05 апреля 2018

Автоматизированная система управления в торговле: опыт компании «Альцест»

Автоматизированная система управления в торговле: опыт компании «Альцест»


Вторая часть Конференции NonFoodMaster-2018, посвященная инструментам увеличения доходности производителя и ритейлера завершилась выступлением Ольги Шляхты, бизнес-аналитика компании «Бизнес Программы», члена ООО «Спілка автоматизаторів бізнесу». Ольга рассказала присутствующим о ключевых моментах при реализации системы управления: о резервировании, как о средстве борьбы с дефицитом товара, об определении доходности товара на этапе заключения сделки, об автоматическом изменении розничных цен при изменении себестоимости, об автоматизации адресного хранения товаров на складе и прочее.

— Для начала немного расскажу о компании «Альцест», она представлена на рынке с 1991 года и является лидером в своем сегменте. Компания реализует промышленное оборудование оптом и в розницу. В данной компании есть свои розничные и также оптовые точки.

Главный вопрос, что же послужило толчком к автоматизации данной компании? На момент нашего прихода компания уже попыталась внедрить автоматизированные системы, но это не увенчалось успехом, и до нашего внедрения она уже использовала программу на протяжении 20 лет. Но, учитывая то, что программа была написана на DOS (англ. Disk Operating System — дисковая операционная система, ДОС), а в современном меняющемся мире DOS остаётся очень мало места. Естественно данное программное обеспечение не могло ответить на три важных вопроса: контроль, управление и реагирование.

Что такое контроль? У всех управленцев должна быть возможность контролировать, это значит, что мы не должны продавать товар ниже себестоимости, мы должны контролировать предоставленные скидки и так далее. Мы должны управлять данными, получать данные, управлять ими и реагировать. Первые два пункта не имеют смысла, если мы не сможем вовремя отреагировать. Что будет, если наш менеджер начнет продавать товар по цене ниже себестоимости, к примеру? Или начнёт предоставлять огромные скидки?

Нашей компанией на протяжении последних десяти лет используется проектный подход. Проектный подход был также выбран и в компании «Альцест», который называется Waterfall. Это каскадная модель управления проектом. Что значит каскадная модель? Это значит, что следующий этап не начинается, пока не завершится предыдущий.

Первый этап в данном подходе — это экспресс-обследование. Экспресс-обследование длится на протяжении двух недель. На данном этапе мы понимаем и можем оценить границы проекта и сроки реализации. Итогом этого этапа является отчет об экспресс-обследовании. После экспресс-обследования мы вам предлагаем оптимальное решение и срок внедрения, расписанный по этапам, а также, чаще всего, оценку.

Следующим этапом является моделирование. На этапе моделирования мы прогоняем все ваши бизнес-процессы в нашей системе, а также показываем вам, что необходимо оптимизировать, доработать и так далее. Итогом моделирования является согласованная спецификация требований.

По данной спецификации требований начинается следующий этап — разработка. После разработки начинается тестирование. И после тестирования мы начинаем этап опытной эксплуатации. На данном этапе вы пытаетесь прогнать свои данные в нашей системе, но параллельно вы работаете в своей старой системе. На данном этапе у вас уже существует функционал, который работоспособен на 76%. Также на данном этапе мы выявляем наиболее критические ошибки в работе нашего программного обеспечения.

После того как мы закончили этап опытной эксплуатации, обычно мы пытаемся это сделать, завершая определенный отчетный период — месяц, чтобы получить определённую отчётность, мы приступаем следующему этапу — промышленной эксплуатации. На этапе промышленной эксплуатации вы получаете полностью готовую к работе систему, в которой вы начинаете работать. И параллельно отключается ваша старая система. На данном этапе функционал работоспособен на 96%.

После данного этапа начинается уже этап сопровождения, на котором наши консультанты проконсультируют вас, если у вас появляются определённого вида вопросы. Есть ещё дополнительно определенные проектные подходы, но они определяются в связи с вашими бизнес-целями и бизнес-потребностями.

Теперь что касается определённых задач, которые были перед нами поставлены, как мы их решили. Первая задача это разграничение прав доступа. Предприятие имеет филиальную структуру, более 20 филиалов на территории Украины, и, естественно, нужно было решить проблему, как же разграничить права доступа, так как, например, кладовщик не должен иметь доступ к продажам, закупщик не должен иметь доступа к складу и так далее.

Все эти вопросы нами были успешно решены с помощью разграничения прав доступа, причём в типовом функционале перерабатывали мы совсем немного. Единственное, что на уровне записей и полей мы ещё разграничили доступ по товару — определенный менеджер имеет доступ только к своему товару и занимается продажей товаров только в своём сегменте.

Следующим, не менее важным из бизнес-требований было резервирование товара. Предприятие в своем штате имеет около 40 менеджеров по продажам, и все эти менеджеры по продажам естественно пытаются продать наиболее ликвидный товар. В какой-то момент они понимают, что товара не хватает. И после этого перед нами встала задача, как же зарезервировать товар, чтобы его действительно хватало. Мы реализовали механизм, который резервирует товар, существующий на складе, резервирует товар, ожидаемый к поступлению. Теперь менеджеры могут проанализировать, какой товар зарезервирован и кем он зарезервирован, но и также какой товар отгружается на данный момент.

