Электронный обмен данными и управление документооборотом в компании: возможности и примеры внедрения

Анна Васильева выступила на Конференции NonFoodMaster-2018 «Бизнес стратегии и тактики развития рынка DIY & Home Improvement» с докладом, тема которого была посвящена возможностям решения электронного документооборота и управления данными, также Анна привела примеры конкретных внедрений электронного документооборота в направлении Non Food.

Справка ТМ

— Сегодня я вам расскажу, как максимально можно автоматизировать множество решений, множество бизнес-процессов с помощью использования инновационных решений. Также покажу примеры, как мы внедряли и реализовывали проекты для различных компаний в секторе Non Food, — обратилась Анна к присутствующим.

— Несколько слов о компании COMARCH S.A.: она является разработчиком и интегратором IT решений в мире. Компания основана в 1993 году в городе Краков, Польша, сейчас там находится штаб-квартира. Сегодня компания представлена ​​в 60 странах на шести континентах и насчитывает около 54 дочерних компаний. О нашей компании и о решениях, которые мы предлагаем, ежегодно упоминается в рапортах таких аналитических агентств как Garther, Forrester Research, IDC. Сегодня компания уже насчитывает более 5,5 тысяч работников в различных секторах и в разных странах.

Главным приоритетом для нас является безопасность данных наших клиентов. Компания обладает собственными дата-центрами. Все дата-центры оснащены современными и мощными UPS и электрогенераторами. Постоянно контролируется работа всех систем в режиме 24 часа 7 дней в неделю. Мы отвечаем всем стандартам безопасности 3-4 уровней. Свои данные у нас хранит даже министерство финансов Польши. Главным дата-центром является центр в Кракове и резервный в Дрездене.

На рынок Украины мы вошли в 2004 году и уже 14 лет являемся передовым оператором электронного документооборота. Нам доверяют более 3000 клиентов в различных отраслях. У нас действует два представительства в Киеве и в Львове. Также имеет место обеспечение трудоустройством лучших выпускников Львовского политехнического университета.

Опыт по внедрению систем электронного документооборота у нас на самом деле колоссальный. Еще в далеком 1996 году мы начали внедрять решения третьих фирм. В 2001 году мы впервые запустили платформу B2B для обмена данными с партнерами и начали массовое подключение всех клиентов.

В 2004 году мы уже начали расширять наши границы, вышли за рамки Польши, в том числе представились в Украине. С 2006 года начали массово реализовывать проекты EDI. В 2008 году мы приобрели решение DMC Infostor. В 2009 году мы внедрили собственные решения класса ECM. В 2012 году мы мигрировали с FileNet на решения COMARCH. В 2015 году вышли на рынок B2B e-commerce. И в 2016 году получили сертификацию GDSN Data Pool.

Несколько ключевых фактов о компании: в 2016 году через нашу платформу перешло более 600 млн. документов. Мы реализовали решение E-Invoicing, то есть обмен юридически значимыми документами в более чем 60 странах и везде это решение соответствует действующему законодательству. 40000 пользователей используют ежедневно наши решения. Для всех пользователей действует техническая служба поддержки на локальном языке. Ежедневно обслуживается более 1 млн. процессов, и в рамках проектов, которые мы уже реализовали, в наших дата-центрах сохраняется более 15 млрд. документов.

Наши решения, которые мы сегодня предлагаем на рынке, это первую очередь система B2B Network, Master Data Management, E-Invoicing, AP/AR automation и Procure-to-pay.

Познакомлю более подробно с каждым из этих решений.

В первую очередь наверняка знакомая большинству из вас решение В2В система, с помощью которой можно начать обмен информацией с любым деловым партнером за несколько буквально дней, независимо от географического региона, или технической зрелости вашего партнера. У нас есть опыт настройки взаимосвязей для компаний, которые находятся в разных странах и они могут обмениваться документами.

С помощью решения B2B Network можно управлять цепями поставок. Можно реализовывать электронную коммерцию. Можно просто обмениваться данными, выбрав для себя самый оптимальный и самый удобный способ подключения, — в веб-аппликациях, или в интеграции.

Как выглядит процесс обмена? Решение с легкостью интегрируется в любые внутренние системы. В рамках проекта подключается множество партнеров, проводится валидация данных, конвертация формата, интеграция с другими системами, маршрутизация документов. Автоматизация отчетности, мониторинг и поддержка всех бизнес процессов. Таким образом, документы направляются в различные финансовые учреждения, к вашим клиентам, к дистрибьюторам, к логистическим операторам, поставщикам и другим деловым партнерам.

Сегодня в Украине решения COMARCH В2В используют уже более 55 торговых сетей. Среди них есть известные представители сектора Non-food, это компании «Watsons», «Космо», «EVA», «Фокстрот», «Эпицентр», «Леруа Мерлен». И уже более 2500 поставщиков также используют решения В2В. Среди них есть также всемирно бренды, это компании Procter & Gamble, Unilever и другие.

Глобальные проекты, которые мы реализовали — staff project для компании BIC. Собственно в рамках проекта мы подключили для компании более 200 партнеров торговых сетей в 20 странах, включая Украину. Мы внедрили 8 новых типов сообщений, что переложилось в создание 150 карт конвертации. Также мы реализовали обмен юридически значимыми документами для компании BIC в выбранных странах с выбранными партнерами.

