21 лютого 2019

Аутсорсинг: как сделать его действенным инструментом повышения эффективности и прибыльности компании?

Недавний кризис, а также последовавший за ним экономический подъем привели к тому, что многие торговые и производственные компании были вынуждены в срочном порядке поочередно то сокращать, то расширять свою деятельность, пытаясь сосредоточиться на своем главном, профильном бизнесе. При этом часть непрофильных процессов (логистика, IT-сопровождение, бухучет и т.д.) передавались ими на аутсорсинг сторонним компаниям.

Но всегда ли оправдано и безопасно привлечение аутсорсеров? Когда стоит прибегать к их услугам, и как добиться того, чтобы взаимодействия с аутсорсером были экономически выгодными для компании-заказчика?

На эти и ряд других вопросов ответят эксперты, непосредственно участвующие в организации логистических процессов в своих компаниях, и владеющие технологией привлечения аутсорсеров.

КОГДА КОМПАНИИ СТОИТ ЗВАТЬ АУТСОРСЕРОВ?

«Одним из главных критериев для построения эффективных логистических процессов в компании является профессионализм, - уверена Алена Гаевая, начальник отдела логистики «Ферреро Украина». - Но для его достижения одни компании инвестируют в персонал, набирают опытных сотрудников, обучают их, а другие – переходят на аутсорсинг.

В первом случае тоже удается достичь высоких результатов, но, по моему мнению, аутсорсинг всё же более эффективен». «Почти все организации задаются вопросом: оправдано ли отдавать логистику на аутсорс сторонней организации? – соглашается с г-жой Гаевой Валерий Дробот, Group Head of Supply Chain Telecom group Vega.

- Для того, чтобы понять целесообразность аутсорса, нужно провести непростые расчёты. В современном бизнесе многие компании отказываются от собственных полноценных логистических структур. Но в тоже время есть и сторонники логистики in-house.

Я считаю, что к аутсорсу логистики в первую очередь готовы компании с очень высоким уровнем налаженности бизнес-процессов, ведь аутсорс логистики — это недёшево, и любая внутренняя нестыковка или ошибка приводит к дополнительным расходам, поскольку аутсорс— это тоже вид бизнеса».

При этом эксперт обращает внимание на то, что есть различные способы передачи логистики на аутсорсинг - 2PL, 3PL, 4PL и даже 5PL (к примеру, всем известный Amazon), и у каждого вида аутсорса свои критерии.

К примеру, если компанию интересует полный комплекс логистических услуг, то ей стоит обращаться к 3PL-оператору, ведь Third Party Logistics (3PL) подразумевает весь спектр логистических услуг. В частности, в компетенцию 3PL-провайдера должны входить перевозки, документация, хранение, обработка груза, доставка.

Руководствоваться экономическими соображениями при передаче логистики на аутсорсинг рекомендует Богдан Яковленко, директор по логистике ООО «Эпицентр К». «Если говорить о глобальных причинах передачи логистики на аутсорсинг, то данные решения принимаются исходя из, во–первых, экономической составляющей, когда экономически выгодно не организовывать собственную логистику, а использовать аутсорсинг, во-вторых, когда невозможно добиться соответствующих параметров качества роботы в собственных логистических каналах, особенно с товаром со специализированными условиями обработки.

Оптимально, когда решаются обе задачи при использовании аутсорсинга», - говорит он. При принятии решения организации собственной логистики или передачи объемов на аутсорсинг, в компании г-на Яковленко обычно сравнивают три конкретных параметра: сумму инвестиций и период их возврата, операционные издержки логистических процессов и оборачиваемость товара в обоих вариантах.

«Если говорить о практических решениях в ритейле, - считает г-н Яковленко, - то они принимаются в случаях, например, когда инвестиции, особенно на ранних этапах развития предприятия, целесообразно направлять не в развитие собственной логистики, а в развитие доходной части - магазины.

Со временем, когда вопрос качества и надежности логистики будет становиться более актуальным, целесообразно развивать собственную логистику, отключая аутсорсинг».

ПРЕМУЩЕСТВА И «МИНУСЫ» АУТСОРСА

При этом Валерий Дробот предостерегает от излишне оптимистичных ожиданий от аутсорсинга: как и любой другой промышленный процесс он имеет как свои плюсы, так и минусы. «Но современные тенденции указывают на то, что плюсов больше», - добавляет эксперт.

Главные преимущества передачи логистики на аутсорсинг:

- управление пиковыми нагрузками, что позволяет логистике не быть bottleneck в бизнес-процессе;

- налаживание и стандартизация внутренних бизнес-процессов компании;

- фокусирование на основном бизнесе;

- экономия при эффективном управлении провайдером и внутренними процессами.

