17 травня 2018

COMARCH S.A.: преимущества электронного документооборота

Ольга Виславных — руководитель отдела консалтинга по решениям EDI на российском и украинском рынках COMARCH S.A. рассказала на Конференции FoodMaster-2018 о возможностях электронного управления данными и документами.

— Представлю свою компанию COMARCH S.A., которой в этом году исполняется 25 лет, компания является поставщиком и разработчиком IT услуг. Наш главный офис находится в Польше и в 50 странах есть наши дочерние предприятия, на всех континентах мы внедряем наши проекты и реализуем наши услуги в большинстве секторов экономики.

Свой рассказ об электронном документообороте я начну с основного определения, что это такое. Это распределение, структуризация информации, в цифровом формате, согласно определённым стандартам, также это определенная конвертация документов на бумажных носителях в документы в электронном виде. На сегодняшний день электронный документооборот у нас обогатился юридически значимыми документами, то есть юридическими документами с электронно-цифровой подписью, которыми мы можем полностью заменить бумагу, учитывая требования законодательства. Также с помощью электронного документооборота можно решить проблемы связанные со слежением за перемещением документов, связанные с качеством данных, и диджитализацией.

Справка ТМ

Electronic Data Interchange — серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений.

Современные технологии развиваются, и теперь для всех предприятий существует возможность избавиться от складов документов на бумажных носителях и полностью перейти на электронный документооборот, и на сегодняшний день это в Украине возможно. Мы внедряем свои проекты в течение нескольких последних лет, и отказываемся от бумаги именно во взаимоотношениях ритейлеров и поставщиков, потому что здесь большое количество документов.

Какие решения наша компания предлагает для того чтобы диджитализировать ритейл и оказать ему помощь в ежедневной работе?

Все сразу не бывает идеально, начинаем с маленьких шажков, с небольших внедрений в определенные зоны, в которых действительно можно что-то исправить. Но зачастую мы доводим до определенных результатов, до успешных проектов и до отказа от бумаги полностью.

Платформа электронного документооборота, с интеграцией — «B2B Network», с обменом данных, с управлением цепями поставок. Идя в ногу с трендами международной экономики, наша компания объединила сейчас несколько направлений. Объединение произошло не только в направлении коммерческого предложения, но и в технологиях — управление контентом, управление данными, выход на внешний документооборот, использование и структурированной и не структурированной информации, диджитализация неструктурированной информации, как входящей, так и исходящей. Кроме этого добавились решения по управлению мобильным продажами, по управлению общением с дистрибьюторами, и организацией промо-акций.

Решение Master Data Management — цифролизированный каталог данных, с которыми вы дальше можете выходить в е-коммерс, это сбор полностью всей информации.

Решение E-Invoicing — обработка юридических значимых документов в структурированном виде с электронно-цифровыми подписями, либо же диджитализация поступающих бумажных документов.

Решение AP/AR automation — управление и работа с кредиторской и дебиторской задолженностями.

Решение Procure-to-pay — закупки, которые вы делаете, и все ваши расходы под более пристальным контролем вашей компании.

Небольшая история, с чего начинала и к чему пришла на сегодняшний день компания COMARCH S.A. в Украине. С 2005 года мы внедряем электронный документооборот в отечественных компаниях, и в последние годы произошел большой рывок по внедрению юридически значимого документооборота. Мы стремились с самого начала к тому, чтобы отказаться полностью от документооборота на бумажных носителях, но согласно украинскому законодательству это долгое время было невозможно. И на сегодняшний день у нас есть рабочие проекты, которые мы внедряем как в ритейле традиционном, так и в е-коммерс, где количество документов намного больше, а количество поставщиков намного разрозненнее. И, соответственно, специфика обмена электронными данными выглядит совершенно по-другому.

К чему мы пришли? Более 60 торговых сетей и 2500 поставщиков уже работают с электронным документооборотом в большей или в меньшей мере. В общем, рынок Украины на достаточно глубоком уровне покрытия электронным документооборотом, но не хватает юридически значимого документооборота для того, чтобы компании почувствовали полностью все преимущества электронного документооборота, где человеческие ресурсы будут максимально ограничены.

В юридически значимый документооборот системы входа могут быть любые:

расходные и приходные документы, конвертация, передача, обогащение, проверка данных, и работа с различными форматами, как для просмотра, так и для архивов данных. Организация будет осуществлена в соответствии с вашими процессами. У каждой компании разные процессы и перед внедрением проходят аналитические встречи, работают несколько отделов, от отдела IT до юридического и финансового отделов. Вся эта аналитическая работа перед внедрением таких проектов позволяет оптимизировать ваши процессы, и возможно, что в процессе внедрения проекта электронного документооборота необходимо будет изменить процессы какие-то, потому что их оптимизация не всегда приводит к нужному результату.

