Аутсорсинг инвентаризации: качество – залог успеха

В Украине передача инвентаризации на аутсорсинг не так популярна, как в Европе. Но именно специализированные инвентаризационные компании имеют особое дорогостоящее программное обеспечение, оборудование и штат профессионалов. Это позволяет оптимизировать процесс, сэкономить затраты, и предоставить прозрачные результаты. О своем видении и специфике направления рассказывают Вадим Бобиренко, директор инвентаризационной компании «Инвентори Сервис», и Александр Ермоленко, коммерческий директор компании.

Компания «Инвентори Сервис» работает со всеми группами товаров. Ее клиентами являются ООО «РУШ», ООО «ДЦ Украина», сеть АЗС WOG, сеть супермаркетов VARUS, Bomond, все бренды Inditex (Zara, Oysho, Massimo Dutti, Bershka, Pull and Bear, Zara Home, Stradivarius и др.), Marks & Spencer, Gloria Jeans, Gap, Чистая вода. 

— Когда и как компания приходит к тому, чтобы доверить организацию проведения инвентаризации специализированной компании?

Александр Ермоленко (А. Е.): Как правило, это очень длительный процесс. Сейчас к нам обращаются компании с иностранным капиталом, или руководителем, который имеет опыт работы заграницей. Так как в Европе большинство этих работ компании передают на аутсорсинг. У нас пока рынок таких услуг не совсем развитой, все предпочитают собственное контрольно-ревизионное управление, на которые есть рычаги давления. И очень сложно переубедить кого-то в эффективности правильного распределения сфер деятельности. Некоторые руководители даже не знают, что существует аутсорсинг инвентаризации.

Вадим Бобиренко (В. Б.):  Часто к нам обращаются при смене руководства, поскольку тогда нужно тщательно пересмотреть результаты, чтобы понимать, куда двигаться дальше и что менять. Также при расширении предприятия. Тогда менеджеры компании начинают понимать, что раздувать контрольно-ревизионное управление до 100 человек невыгодно и неэффективно. Нашими услугами пользуются, когда одна компания поглощает другую. Здесь нужно в определенные сроки очень быстро посчитать все ресурсы, чтобы определить или подтвердить заявленную стоимость остатков.

— С какими проблемами Вы чаще всего сталкиваетесь в работе?

А. Е.: Одной из проблем некоторых компаний является то, что финансовые директора и бухгалтеры привыкли проводить инвентаризацию для галочки. Раз в год они обязаны ее провести, вот и проводят. Мы же имеем профессиональный подход, потому если у предприятия есть проблемы – они выйдут наружу. Понятно, что некоторые недобросовестные бухгалтеры этому не рады. Иногда наши специалисты обнаруживают, что проблемы с инвентаризацией на предприятии тянутся десятилетиями.

—  На фоне экономического неблагополучия в ряде отраслей участились случаи хищения товаров. С какими случаями вы сталкивались на практике? Что можете посоветовать собственникам бизнеса, чтобы предотвратить такого вида потери?

В. Б.: Да, довольно часто сталкиваемся с этой проблемой.

Одна из распространённых практик, когда производители поставляют бесплатный товар — тестеры, подарки, бонусные товары, которые в накладных не отображаются. После внутренней инвентаризации могут быть выявлены излишки одного товара, и недостача другого. В таких случаях персонал может перекрывать недостачи бонусными товарами, скрывая от руководства реальную картину.  

Чтобы предотвратить это, мы рекомендуем клиентам задействовать систему электронных накладных, учитывая товар с помощью сканирования штрих-код. Бесплатный товар тоже сканируется, его цена может ровняться нулю, но он будет числиться и ляжет на остатки в базу. Таким образом перекрыть за его счет недостачу у сотрудников магазина уже не получится.

— Как Вы можете оценить качество инвентаризации в компаниях? Какие факторы влияют на ее проведение?

В. Б.: Качество инвентаризации, проводимой неспециализированными кампаниями персоналом, весьма сомнительно. Я думаю, многие видели, как сотрудники супермаркетов рисуют маркером какие-то цифры на бумажках, выкладывая их на полки напротив товара, а следом идет другой работник, который вбивает эти цифры в терминал. А если, например, прошел первый человек, написал, скажем, 6 единиц, за ним прошел покупатель, и что-то взял?  До момента, когда придет сотрудник с терминалом вероятность того, что там все так же 6 единиц, очень мала.

А. Е.: Во многих торговых сетях с инвентаризацией сейчас – настоящий хаос. Причем, иногда персонал даже не пытается привести все в порядок. У нас был случай в одном крупном ритейлере, когда при проведении тестовой инвентаризации пришлось отложить половину товара, потому что он не идентифицировался. Например, на нем есть штрих-код, но пробивается не тот товар, а все из-за того, что сотрудники магазина работают в ручном режиме.

Если у нас что-то не соответствует, то мы откладываем товар в отдельную корзину и предоставляем для идентификации заведующему или материально-ответственному лицу. Собственному же контрольно-ревизионному управлению предприятия нужно подтвердить некий результат. Зачастую, они не решают ее проблему, а пытаются обойти. Если, к примеру, анальгин пробился как бинт, они, не меняя штрих-код, просто подкорректируют что-то на глаз у себя в базе. Но вероятность того, что кассир пробьет этот товар неправильно, очень велика. Когда мы доходим к этой проблеме, останавливаемся и решаем ее, потому, что все товары должны соответствовать штрих-коду. Поэтому нам часто говорят: «Пока вы не пришли, у нас все было хорошо».

При проведении инвентаризации важной является не только качество, но и скорость. Проверка никаким образом не должна сказываться на работе компании. Потому, должна быть предварительная подготовка. Когда приходишь на склад, открываешь дверь, а там коробки вываливаются, то это не подготовка. Иногда товар даже негде разложить, чтобы качественно проверить. Мы в зависимости от подготовки гарантируем качество 98—99%. Но когда речь идет о внезапной инвентаризации (клиент хочет спонтанно проверить объект), то здесь ни о какой подготовки даже речи не идет. В таких случаях мы просто берем больше людей на объект.  

— Что позволяет Вам минимизировать ошибки при проведении инвентаризации?

В. Б.: Во-первых, хорошо подготовленные специалисты. Это самый важный фактор. Мы не используем труд студентов, у нас работает только обученный персонал, который много лет занимается этим делом. При этом нужно учитывать еще и специфику работы ночью, не каждый сможет работать после 00:00.

Во-вторых, мы используем только современное оборудование, пользуемся исключительно терминалами сбора данных Datalogic, имеем собственное программное обеспечение, которое модифицируется в зависимости от потребности клиентов. Например, супермаркеты ведут учет по штрих-коду и внутреннему коду товара, но для аптек более важный партионный учет. Наше ПО позволяет перестраивать работу, давать клиенту именно то, что он хочет. Мы можем сортировать данные, как угодно, можем выдавать промежуточные результаты работы. Возможностей очень много. Кроме этого, клиент может полностью контролировать качество работы. Взяв терминал, он может просканировать любой участок и сравнить информацию, если возникают разногласия, то можем все перепроверить.

Если есть значительные разногласия в накладных, тогда мы проверяем и ищем товар, пока не найдем. Иногда он находится где-то в других местах, про которые ранее не сообщалось. Хотя на внутренней инвентаризации его бы не искали и подали данные по принципу «найдется — потом выровняем баланс». Мы будем искать до последнего. Но если закрыли инвентаризацию, а через неделю товар нашелся, то такой факт мы не подтверждаем, так как это было не в нашем присутствии. Можем только развернуть инвентаризацию и посмотреть: на каком месте хранения, что и  где было.