позволяет получать ценные данные о затратах и продажах. Например, в Бразилии и Мексике электронный оборот счетов-фактур используется как мощное оружие в борьбе с теневой экономикой. Ричард Айнсворт (Richard Ainsworth), профессор Юридического факультета Бостонского университета, специализирующийся на налоговых программах, прогнозирует, что в будущем данные электронных счетов фактур будут отправляться в местный налоговый орган, который будет сохранять их в зашифрованном виде в облаке и управлять ими с использованием технологий распределенного реестра (блокчейн).

Кроме того, такой подход позволяет на 60–80 % сократить расходы, связанные с бумажным оборотом счетов-фактур, а также значительно ускорить процессы их оплаты клиентами. В отчете Billentis за 2017 год были определены лидеры и отстающие в области электронного оборота счетов-фактур. На первых позициях оказались страны Латинской Америки, Мексика, а также скандинавские государства. Хуже, чем в остальном мире, дела обстоят в некоторых частях Африки и Восточной Европе.

Развертывание глобальных проектов по электронному обороту счетов-фактур является непростым решением на фоне возможных последствий для организации в целом. Одной из самых серьезных проблем, с которыми сталкиваются международные компании, является обеспечение соответствия нормативным требованиям к обороту счетов-фактур. В первую очередь, сложности возникают в рамках глобальных международных проектов, поскольку в каждой из стран, в которых они реализуются, могут действовать разные законодательные нормы.

Преимущества перехода на электронный оборот счетов-фактур для бизнеса

Вероятность того, что клиент своевременно оплатит электронный счет-фактуру выше, чем при работе с бумажными документами. Бумажные счета-фактуры могут потеряться, а при их вводе в систему люди могут допускать ошибки, что может приводить к дополнительным задержкам в оплате.

Переходя на электронный оборот счетов-фактур, организации готовят свои системы к требованиям, которые могут возникать в будущем. Такой подход позволяет не только повысить эффективность бизнеса сегодня, но также упростить интеграцию и внедрение облачных и автоматизированных технологий в дальнейшем, что дает бизнесу преимущества над конкурентами.

Правильно выбирая поставщика решений для глобального управления электронными счетами-фактурами, компания получает необходимые опыт, поддержку и технологии, позволяющие модернизировать ее оборот счетов-фактур и повысить эффективность коммерческих взаимодействий в условиях фрагментированной нормативной среды.

Единая платформа для всех подразделений

Международной компании требуется комплексное решение, которое обеспечивает сбор данных не только от третьих лиц (например, поставщики и клиенты), но и от собственных подразделений. Эти данные необходимо интегрировать в центральную систему, пользователи которой при наличии соответствующих прав смогут просмотреть всю историю конкретного счета-фактуры.

Такие возможности, как быстрый и безопасный доступ к любым данным, оптимизация процессов управления счетами-фактурами и сокращение затрат на документооборот, не просто полезны для бизнеса, но являются важнейшими компонентами, формирующими прочную основу для его развития.

Объединяя данные по всем направлениям деятельности организации, такая платформа позволяет клиентам получить полное представление об их процессах управления счетами-фактурами. Благодаря этому повышается эффективность управления счетами-фактурами и точность и достоверность всех необходимых данных.

Централизованная платформа для оптимизации процессов

Применение единой платформы для управления электронным оборотом счетов-фактур позволяет бизнесу с легкостью обеспечить безопасный обмен счетами-фактурами и управление доступом пользователей к информации об истории обработки счетов-фактур в системе. При таком подходе сотрудник может проверить содержание нужного счета-фактуры и соответствие его формата установленным правилам. Внедрение такой платформы позволяет оптимизировать процесс управления кредиторской и дебиторской задолженностью на глобальном уровне. Кроме того, она обеспечивает незамедлительное предоставление необходимой информации соответствующим государственным органам.

Бизнесу нужен глобальный поставщик технологий по управлению электронным оборотом счетов-фактур, которые гарантируют соблюдение законодательных и налоговых норм различных стран, а также возможность быстрого и безошибочного обмена счетами-фактурами в рамках операционной деятельности.

Последствия принятия Общего регламента ЕС по защите данных (GDPR)

В скором времени в отношении электронного оборота счетов-фактур начнут применяться положения Общего регламента ЕС по защите данных (GDPR). Основными требованиями к любой платформе, обеспечивающей управление электронными счетами-фактурами, являются ее безопасность и универсальность. Выбирая поставщика таких технологий, бизнес требует гарантий соответствия требованиям GDPR и местных законодательных норм.

Кроме того, такие системы должны обеспечивать эффективное и безопасное управление доступом, обеспечивая надежную и защищенную адресную доставку счетов-фактур. Поставщик платформы также должен гарантировать возможность чтения счетов-фактур, хранящихся в архиве.

Заключение

Очевидно, что внедрение электронного оборота счетов-фактур дает бизнесу заметные экономические преимущества, и по мере принятия соответствующих правовых норм все большим количеством стран компаниям неизбежно придется задуматься о переходе на соответствующие новые технологии.

Организации, работающие на международном рынке, часто сталкиваются с различиями в законодательных нормах между странами. Чтобы избежать трудностей на этом пути, необходимо выбирать поставщика технологий EDI, который знаком с действующими в разных странах законами и поможет бизнесу эффективно ориентироваться в условиях постоянно меняющейся правовой среды.

Выбирая поставщика решений для электронного оборота счетов-фактур, компании рассчитывают оптимизировать соответствующие процессы, чтобы сосредоточить основное внимание на операционной деятельности, приносящей прибыль.

Переход от бумажного к электронному обороту счетов-фактур на основе технологий EDI может восприниматься как серьезное организационное изменение, сопряженное с значительными трудностями. Тем не менее, своевременно принимая такое решение, организация может провести адаптацию систем на удобных для себя условиях, не дожидаясь, пока давление рынка и возросший уровень конкуренции вынудит ее сделать это.

Технологии управления электронными счетами-фактурами Comarch

Предлагаемое компанией Comarch комплексное решение обеспечивают экономически эффективное управление всеми процессами, связанными со счетами-фактурами, как в электронной, так и в бумажной форме. Мы предлагаем клиентам услуги многоязычной службы поддержки и совместимость с решениями других компаний по всему миру, предоставляя централизованную облачную платформу для электронного взаимодействия с поставщиками и заказчиками. Благодаря применению таких передовых возможностей, как машинное обучение, мы гарантируем надежную проверку содержания счета-фактуры и корректное преобразование его формата. Процесс перехода осуществляется в полной безопасности, и вы можете просматривать информацию о его состоянии на любом этапе. Кроме того, вы получаете возможность полностью оптимизировать и автоматизировать процессы управления входящими и исходящими счетами-фактурами.

Читайте также: Централизованное управление электронными счетами-фактурами в международных компаниях — интервью с представителем компании Comarch