В свою очередь, директор по логистике компании «РУСТ Украина» Андрей Ковалов преимущества аутсорсинга видит в более низких затратах на складские услуги по сравнению с текущими условиями; в возможности автоматизировать бизнес-процессы на складе без дополнительных инвестиций (например: партионный учет продукции; принцип FIFO); в гибком управлении затратами при сезонном изменении товарооборота компании (практически полностью отсутствуют постоянные затраты); в низкой зависимости бизнес-процесса от человеческого фактора.

Кроме того, весьма ценной предоставляется возможность внедрения co-packing на базе логистического провайдера, и постоянное внедрение новых технологий и улучшение сервиса аутсорсинговой компании.

Значительно меньше у процесса аутсорсинга эксперты видят недостатков. К ним относят риск попасть на недобросовестную логистическую компанию с низким уровнем сервиса; необходимость сокращения численности складского персонала на 80% (недостаток по отношению к персоналу); дополнительные расходы при сокращении персонала (компенсация); необходимость перемещения товарных запасов и адаптации учетной системы; низкий уровень сервиса в течение 1-3 месяцев после запуска склада.

Также профессионалов пугает отсутствие гибкости при реализации индивидуальных задач на складе (инертность при внедрении новых процедур), возможное ограничение производительности складских операций в пиковые сезоны.

В то же время Валерий Дробот уточняет, что, несмотря на «подводные камни», любой аутсорс будет успешным, если обе стороны заинтересованы работать над повышением эффективности процессов логистики.

Убирать минусы предлагается в процессе работы в рамках договора и постоянной работе над выравниванием учётных данных. Для того, чтобы подобных расхождений было меньше, Валерий Дробот предлагает при формировании технического задания, которое в последствии станет договором, не забывать о таких «подводных камнях»:

- Детали бизнес-процесса. Обе стороны должны понимать процесс на операционном уровне. К примеру, услуга палетного хранения (зачастую из-за некорректного описания услуги наблюдаются случаи, когда на палете расположен спичечный коробок, а платить приходится за целое палето-место, только потому что не определили физические параметры палеты).

- Документооборот. Логистические операции обязательно должны сопровождаться документами. При аутсорсе нужно не забывать об организации подписания документов. Как правило, этот процесс организовывается через доверенности, что тоже занимает некоторое время.

- Система учёта движений – оператора или своя. На старте аутсорса приходится использовать системы учёта оператора. Но нужно всегда работать над развитием своих систем, так как своя система – это независимость от конкретного оператора. И в дальнейшем будет возможность работать с любым оператором.

- Транспортная логистика – груз или ТМЦ. Если организован полный аутсорс одним оператором, то проблем с этим не возникает, но если приходится использовать разных партнёров, то все перевозчики стараются использовать понятие «груз», а не список ТМЦ, чтобы избежать ответственности в случае частичной потери груза при транспортировке.

Еще одним «подводным камнем» при работе с аутсорсерами, по мнению Богдана Яковленко, может стать цена, которая ни в коем случае не должна становится определяющим критерием при выборе аутсорсера. «Мой опыт говорит о том, что не всегда цена является главным критерием при выборе аутсорсинговой компании, - считает Богдан Яковленко. - Если мы говорим о сбалансированной товарной логистике, то при передаче объемов на аутсорсинг для нас важно выполнение следующих условий: обработка и доставка грузов точно в срок, с максимальным уровнем сервиса выполнения заказа с учетом минимального уровня ошибок, сохранения качества товара, и оптимальная стоимость услуги.

Если мы концентрируемся на снижении цены, то высока вероятность того, что мы недополучим точность и качество обработки и доставки наших грузов.

Конечно, мы должны ориентироваться на цену при выборе аутсорсинговой компании, при этом не должны забывать и другие факторы, которые в определенных условиях могут перевесить фактор стоимости логистики, так как потери от отсутствия качественного товара в продаже могут существенно превысить разницу в стоимости услуг аутсорсинга различных компаний».

При выборе компании, которая обеспечит логистику на аутсорсинге, считает г-н Яковленко, нужно ориентироваться в том числе и на специализированный опыт данного предприятия, отзывы других клиентов, обеспеченность ресурсами для выполнения поставленных задач и другие необходимые факторы, которые позволят полноценно обеспечивать торговые точки товаром.

В то же время Алена Гаевая уверена, что при соответствующей подготовке процесс перехода на аутсорсинг может стать совершенно безболезненным для компании.

