01 липня 2017

Оптимизация логистических процессов в компании при экспорте и импорте товаров

Как отдел логистики может «выручить» отдел производства в случае необходимости? Почему пятница больше подходит для экспортных операций, а понедельник – для импорта? Свой вариант ответа на эти и ряд других вопросов предложила в докладе на 17-й Всеукраинской практической Master-встрече ТОП-менеджеров логистики «Прорыв в логистике: достижение максимальной гибкости, скорости, надежности в цепочке поставок и сокращение издержек» Ольга ЛОМОВИЦКАЯ, руководитель львовского филиала ООО «Ламан Шипинг».

Объединяя усилия, увеличиваем прибыль

Свой доклад эксперт построила на опыте, который был получен ее как в производственных, так и логистических компаниях. Данные опыт позволил Ольге понять все «болевые» точки, которые существуют на предприятии — начиная от поступления сырья и до отгрузки готовой продукции, и как они могут регулироваться с помощью логистики.

«Логистика - это покровительница производства, - уверена директор филиала. — Логисты и технологи-производственники способны вместе творить чудеса. Потому что все, что нужно для хорошего производственного процесса это - четкое обеспечение, внешнее и внутреннее, и, самая современная технология».

Учитывая в работе моменты, которые важны для всех отделов, считает Ольга, компания может получить значительный экономический эффект.

К примеру, во многих компаниях производственный процесс начинается с закупки сырья, который может проводиться различными отделами. Между тем г-жа Ломовицкая уверена, что закупка сырья тоже должна относиться к сфере деятельности логистического департамента.

«Я глубоко убеждена, что логистика – на выходе и на входе – должна быть в одних руках», - считает она. Департаменту логистики это предоставляет возможность вести переговоры и достигать оптимальных тарифов с транспортными компаниями, так как занимаясь экспортом, к примеру, в страны Бенилюкса и в Германию, а также имея несколько вариантов импортных поставок, компания может предлагать клиентам свои услуги «в пакете». Еще один вариант - Болгария, куда не каждый перевозчик берется поставлять экспортные доставки. Комбинируя различные варианты, компания может добиваться для себя оптимальных тарифов, увеличивая прибыль.

Но переход входящих и исходящих грузов в одни руки ни в коем случае не должен уменьшать роли других отделов – того же отдела продаж.

«Отдел продаж – это «колесная» система любого предприятия, и, наверное, по степени напряженности логистика находится даже на втором месте, так как продажники вынуждены первыми «держать удар», и вся неудовлетворенность клиента выплескивается в основном на них», - отмечает эксперт.

С этой точки зрения очень важно наладить взаимодействие между различными структурными подразделениями компании. В первую очередь – в информационном плане. Для этого Ольга Ломовицкая предлагает почаще проводить тренинги, семинары, а также «круглые столы», на которых представители различных отделов могут делиться информацией о том, что беспокоит их в первую очередь, и что поможет им совместно находить решение существующих проблем.

К примеру, если производственный отдел затянул по объективным причинам выполнение заказа (из-за задержки с поставками сырья), уберечь компанию от штрафных санкций смогут логисты: при поставках в ближнее зарубежье можно будет отправить двух водителей на фуре: это позволит «догнать» упущенное время и избежать неудовольствия клиента.

А подобные «накладки» могут встречаться не только по вине производственников. К примеру, при отправке продукции на экспорт оформляются отгрузочные документы, производится погрузка авто/контейнера, выполняется таможенное оформление, осуществляется контроль за движением транспорта. Но, как и в любом процессе, на каждом этапе может проявиться человечески фактор. Предположим, в четверг машина стала на загрузку, а в пятницу во второй половине дня выяснилось, что брокер, подавая декларацию, допустил техническую ошибку. Такой поворот может обернуться катастрофой для перевозчика: он рассчитывал везти груз на выходных, так как время – один из самых ценных его нематериальных активов. Вероятность избежать подобной ситуации можно значительно снизить, если производственный отдел направит логистам скан-копии всех необходимых документов на груз, а к ним будут добавлены копии техпаспорта транспортного средства и личных документов водителя. К тому же очень немаловажным будет знать специфику перевозок, и правильно выбирать день отправки груза – а такой информацией обладают логисты.

«Если вы скажете представителю транспортной компании, что будете готовы загрузить и затаможить автомобиль в пятницу, он наверняка согласится на ваше предложение даже при меньшем фрахте, так как знает, что в понедельник сможет быть уже на границе или даже в Польше. Для транспортной компании правильное использование временного ресурса – возможность получения дополнительного заработка», - рекомендует эксперт.

Совершенно другой будет ситуация с импортом, которая предполагает подачу транспорта, контроль за движением груза, оформление ПП/ПД, таможенная очистку груза, прием товара на склад. Здесь важно знать о том, что, в отличие от экспортных операций, конец недели – не самый подходящий момент, так как если по «забывчивости» декларанта фура может «застрять» на границе в шесть вечера и пробудет там до понедельника, что чревато значительными штрафными санкциями от перевозчика.

Еще один важный аспект необходимости тесного взаимодействия между логистами и другими отделами – степень удовольствия клиента.