Остановлюсь немного подробней на цепочке, показывающей, где мы сегодня есть, и что мы можем сделать. Отталкиваемся от производителя, основная цепочка, которая покрыта у нас на сегодняшний день электронным документооборотом, это торговая сеть — производитель, здесь есть большое количество документов, большое количество типов документов, и часть из них закрыто полностью без бумаги юридически значимым документооборотом. Также сейчас мы наблюдаем своеобразный бум — производители, внедрив электронный документооборот, в том числе юридически значимый документооборот с торговыми сетями в современном канале, внедряют и дублируют на своих дистрибьюторов, полностью отказываясь от бумаги в данной цепочке общения.

Присоединение поставщиков сырья, либо каких-то товаров, которые необходимы вам для осуществления вашего бизнеса, в цепочке от производителя к производителю. Для того чтобы отследить полностью логистику, все данные по всем цепочкам можно передать в логистическую компанию, если у вас не построена логистика самостоятельно. И следующий этап, это мультиканальность продаж и онлайн-дистрибуция, с отслеживанием утраченных продаж, с отслеживанием того, сколько осталось на складах, и каким образом это продаётся. Ну и если производитель непосредственно выходит на покупателя, то решения о поддержке мобильных продаж и решения для торговых представителей.

Что мы можем здесь оптимизировать?

Ввод данных о продуктах вместе со всеми — с торговыми сетями. С производителем и дистрибьютором вы можете обмениваться большими, расширенными каталогами данных, если необходимо, то с электронными цифровыми подписями при изменении цен. Это все можно реализовать уже непосредственно в электронном документообороте.

Обмен заказами, как заказами на услуги, так и на товары.

Логистические документы, из которых мы понимаем, какой товар, в какой упаковке, с какой логистической этикеткой То есть облегчается разгрузка товара в транспортных и распределительных центрах, и вы понимаете, какой товар, в какую точку конечную попадет.

Финансовые документы — это закрытие сделок товарными и налоговыми накладными, актами выполненных работ и счетами, что можно сейчас осуществить с электронно-цифровой подписью согласно законодательству.

Управление документами (маршруты согласования) — это наше решение по управлению внутренними документами и маршрутизацией внутренней документации, где у вас необходимо построить определенные маршруты согласования, утверждения и упорядочения данных электронных архивов. Это проекты сугубо индивидуальные, которые под ваши процессы выстраиваются, от управления договорами, управления всей входящей корреспонденцией, до управления данными по персоналу.

Коммуникация с партнерами, если вы выходите в е-коммерс, то соответственно здесь информация о ваших товарах, информация о ваших новинках, и, тем самым, это какой-то способ увеличения продаж, увеличения проникновения вашей марки на рынок.

Покупка/закупка, как товаров, необходимых даты для ведения бизнеса, так и для собственного использования.

Приведу еще небольшие зарисовки по некоторым решениям от нашей компании.

Решение COMARCH SFA по управлению поддержки мобильными продажами для торговых представителей, для порталов e-commerce, основанные на стандартизированном электронном документообороте, что является для производителя большой выгодой, так как документация попадает в одном виде от всех партнеров. А также поддержка онлайн-дистрибуции, поддержка дополнительных услуг и управление промо-акциями.

Решение Supply Chain Management — управление электронным документооборотом между продавцом и покупателем, включая в цепочку логистического оператора.

Несколько слов о решениях, связанных с управлением внутренней документацией — решение AP/AR automation, управление дебиторской/кредиторской задолженностью, оцифровка документов, распознавание, проверка этих документов, внесение и ведение электронных архивов внутри компании. Здесь входящие документы могут быть как структурированные, так и неструктурированные. Также существуют различного типа услуги, которые позволят вам работать с архивами в электронном виде, что облегчает и поиск и надежность. Пример такого внедрения — фирма Technicolor, внедрение глобальное на 12 стран и 47 компаний.

Решение Procure-to-pay — это закупки на внутренние нужды компании для сотрудников, для использования в поддержке вашей операционной деятельности. При оформлении заказов отслеживается и контролируется полностью процесс от поиска, управления договорной кампанией, до покупки и информации по цепочке согласования. Пример внедрения решения Procure-to-pay — компания VALEANT, глобальное внедрение на несколько стран и оптимизация закупок с элементами бюджетирования и контроля.

И напоследок хочу порекомендовать нашу компанию, как надежного партнера, на украинском рынке мы уже более 12 лет. Для нас самое главное, доверие и надежность.