Также нами был реализован контроль предоставления скидок на момент выставления счёта. Зачем он нужен? У нас в системе есть определенные себестоимость по брендам и по производителям, есть определенный процент минимальной доходности, а также есть продавцы и директора, которые предоставляет определенные скидки. И перед нами встала задача, как дать возможность предоставлять разные по размерам скидки продавцам и директору. Например, чтобы продавец мог предложить клиенту скидку 20%, а директор 30%. Мы реализовали функционал, в котором мы можем дать возможность директору магазина или определенному продавцу предоставить определенную скидку, но если эта скидка не противоречит следующим условиям: не ниже себестоимости или для определенной категории пользователей не ниже минимальной доходности. То есть каждый товар по каждому бренду имеет свой определенный процент минимальной доходности. Таким образом, мы решили проблему продажи товара ниже себестоимости и ниже минимальной доходности, и компания получает в результате этого хороший доход. По итогам месяца доход вырос где-то на 15% после работы в системе.

Также мы реализовали еще один механизм — на любой момент в системе есть возможность проанализировать доходность остатков товара. Что такое доходность остатков товара? Этот термин используется в нашей компании — это определенный процент который рассчитывается следующим образом: выручка минус себестоимость. И мы получаем соотношение, которое потом умножаем на процент и по остатку на складе можем судить, насколько выгодно продать тот или иной товар по определенному проценту доходности. То есть каждый менеджер может видеть, какой товар ему выгодно продавать, а какой не выгодно.

Это очень важный и сложный механизм и зарплата менеджера зависит от себестоимости. На этом этапе нами реализовано было предоставление акционных маркетинговых условий. В данной компании нами реализован следующий механизм — теперь себестоимость фиксируется на момент реализации и менеджер сразу видит доход от продажи того или иного товара. Он видит, сколько он получит в итоге и выгодно ему или не выгодно это сделать.

Как часто вы сталкивались с тем что кладовщик не хочет отвечать за товар, который у него есть на складе и по которому произошла, к примеру, недопоставка? Как же решить данную ситуацию? Есть такой механизм, который называется ордерная схема. Данная схема позволяет разграничить ответственность между финансовой стороной и складской. Таким образом, есть два контура: документы для финансовой части и для складской. В любой момент времени вы можете сравнить эти контуры, и система сама вам подскажет, что вам нужно сделать: либо оформить ордер на товары, либо необходимо сформировать финансовый документ.

Также на складе существует функция адресного хранения товара, позволяющая структурировать товар на складе, помещая его в определённые ячейки, которые вы видите на экране. Теперь кладовщик просто распечатывает накладную и идёт по определенным ячейкам, в которых хранится товар.

Но самый интересный функционал, который больше всего понравился пользователям после реализации данного проекта, это задачи ответственным лицам. Пользователи теперь просто в системе отправляют друг другу задачи, и определённое лицо, например директор департамента, контролирует выполнение данных задач. В результате работа с электронной почтой минимизировалась на 15-20%, и теперь генеральный директор легко может проконтролировать выполнение тех или иных задач. Анализ финансового результата можно производить теперь онлайн по каналам продаж, по менеджерам продаж. Можно любую аналитику добавить и вывести в отчет.

И последний функционал — мотивация для менеджера. Мотивация для менеджера состоит в следующем, определённые менеджеры по продажам дают скидки, эти скидки упираются в минимальную доходность, но менеджер по закупкам тоже имеет процент от скидок. Менеджеры по закупкам устанавливают минимальную доходность, таким образом, соблюдается баланс между менеджерами по продажам и менеджерами по закупкам в установлении розничной цены.

Перейдем к выводам. Я работаю давно в данной сфере и сделала вывод, что не программное обеспечение и программные продукты позволяют решать ваши проблемы, а команда. У нас в компании существует команда, в которую входят архитекторы, менеджеры проектов и т.д. То есть над вашими проблемами работает целая команда. И только тесное взаимодействие между командой исполнителей и командой заказчиков позволяет сделать проект успешным.

Читайте также: Увеличение продаж через покупку лицензий популярных мировых брендов 



27 апреля 2018 года, в Киеве состоятся сразу 2 масштабных события в сфере оптовой и розничной торговли в ОДНОМ МЕСТЕ.

9-я Ежегодная Международная практическая конференция для производителей продуктов питания и представителей ритейла

 «FoodMaster-2018:

 Лучшие бизнес-идеи года для развития сотрудничества ритейлера и поставщика»,

 а также

 Всеукраинская практическая встреча Руководителей закупок и Категорийных менеджеров

 «CatManMaster-2018»

 Спешите зарегистрироваться уже сейчас и Вы получите вкусные скидки!

 ОНЛАЙН-РЕГИСТРАЦИЯ 

 Программа FoodMaster-2018

 Программа CatManMaster-2018

Вы сможете задать уточняющие вопросы по тел: (067) 502-30-13 или по почте reklama@trademaster.com.ua

 Портал о розничной и оптовой торговле TradeMaster.UA

 КАЛЕНДАРЬ КОНФЕРЕНЦИЙ ТМ 2018

 КАТАЛОГ КОМПАНИЙ ТМ

 НОВОСТИ

 СТАТЬИ

По поводу размещения Ваших материалов на портале пишите на press@trademaster.com.ua 

 

Раздел: Статьи >

Теги:

Комментарии

Ваш комментарий будет первым.

Добавить комментарий

Ваше имя*


Защита от СПАМА

Сообщение*

Лучшие компании

Личности

Блоги