Справка

Транспортно-экспедиторская компания Laman Shipping входит наряду с логистической компанией Uni-Laman Shipping и авто-транспортной компанией Laman Trans-Express в UNI-LAMAN GROUP, предоставляющую разносторонние услуги в сфере морских контейнерных и автомобильных перевозок, перевозок сборных грузов (LCL), перевозок железнодорожным и авиа транспортом, мультимодальных перевозок, в том числе негабаритных грузов. История компании начинается с 2001 года. Современные требования к постоянно растущему бизнесу и экономические предпосылки привели владельцев нескольких партнерских компаний в 2008 году к решению о слиянии. Таким образом самостоятельные на тот момент компании объединились в единую группу «Uni-Laman Group» .

«Сегодня рынок очень требователен, - говорит Ольга. — И с помощью логистики можно либо испортить отношения с клиентом, либо довести их до почти идеального уровня, когда ни один клиент от вас не уйдет. Я всегда рекомендую очень тесно работать отделу продаж с отделом логистики, так как отдел продаж участвует в конференциях, всевозможных выставках, которые проводятся по всему миру».

Во время посещения мероприятий продажники бывают в различных странах и получают информацию, которая вполне может пригодиться в деятельности логистов. К примеру, в некоторых странах Азии появилась возможность доставлять товар с таможенной очисткой и оплатой в месте назначения. И знание этого поможет компании быть более конкурентной, предлагать клиенту опции, о которых неизвестно другим участниками рынка. «Благодаря знанию таких деталей вы всегда будете интересны своему конечному потребителю» - уверена эксперт.

Поэтому в компании нужно стремиться создать эффективную модель взаимодействия между отделами.

Такая модель предполагает, что маркетинг занимается анализом рынка потребителей, анализом рынка конкурентов, разработкой политики обслуживания клиентов, а также разработкой стандартов услуг. В свою очередь, отдел продаж уделяют внимание разработке политики обслуживания клиентов, разработке стандартов услуг, оценке предоставляемых услуг, мониторингу и контролю за обслуживанием. И, наконец, логисты смогут давать оценку предоставляемых услуг, осуществлять мониторинг обслуживания клиентов и контролировать сам этот процесс.

При этом в нескольких аспектах деятельность различных отделов будут пересекаться. К примеру, маркетологи и логисты смогут совместно проводить расчет цены, оформление продукции, прогнозировать рынки сбыта, создавать системы распределения, прогнозировать создание и развитие складской сети, создавать политику в области запасов, политику обслуживания клиентов, управлять заказами.

FOB или CIF?

В завершение выступления докладчик остановилась на некоторых моментах логистических операций, которые, на ее взгляд, помогут коллегам в будущем. В частности, на поставку товара на условиях FOB или CIF. Основной разницей между условиями поставки CIF и FOB, по ее мнению, является транспортная составляющая: кто выбирает перевозчика и оплачивает транспортные расходы – продавец или покупатель. Соответственно, от транспортной составляющей зависит разница цены CIF и FOB. Разница между ценой CIF и ценой FOB равна стоимости доставки в порт назначения.

«Если это одна-две поставки в месяц, то, возможно, на условиях CIF и удобнее работать. Но если у вас проходит 5-10 поставок в месяц, то можно посчитать разницу между FOB и CIF – какой будет составляющая, которую вы платите своему поставщику «за море». Поэтому рекомендую провести расчеты, умножить полученные данные на 12 и посмотреть, какой из вариантов будет более выгоден», - советует Ольга.

Еще один нуждающийся в обсуждении момент – отправка LCL грузов.

Справка

Перевозка грузов в составе сборного контейнера LCL (Less than Container Load) – это возможность транспортировки консолидированных грузов объемом от 1 м.куб. (или от 1 тонны), что и является одним из самых экономичных видов транспортировки.

«К сожалению, пока нет возможности отправлять из Украины LCL грузы», - отмечает Ольга Ломовицкая. Выход же она предлагает в организации мультимодальной перевозки из транзитного европейского порта, когда паллета заказчика плывет в контейнере с консолидированным грузом. Но при всей экономии в деньгах такой способ чреват и некоторыми рисками по времени: на разборку контейнера в порту обычно уходит от 5 до 7 дней. Кроме того, нужно будет время на доставку груза на склад заказчика грузовиком с консолидированным грузом.

В то же время консолидация грузов может стать преимуществом для компании. Если импортер имеет, например, 3-4 поставщиков в Китае, которые находятся в разных географических точках этой страны, то порт может сам организовать доставка грузов на склад в порту и консолидацию контейнера заказчика.

При этом эксперт считает, что перечень «нештатных» ситуаций чрезвычайно широк, как и поводов для того, чтобы груз «застрял» на границе. Для того, чтобы свести вероятность неприятностей к минимуму, эксперт как раз и советует повышать компетентность сотрудников, организуя тренинги, семинары и круглые столы. На них проходит обмен информацией между логистами, маркетологами, декларантами и т.д. Благодаря подобным мероприятиям они научатся пониматься специфику работы коллег из других отделов, понять их проблемы.

«В людей нужно всегда вкладывать, им должно быть интересно работать в компании. Каждый сотрудник должен понять, что логистика предполагает заинтересованность не в результате работы своего отдела, а в результате работы компании. Тогда и будет наблюдаться один из экономических эффектов логистики», - уверена Ольга Ломовицкая.