Оптимизация бизнес-процессов склада

В ходе семинара 45 участников обсуждали вопросы оптимизации бизнес-процессов склада. О том, как привести в порядок бизнес-процессы склада рассказал Валентин МАЕВСКИЙ – сертифицированный REFA тренер, директор «Логистической мастерской» Международного института бизнеса. В ходе своего выступления г-н Маевский раскрыл тему: «зачем, когда и как заниматься бизнес-процессами», предостерегая тех, кто планирует внедрение WMS, удержаться от двух крайностей:  - надеяться на стандартизацию процессов во время внедрения; - построение максимально подробной модели работы склада в данный момент. Перенесение этой модели в новую организацию. «Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS возведет их в квадрат», - подчеркнул Валентин Маевский. По мнению эксперта, обязательным условием успешного проекта внедрения WMS является приведение в порядок процессов на складе: их описание и визуализация, а также оптимизация. Основными этапами внедрения процессного подхода к организации работы склада, по словам г-на Маевского, являются:  - определение процессов, карты процессов; - документирование процессов; - определение показателей процессов; - внедрение процессов; - внедрение мониторинга и измерения процессов; внедрение анализа и улучшения процессов. С какой функции начать оптимизацию бизнес-процессов на складе?  Валентин Маевский предлагает последовательно описывать и оптимизировать по две процедуры, связанные между  собой:  - брак и инвентаризация; - прием и размещение; - внутрискладские перемещения и, собственно, отбор; - упаковка и отгрузка. Параллельно – второстепенные процессы: сборка наборов и стикеровка, др.  В ходе выступления, г-н Маевский раскрыл основные причины, зачем необходима оптимизация бизнес-процессов склада:  - чрезмерный бюрократизм; - локализация подразделений; - иерархическое мышление; - недостаточный поток информации; - неточное определение связующих звеньев; - стратегические цели предприятия не известны;

Как побороть «черные дыры» в работе склада? 

Так назвал свое выступление консультант по оптимизации бизнес-процессов склада, коммерческий директор Quantum International – Алексей ГЛАДЫШЕВ. Эксперт раскрыл особенности организации работы предприятия, предлагая рассматривать последнее как процесс.  Черные дыры, характеризующие результат типичных ошибок в работе склада, г-н Гладышев определили следующим образом.  Типичные проблемы приемки товаров «всплывают» при:  - проверке документов и целостности пломбы; - проверке правильности укладки ТМЦ; - проверке ТМЦ по количеству и качеству; - оформлении документов; - проверке кузова автомобилей и др. Типичные проблемы при размещении товаров обусловлены:  - доступом к зоне хранения сотрудников других участков склада; - отсутствием стратегии размещения; - отсутствием адресного хранения; - несоблюдением регламента (весогабаритные характеристики товаров, партии, серийные номера, «соседство» несовместимых товаров и т.п.). Типичные проблемы комплектации заказов и отгрузки:  - пересортица; - недогруз (отсутствие товара в местах подбора или хранения); - намеренное «довложение» продукции; - ошибки в отгрузочных документах; - недостаточный контроль выезжающего транспорта. Все перечисленные проблемы наряду со сложностями инвентаризации, управления транспортом в складской зоне, воровством,  а также неудовлетворительными условиями работы и недостаточной мотивацией персонала, вызывают необходимость внедрения на предприятии системы управления складом – WMS.  Критериями выбора WMS, согласно практическому опыту Алексея Гладышева, являются:  - наличие штата специализированных сотрудников в стране деятельности; - наличие положительных отзывов клиентов в стране присутствия; - наличие имиджевых клиентов; - целевые группы и отрасли реализованных проектов; - возраст решения и динамика развития системы; - срок возврата инвестиций; - адаптируемость и масштабируемость; плановые сроки внедрения. 

WMS – риски и ошибки.

 Подготовка к внедрению – от «AS IS» к «TO BE…». Анализ бизнес-процессов и начало внедрения  Андрей ОРЕХОВ, эксперт в области автоматизации предприятия, технический директор компании Lux Logistic Service, поделился опытом внедрения WMS на складе логистического оператора. WMS, по мнению г-на Орехова, - ни что иное, как программа управления складом, предназначенная для автоматизации большинства складских процессов и минимизации возможных ошибок по причине «человеческого фактора». Основная задача WMS, как отметил Андрей Орехов, - актуально поддерживаемое адресное хранение. С применением системы управления складом в любой момент времени можно точно сказать, в какой именно ячейке находится товар с теми или иными свойствами. Однако, продолжая тему предыдущих докладчиков, эксперт подтверждает, что WMS – является лишь инструментом, помогающим улучшить работу склада. Без предварительной подготовки основных бизнес-процессов и «изменения сознания» работников склада внедрение WMS – бессмысленно. Основные факторы рисков при внедрении WMS, по мнению г-на Орехова:  - неправильные цели внедрения; - невозможность изменения существующих бизнес-процессов; - некомпетентность рабочей группы. Основные ошибки при внедрении WMS:  - бизнес-процессы не описаны и не регламентированы; - отсутствует статистическая информация (некорректные справочники); - отсутствие качественного обмена данными с учетной системой компании.