Также мы оптимизировали документооборот для компании Unilever. В рамках проекта было подключено 32 сети, 22 дистрибьютора. Мы внедрили электронный документооборот также с логистическими операторами, используется 6 типов уникальных сообщений с пятью логистическими операторами. Мы внедрили решение E-Invoicing в выбранных странах. Также компания Unilever использует наш дополнительный модуль для постоянного мониторинга передачи документов — COMARCH–трекинг. И, кроме всего прочего, компания Unilever работает с нами еще в 7 странах мира.

В целом мы реализуем проекты и внедряем решения в различных отраслях сектора Non Food. Это представители FMCG, топливная промышленность, банки, финансы, розничная торговля, косметика и фармацевтика, электричество, авиация и транспорт.

Следующее наше решение глобальное и очень востребованное сегодня на рынке Украины и не только в Украине, это решение E-Invoicing. Данное решение гарантирует обмен юридически значимыми документами, согласно действующему законодательству. Мы реализовали этот проект более чем в 60 странах. В рамках проекта есть возможность обмениваться с партнерами юридически значимыми документами с использованием электронной цифровой подписи. Также используются электронный архив со свободным доступом в любое время к документам в течение трех лет, как того требует в Украине действующее законодательство.

Как выглядит обмен юридически значимыми документами? Продавец имеет возможность загружать на портал документы с любых носителей. Это может быть электронная почта, это может быть веб-аппликация, или с помощью интеграции в любом формате. Это может быть даже клочок бумаги, или форматы неструктурированные, такие как PDF или JPEG, или структурированные форматы. Собственно в рамках этого решения выполняется множество процессов: валидация и конвертация, передача данных, интеграция с другими системами, архивация, техническая поддержка и подключение партнеров. Ваши клиенты и бизнес-партнеры получают документы в едином нужном формате.

Какие преимущества несет за собой внедрение такого решения? Прежде всего, это стопроцентная автоматизация выставления счетов и создания налоговых накладных. Также существенно сокращаются затраты на обработку документов. Все процессы и документы соответствуют действующему законодательству, все данные совпадают между собой, существенно сокращаются неправильно выставленные счета и накладные и происходит намного быстрее обмен информацией и соответственно реализация платежек.

Проект в Украине мы уже реализовали для нескольких компаний, например, в Metro Cash & Carry. Проект был на самом деле глобальным, рамки проекта решения E-Invoicing использует компания Metro Cash & Carry и уже почти 300 поставщиков компании. В рамках проекта внедрены новые типы юридически значимых документов, такие как товарная накладная, налоговая накладная, корректирующая товарная и налоговая накладная. Также с помощью платформы документы отправляются на регистрацию в ДФС, получают квитанцию, и квитанция также отображается на портале E-Invoicing.

Следующее решение — AP/AR automation, это управление внутренним документооборотом. С помощью такого решения можно полностью автоматизировать кредиторскую и дебиторскую задолженность. Это решение обеспечивает сокращение объема работы, связанного с ручной обработкой данных. Оно тоже имеет несколько каналов, может использоваться валидация, можно управлять документами и интегрировать систему с любыми другими системами.

Как решение выглядит в процессе? Ваши партнеры или финансовые учреждения отправляют вам документы в любом формате, на портале непосредственно осуществляется обработка этих данных, валидация, конвертация, поддержка, передача, если мы говорим о структурированных файлах. Если неструктурированные файлы, то сканирование, индексация и также валидация. Документ попадает на бизнес-порталы компании, там уже идут процессы управления документами и архивизация документов, также управление процессами и отчетность. Данное решение автоматически определяет место хранения документа, куда после всех процессов он отправляется.

Какие привилегии у вас на внедрение такого решения? В первую очередь это автоматизация процессов и существенное сокращение всех расходов. Также это одно решение для автоматизации множества бизнес-процессов. Контролируется весь процесс утверждения расходов, настраивается интеграция с различными ERP системами. Реализация проекта сопровождается технической службой поддержки. Данное решение мы внедрили в 12 странах на 4 континентах для 47 компаний.

Еще одно глобальное решение — Procure-to-pay, от закупки до платежки. Это решение, с помощью которого можно автоматизировать и оптимизировать множество внутренних процессов компании. С помощью этого решения можно оформлять заказ, управлять договорами, реализовывать электронные закупки и автоматизировать кредиторскую задолженность, управлять информацией о поставщиках, вести отчетность. И в рамках проекта предоставляются порталы для всех поставщиков и для всех бизнес-партнеров.

Как выглядит данное решение? Поставщики получают свой портал, где имеют доступ к процессам закупок, также имеют возможность актуализировать основные свои данные по товарным позициям, могут с партнерами согласовывать договоры, управлять заказами и множество других функций. Создается Workflow, который включает в себя интуитивный поиск документов, управление этим договорам, включая изменение комментирования и любые другие процессы. Также можно осуществлять электронную коммерцию, выставлять и оплачивать счета.

Какие преимущества использования этого решения? В первую очередь, это одно решение независимо от типа документов. Это быстрый доступ к проверенным данным. Осуществляется контроль над капиталом и расходами компании, существенно сокращаются затраты на обработку документов и совершенствуются процессы, которые вполне прозрачны для любой проверки, для любого аудита и контролируется полный процесс утверждения расходов. Данное решение мы реализовали для компании VALEANT, это всемирно известная фармацевтическая компания.