«Для того, чтобы качественно перейти на аутсорсинг и избежать сложностей в работе, важно тщательно подготовиться», - рекомендует она. Для начала необходимо провести анализ бизнес-процессов в компании, определить виды деятельности, которые планируются к передаче на аутсорсинг, оценить потенциальных провайдеров услуг. Затем подготовить RFQ (перечень вопросов для провайдеров), которые являются наиболее значимыми для бизнеса.

Это может быть общая информация о поставщике, его финансовая стабильность, система контроля качества, общая информация о транспортных единицах, складских площадях, квалифицированный персонал, опыт работы с подобными проектами.

После получения информации отсеять тех провайдеров, которые не соответствуют критериям. Следующий этап – определить критерии, а также вес каждого из тех, по которым будет происходить выбор поставщика услуг. Например, для складского обслуживания такими критериями отбора могут быть:

- тарифы;

- соблюдение особых условий хранения;

- возможность ко-пакинга, стикеровки;

- гибкость складских площадей.

Дальше необходимо тщательно подготовить драфт договора, согласовать его со всеми вовлеченными отделами. Чем больше деталей будет учтено в договоре, тем легче пройдет переход. Из основных пунктов обязательно прописать срок действия контракта, тарифы, влияние на них внешних факторов (инфляция, курс валют, топливный калькулятор и т.п.), сроки оплаты, СОП, KPI, штрафы.

ПЕРЕДАВАТЬ ЛИ ВСЮ ЛОГИСТИКУ НА АУТСОРСИНГ?

Еще один момент, который нужно решить при обращении к аутсорсеру – какую часть логистических процессов ему передавать. По мнению Валерия Дробота, на старте бизнеса или развития в новом регионе нужно передавать всю логистику на аутсорс – это позволит сфокусироваться на основном бизнесе. В дальнейшем можно просчитывать варианты частичного аутсорса или использования нескольких партнёров на разных направлениях логистики.

Использование одного партнёра значительно сокращает операционную нагрузку, что позволяет экономить административный ресурс, но это не всегда дёшево. «Не стоит ожидать моментальной экономии при аутсорсе логистики, особенно на начальном этапе.

Но на моём личном опыте и на опыте крупнейших мировых компаний можно с уверенностью подтвердить тот факт, что в долгосрочной перспективе экономия от аутсорса есть», - уверен эксперт. С коллегой солидарен и Андрей Ковалов. По его мнению, желательно «не класть все яйца в одну корзину», так как со временем бизнес попадет в 100% зависимость от аутсорсинговой компании, что рано или поздно негативно скажется на его финансовых показателях.

Таким образом, на аутсорсинг следует отдать следующие направления:

1. Склад (100%) + локальный транспорт (<50%) – компания А;

2. Международный транспорт – компания B (50%); компания C (25%); компания D (25%);

3. Локальный транспорт – компания E (25%); компания F (25%).

Если компания оперирует продукцией в нескольких температурных режимах, то желательно выбрать под каждый температурный режим отдельную аутсорсинговую компанию.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА АУТСОРСЕРА

При этом в каждом конкретном случае выбора аутсорсера эксперты рекомендуют обязательно обращать внимание на ряд его характеристик (особенно, если речь идет об аутсорсинге в другом регионе).

Так, Валерий Дробот рекомендует при выборе партнёра для аутсорса изучить следующие критерии:

- Надёжность компании. Как правило, это всем известные логистические операторы с раскрученным брендом. Но, со временем, после того, как логистика будет отстроена с помощью оператора, можно будет рассматривать менее раскрученные бренды, и работать по отточенному ранее договору.

- Опыт работы с похожей сферой бизнеса. Не секрет, что везде есть нюансы, при переходе на аутсорс лучше минимизировать риски и поначалу работать с компанией, имеющей опыт.

- Наличие собственных ресурсов (штат, склады, транспорт и т.д.). «Ни в коем случае не позволяйте оператору переводить Вас на суб-аутсорс, даже частичный, потом не сможете сшить процесс воедино, или, в лучшем, случае будут затрачены дополнительные ресурсы и время на стыковку процессов», - предупреждает специалист.

- Наличие систем контроля качества: перечни стандартов, внутренние программы и контроль качества услуг. «Этот критерий помогает оценить на сколько потенциальный партнёр наладил свои внутренние бизнес-процессы», - комментирует г-н Дробот.

Есть свой набор требований и у Андрея Ковалова. Так, он рекомендует обращать внимание на репутацию компании (важно собрать отзывы текущих клиентов компании при личной встрече), прозрачность ее коммерческой политики, готовность предоставить банковскую гарантию исполнения обязательств по договору.

Не менее важен размер уставного фонда аутсорсинговой компании, наличие страховки от крупной международной компании (компания должна иметь не только страховку ответственности оператора, но и страховку имущества, переданного оператору по договору от клиента).

