17 вересня 2024

7 днів для результату: Чому у ВБА тиждень важливіший за місяць

У сучасному бізнес-середовищі важливо не лише планувати на тривалі періоди, а й вміти гнучко адаптуватися до змін. Компанія ВБА вже багато років використовує тижневе планування, яке дозволяє швидко реагувати на виклики та досягати результатів у короткі строки. Це не означає, що ми не плануємо на місяць, півроку чи рік. Навпаки, ми активно займаємося стратегічним плануванням усіх бізнес-процесів, розбиваючи великі завдання на менші етапи, що дозволяє швидше й ефективніше досягати великих цілей.

Наш підхід відображається й у структурі звітних періодів. У різних компаніях Торгово-виробничої групи ВБА звітні періоди можуть відрізнятися, залежно від бізнес-процесів. У компанії Біг-Бегів тиждень починається з понеділка і закінчується в неділю, у Вапняках — з вівторка по понеділок, а в Керуючій компанії — з середи по вівторок. Це дозволяє кожному підрозділу підлаштовувати звітність під свої потреби. П'ятниця ж є резервним робочим днем, який допомагає співробітникам зайнятися своїми особистими справами, або у випадку форс-мажору впоратися з непередбаченими завданнями.

Переваги тижневого планування

1. Швидка адаптація до змін

Тижневе планування надає можливість оперативно реагувати на зміни. В умовах криз, таких як війна або економічні нестабільності, місячні плани можуть втратити актуальність. Завдяки тижневому плануванню ми можемо коригувати стратегії кожного тижня, враховуючи нові виклики.

Наприклад, на початку повномасштабного вторгнення, наш відділ логістики у Вапняках зіткнувся з проблемами в постачаннях. Ми змогли швидко адаптуватися завдяки тижневим планам, що дозволило скоригувати маршрути, перерозподілити ресурси та уникнути затримок.

2. Досяжні короткострокові цілі

Тижневе планування дозволяє ставити конкретні цілі на короткий проміжок часу. Це допомагає командам краще фокусуватися на результатах і забезпечує досягнення швидких, але важливих етапів на шляху до довгострокових цілей.

Наприклад, на виробництві Біг-Бегів щотижня ставляться чіткі цілі щодо обсягів виготовленої продукції. Це дозволяє працівникам бачити прогрес і коригувати свої дії для досягнення кінцевої мети.

3. Висока мотивація через часті результати

Тижневе планування допомагає співробітникам постійно бачити результати своєї роботи. Це підтримує мотивацію на високому рівні, адже кожен тиждень приносить конкретні досягнення.

У нашому офісі всі співробітники кожного тижня працюють над важливими завданнями, будь то проєкти, переговори чи внутрішні процеси. До кінця тижня кожен бачить конкретні результати своєї праці — від завершених звітів до укладених угод або вдосконалених внутрішніх процесів. Це підтримує їхній інтерес, підвищує продуктивність і надає відчуття досягнення цілей.

Уникнення типових помилок у плануванні

Як і в будь-якому процесі, тижневе планування потребує правильного підходу, щоб уникнути поширених помилок:

Надмірний оптимізм у плануванні часу

Часто працівники недооцінюють час, необхідний для виконання завдань, і тому не встигають завершити все заплановане за тиждень. Важливо реалістично оцінювати час на кожне завдання і залишати резерв для форс-мажорних обставин.

Уявімо, що офісний співробітник запланував провести низку важливих зустрічей з партнерами, підготувати кілька звітів і встигнути закрити питання постачання продукції за тиждень. Однак через несподівану затримку одного з клієнтів або зміну пріоритетів довелося відкласти частину зустрічей і переробляти частину документів. Це показує, що завжди потрібно залишати резерв часу для непередбачених затримок або зміни умов.

Неврахування форс-мажорів

Форс-мажорні обставини можуть зруйнувати навіть найкращі плани. У ВБА ми залишаємо в робочих планах резервний час протягом тижня для непередбачених ситуацій. Це дозволяє нам не порушувати загальний план і вчасно виконувати завдання, навіть якщо щось йде не за планом. Однак п'ятниця у нас є резервним вихідним днем, і ми намагаємося не використовувати її для роботи, а плануємо вирішення форс-мажорів у будні дні.

Уявімо, що в офісі один із проєктів затримався через неочікувану зміну вимог клієнта. Завдяки тому, що в плані було передбачено час для таких ситуацій, ми змогли оперативно переробити документи та завершити проєкт у строк, не порушивши основний план тижня.

Як тижневе планування допомагає в кризових ситуаціях

Коли виникає криза, чи то війна, чи то економічні зміни, тижневе планування стає незамінним інструментом. Воно дозволяє швидко змінювати стратегію і реагувати на непередбачувані події.

Швидка адаптація до змін

Тижневе планування допомагає швидко змінювати пріоритети та адаптуватися до нових умов. В умовах війни ми використовували цей підхід для коригування логістики, постачання та інших процесів.

Наприклад, у логістичному відділі Вапняків ми щотижня проводили наради, щоб переглянути ситуацію з постачаннями і швидко коригувати маршрути, що дозволило нам уникнути затримок.

Завдяки тижневому плануванню можна швидко реагувати на зміни і приймати рішення, що відповідають новим викликам.

Довгострокове планування та стратегічні сесії

Ми не обмежуємося лише тижневими планами. У ВБА постійно проводяться стратегічні сесії, на яких формуються плани на місяці, півроку та рік. Тижневе планування є частиною цього процесу, допомагаючи розбивати великі завдання на етапи і наближатися до великих цілей.

Ми проводимо стратегічні сесії, де аналізуємо досягнення і визначаємо нові довгострокові цілі для компанії. Потім ці цілі розбиваються на тижневі завдання, що дозволяє впевнено йти до результату.

Тижневе планування, яке ми використовуємо у ВБА, дозволяє гнучко реагувати на зміни і досягати результатів у короткі строки. Однак, ми також активно плануємо на місяць, півроку та рік, проводячи стратегічні сесії і визначаючи довгострокові цілі. Цей підхід допомагає нам бути ефективними у короткострокових завданнях і впевнено рухатися до великих досягнень.
Зовнішні посилання