27 червня 2019

Почему проекты автоматизации в цепи поставок проваливаются - и как этого не допустить?

Неудачи в проектах - спутник любого бизнеса. Секрет в том, чтобы не замалчивать, а говорить о них, считает Татьяна Богдан, коммерческий директор LLC Sluno Ukraina. В своем докладе на ХХІ Всеукраинской конференции День Логиста она последовательно рассказывает - каким образом каждая неудача открывает возможность дальнейшего роста и успеха.

Составляющие проектов и проблемы в них

“Каждая проблема в проектах, с которыми я сталкивалась, была связана с отсутствием или дисфункцией одной из составляющих, которые мы сейчас перечислим”, - говорит Татьяна Богдан.

Видение. Так называемая bigger picture, включающая в себя все последовательные этапы работы над проектом и то, как он будет выглядеть в законченном виде. Татьяна Богдан отмечает: “вначале такого рода визуализация была довольно проблематичной, однако со временем я научилась представлять проект в комплексе и его результат”.

Выбор системы, способной создать продукт, который будет соответствовать желанному нами результату. Однако самой системы недостаточно - нужны еще и процессы. Не научившись выбирать системы и справляться с процессами, вы научитесь делать “беспроблемные” проекты.

“Я училась в ЕС и в США. Наверное наибольший эффект я получила на складе Walmart, когда я увидела на одном складе технологически скомпонованные технологии, которые знают складские сотрудники, - делится опытом Татьяна Богдан. - 100-тысячный склад Walmart, ошибок 0,1%. После этого нас отвезли на 100% автоматизированный склад, и там было очень мало людей. Но склад работает, как тетрис. Робот берет упаковку, и мы смотрим - куда он ее получит на паллете. Из тех товаров, которые мы с вами знаем, самых обычных товаров, собирается абсолютно ровная паллета по заданным данным. Как у вас это получается? Информация и мастер-дата. Без этого системные проекты очень часто терпят неудачу”.

Следующая составляющая - правильное время для проекта. Время может иметь очень много понятий для каждого конкретного проекта. Если для складских операций очень важно понимать, когда есть нагрузка, а когда ее нет, какие требования у клиентов, какие у поставщиков, время - очень важный фактор и с ним нужно научиться справляться.

“О том, как работает время, я лучше всего поняла в Израиле, - отмечает Татьяна Богдан. - Потому что там я изучала работу фреш-цепочек. Если ты видишь, как доставляется молоко от производителя до супермаркета в 40-градусной жаре, ты очень хорошо понимаешь, что нужно сделать транспорту, складу и управлению запасами, для того, чтобы все прошло без проблем”.

Финансы - составляющая, о которой не приходится слишком долго распространяться: все понимают, зачем нужны деньги.

Риски - фактор, который присутствует во всех проектах. Татьяна Богдан делится собственным опытом: “Я постоянно искала ответ - как работать с рисками. Мне очень повезло, потому что я поехала в Японию и там у нас была встреча в Ассоциации логистики. Я задала вопрос - а что самого важного в работе логистики в вашей стране?”. Японские коллеги назвали три фактора, два из которых оказались близки и понятных украинским логистам - финансы и стоимость логистики, а также человеческий персонал. Однако третий фактор оказался неожиданным - работа логистики в условиях форс-мажора. Татьяна Богдан посетила Японию в 2013-м - год, когда произошла ужасная катастрофа на Первой Фукусимской АЭС. Страна, оказавшаяся на несколько лет совершенно парализованной, впоследствии приняла для себя стратегическое решение - разработать сценарии для того, чтобы правильно действовать в условиях форс-мажора.

“В Украине мы далеко не всегда прописываем сценарии на случай форс-мажора, - отмечает Татьяна Богдан. - Но, так как мы все-таки представляем структуру и персонал, который является обеспечивающим для жизни людей и всего, эти сценарии у нас должны быть обязательно. Если вы ставите на склад систему, а в это время происходит хакерская атака - что вы будете делать? Обязан быть план”.

Человеческий ресурс - еще один важнейший элемент, который не требует особых пояснений.

И финальный, последний элемент - чтобы обозначить его, Татьяна просто ставит знак вопроса. Ведь у каждой компании есть “что-то еще”, что всегда помогает сделать проект успешным.

Способы вывода проектов из проблемных уровней

Чтобы обозначить “спасательные круги”, которые могут последовательно вывести проект из проблемного уровня, Татьяна Богдан рисует пирамиду.

Первый уровень - окружение и тот результат, который необходимо получить.

Второй уровень - то, как вы собираетесь это сделать.

Третий уровень - компетенции, которые потребуются для того, чтобы осуществить задуманное.

Четвертый уровень - ценности, которые несет проект.

Пятый уровень - роли.

Шестой уровень - самый важный, и тут Татьяна Богдан решает объяснить его наполнение несколько более подробно. “Часто бывает так, что проект работает успешно, группа проекта функционирует идеально, - говорит она. - Процесс приближается к финишу, и вроде бы все хорошо, успешный проект реализован и группа получает стресс - все закончилось, а что дальше? А что, если следующего проекта нет? То, как избежать этого стресса - как раз та ценность, о которой мы говорим”.

Чтобы объяснить, как работает последняя ценность, Татьяна Богдан приводит пример европейской страны, которая внедрила общую маршрутизацию всего грузового парка страны. В результате страна получила огромную сумму по Киотскому соглашению, потому что сократились вредные выбросы в атмосферу. А каждая компания получила 90%-е заполнение обратной ходки. Иными словами, выиграли все - именно так работает “верхняя” ценность, которая не дает проектной группе очень сильно расстраиваться. Ведь они понимают, что работали для чего-то большего.

Каким образом определяется успешность проекта? Татьяна Богдан описывает свое видение: должен быть удовлетворен инвестор - тот, кто давал деньги на проект; он должен получить возврат инвестиций. Кроме того, должен быть удовлетворен заказчик и исполнитель. И четвертый момент - каждый (даже самый рядовой) участник проекта должен быть удовлетворен.

Для руководителей проектов Татьяна Богдан советует следующую шкалу: от 1 до 10.

Если вы чувствуете уверенность на 10, отмечает она, и можете контролировать все области, используя в каждой области подобную пирамиду, каждый следующий уровень пирамиды будет решать в вашем случае проблемы предыдущего. Найдя ценность, вы можете спуститься по уровням пирамиды обратно и что-то корректировать при необходимости.

“Так или иначе, ваш успех - это ваша уверенность на 10, - говорит Татьяна Богдан. - Если вы чувствуете свою уверенность на 5, подумайте, стоит ли идти в этот проект. Если ваша уверенность от 5 до 10, задайте вопрос - а чего мне не хватает. Что еще нужно, чтобы я почувствовал себя на 10”.

Читайте также: XXI Всеукраинский День Логиста