Быстрая оценка возврата инвестиций (ROI) в комплексный проект внедрения WMS

 В завершающей части семинара Андрей ГРИГОРЬЕВ, эксперт по WMS (Украина, Россия, Польша), генеральный директор Quantum International, выступил с докладом на особенно животрепещущую тему в изменившихся экономических условиях. Как рассчитать возврат инвестиций? Кого привлечь к процессу расчета? Какие показатели необходимо учесть при расчете? В качестве базовых данных для расчета ROI г-н Григорьев  рекомендует использовать следующие показатели:  1.       Совокупные расходы на автоматизацию склада:  - «СИСТЕМА»: совокупная стоимость лицензий WMS, комплексных услуг по внедрению, содержанию системы, операционных издержек консультантов по внедрению.  - «ОБОРУДОВАНИЕ»: совокупная стоимость периферийного оборудования, лицензий других производителей, а также других услуг и работ, связанных с приведением в действие инфраструктуры склада к работе с системой.  - «ВНЕДРЯТЬ БУДЕМ ВМЕСТЕ»: совокупная стоимость вовлечения персональных ресурсов в процесс автоматизации.  2.       Показатели деятельности складской логистики:  - общие финансовые показатели компании; - ошибки склада; - товароматериальные запасы склада; - занимаемые складские площади; - складской персонал. Все перечисленные показатели раскладываются на группы, что дает возможность подсчитать их в денежном измерении.  3.       Показатели эффективности автоматизации склада:  - улучшение качества информации о товароматериальных запасах и их локализации; - уменьшение товароматериальных запасов на складе; - редукция складских площадей, эффект уплотнения; - увеличение производительности труда складского персонала; - увеличение точности складских операций; - редукция ошибок; - уменьшение количества возвратов и штрафов; -

Как выбрать и подготовить персонал к внедрению WMS

Когда выбрана система управления складом, возникает вопрос: Кто должен быть в команде внедрения? Подписан договор на внедрение: Какова роль каждого члена команды? На этом этапе необходимо формирование команды внедрения, - считает Максим КОВАЛЬЧУК, руководитель группы обучения работе с WMS компании Quantum International. Идеальный состав команды внедрения, по мнению г-на Ковальчука, выглядит так: - Координатор проекта (5 %) - Руководитель проекта (50-100 %) - Функциональные эксперты (20 %) - Бизнес-аналитики (20 %) *В скобочках приведена степень занятости каждого члена команды в проекте внедрения (% рабочего времени).  В ходе семинара Максим Ковальчук рассказал участникам о функциях, роли и требованиях к каждому из членов команды внедрения, а также наиболее подходящих сотрудниках для выполнения каждой из ролей. Формирование команды внедрения WMS состоит из нескольких этапов:  ШАГ 1: Среди всех сотрудников определить подходящие кандидатуры.  ШАГ 2: Провести оценку занятости каждого «кандидата».  ШАГ 3: Если на предприятии не выявлено кандидата на роли Бизнес-аналитика, Системного аналитика, Руководителя проекта, то необходимо выполнить поиск за пределами компании.  ШАГ 4: Разработать мотивацию сотрудников за выполнение работ, предусмотренных основными должностными обязанностями.  ШАГ 5: Состав команды закрепить приказом руководителя предприятия.  Рекомендации от Quantum International по позиции «Руководитель проекта»:  - Не привлекать руководителя проекта внедрения WMS со стороны - Руководитель проекта должен быть сотрудником, работающим в компании более полугода - Не менять руководителя проекта после начала проекта без особой надобности Руководитель проекта должен быть вовлечен в проект на 50-100 % рабочего времени.  - Отдельный пункт в ходе обсуждения был посвящен подготовке к обучению работе с WMS, ходу обучения и тестированию уровня подготовки сотрудников склада к работе с WMS. *** Активное участие посетителей семинара в обсуждении, дискуссии и совместный поиск решений определенных задач, возникающих в работе склада, сделали семинар настоящим клубом экспертов в области складской логистики. qguar.com.ua -