Также стоит изучить состояние дел с текучкой кадров (важный критерий), деятельностью компании в правовом поле, с наличием судебных тяжб и процедур банкротства, узнать больше сведений о владельцах аутсорсинговой компании и их репутации. Но, даже выбрав компанию-аутсорсера, заказчику не стоит сильно расслабляться – необходимо постоянно «держать руку на пульсе» ее деятельности.

«Для контроля провайдеров обязательно необходимо вводить систему KPI, - рекомендует Алена Гаевая. Это позволит регулярно мониторить эффективность его работы и при необходимости – корректировать. Какими же могут быть KPI? Если говорить о складе, то это:

- точность подбора заказов на отгрузку;

- своевременность выгрузки/загрузки транспортных средств;

- брак/бой/недогруз на складе и др.

Для транспортировки это могут быть:

- своевременность доставки;

- соблюдение условий доставки (температурный режим, например) и др.

Такие KPI и их минимально допустимые показатели нужно оговаривать в тендерных заданиях и прописывать в контрактах. Таким образом логистический провайдер будет четко понимать, какой уровень сервиса от него требуется.

Можно также согласовать премирование за соблюдение или перевыполнение показателей и штрафы за несоблюдение. Это будет дополнительной мотивацией для партнера».

Также важным подспорьем в процессе контроля могут стать IT-системы.

«В настоящее время рынок программного обеспечения достаточно развит, - считает Богдан Яковленко. — Тем более, что некоторые специализированные программные решения прошли многолетний срок становления на многих предприятиях и сумели аккумулировать в себе достаточно широкий функционал уже в базовых версиях.

Если говорить о системах управления складом (WMS), на рынке представлено достаточно много решений из разных стран, с разным функционалом, с разными ценовыми диапазонами.

Так что на сегодняшний день нет особого смысла заказывать индивидуальную разработку. Основной вопрос в том, что при внедрении программных средств управления, предстоит изменить базовую конфигурацию системы под те процессы, которые уже работают».

В некоторых случаях, возможно, придется изменить процессы под параметры системы, если это приведет к их улучшению. Но, как правило, все равно придется менять систему, даже с точки зрения интеграции обмена данными между различными системами: WMS, ERP, TMS, WEB, и другими.

Это необходимое условие. Так что с точки зрения функционала, нет особого смысла заказывать индивидуальные разработки полноценного ПО, а достаточно провести «подгонку» базового функционала системы под требования своего бизнеса. Немаловажный вопрос — это стоимость владения ПО после его внедрения. Скорее всего, у предприятия возникнет необходимость изменять ПО. Стоимость доработки ПО может быть существенной, особенно, если говорить о зарубежных западных решениях. Также, при выборе программного решения, необходимо уделить внимание сроку действия данной версии ПО и условиям его перехода на новую версию.

Это тоже может повлечь за собой дополнительные расходы. Еще один аспект, на который стоит обратить внимание, - это утверждение KPI для складского персонала. «Одним из важнейших элементов системы управления, как в логистике, так и всего предприятия в целом, является элемент «контроль», - полагает г-н Яковленко. - Он является составляющей, которая позволяет оценивать достижение поставленных целей: как локальных, так и глобальных, как операционных, так и финансовых.

Одним из инструментов такой оценки является система ключевых показателей эффективности - KPI. Система KPI позволяет контролировать целевые показатели работы на различных уровнях управления, в различных процессах. Развитая система KPI позволяет устанавливать конкретные цели и контролировать их достижения, и оценивать работу как управленческого персонала, так и производственного.

На базе показателей необходимо строить систему мотивации для персонала, который относится к различным уровням менеджмента и должностям, при этом показатели должны соответствовать их локальным целям, но не вступать в конфликт и не противоречить основной цели работы предприятия.

Также для производственного персонала на базе производственных норм, которые являются одной из разновидностей системы KPI, строится система сдельной оплаты труда. И первая, и вторая система оплаты позволяют сконцентрировать конкретный персонал, на конкретных целях и повысить эффективность их труда на предприятии, что также отразится, как на выполнении основных складских показателей (SL, своевременность, количество ошибок, утилизация транспорта, и т.д.), так и на показателях высшего уровня предприятия (чистая прибыль, возврат денежных средств по инвестициям и другие)».

Таким образом, отдав часть логистических процессов на аутсорсинг, а также добившись эффективности работы своего персонала, торговая или производственная компания сможет получить гарантии того, что все логистические процессы в ней будут разумно построены, эффективны, безопасны для бизнеса и прибыльны! А ведь именно это и является главными причинами передачи логистики на аутсорсинг.