23 серпня 2018

Как внедрение TMS влияет на логистику? Практический кейс внедрения TMS Logist.UA для почтового оператора

Елена Ковалева, руководитель направления автоматизации транспортной логистики и дистрибуции «SystemGroup» представила на Конференции XIX Всеукраинский День Логиста программный продукт LOGIST.UA. В разных компаниях существуют разные способы управления маршрутами — ручная маршрутизация и расчетная маршрутизация. Но ручная маршрутизация из-за человеческого фактора не всегда является эффективной, тогда как внедряя систему расчетной маршрутизации, в нее можно заложить все ограничения и способы доставки, которые возможны для компании. Коллега Елены — Гурам Менабде, директор транспортного департамента компании «Укрпочта» рассказал, как происходило внедрение LOGIST.UA в его компании.

— Меня зовут Елена Ковалёва я буду презентовать наше решение — продукт и бренд LOGIST.UA. Поможет мне сегодня выступить Гурам Менабде — мой коллега из компании «Укрпочта», который занимается запуском в данный момент нашего продукта.

Большинство компаний, запускающих транспортную логистику, сталкиваются с основными вопросами, которые возникают:

1. Затраты на автопарк и ГСМ растут;

2. Планирование занимает до нескольких часов;

3. Растут затраты на логистический персонал;

4. Машины иногда ходят полупустыми;

5. Водители используют транспорт в личных целях;

6. Клиенты жалуются на задержки;

7. Невозможно знать точно, сколько стоит доставка.

Мы предлагаем для решения этих вопросов в большей степени использовать программный продукт. В разных компаниях существуют разные способы управления маршрутами, такие как ручная маршрутизация и расчетная маршрутизация. При ручной маршрутизации логисты что-то считают в таблицах Microsoft Excel, или в другой учетной системе, смотрят карты, и таким образом планируют.

Но при таком подходе очень сложно произвести более или менее точный расчет себестоимости доставки. Кроме того, бывает, что посменно работают два логиста, один хорошо планирует, а другой не очень хорошо. Возникает вопрос, почему сегодня все хорошо, а на следующий день в этой же зоне плохо. Потому что сегодня один логист планировал, а вчера другой, у них разные принципы планирования.

Внедряя систему, вы закладываете в нее все ограничения и способы доставки, которые возможны для вашей компании. То есть изначально у нас стоит задача работать с командой со стороны заказчика, в которую должны входить как аналитики так и логисты. Аналитики должны говорить, какую стоимость доставки мы должны достичь оптимально при планировании, а логисты — какие ограничения они закладывают при планировании.

Когда система распланировала, даем посмотреть маршрут логисту. Он может сказать, что маршрут не логичен, потому что в системе не учтено, что на объекте есть обеденный перерыв, и в это время нельзя совершать доставку. Все подобные ограничения должны закладываться в любом случае в систему. Такие ограничения есть в любой компании, мы зачастую даже не подозреваем, что они существуют, и водители не рассказывают о них. При планировании вручную маршрутов, после того как они готовы, как считает руководитель, к диспетчеру приходят водители и начинают перебирание маршрутов, что приводит к совершенно недопустимым ситуациям.

Когда речь идет о расчетах, компьютер всегда быстрее, точнее и объективнее. Это можно уже принять за аксиому. К нам из компаний с 2500-4000 доставок обращаются с вопросом: возможно ли сократить штат логистов? Да, можно сократить. Есть компания не так давно закончившая у себя внедрение системы, где в штате было около 14 логистов, на данный момент у них всего четыре логиста, которые находятся в киевском офисе и планируют маршруты по всей Украине.

Логисты одновременно раскрывают несколько окон в программе, запускают по каждому региону планирование маршрутов, таким образом, одновременно планирование происходит по нескольким регионам. По сути, один человек работает на 3-4 рабочих местах. Уже нет необходимости, во-первых, содержать большой штат, а во-вторых, само планирование происходит намного быстрее, не более 40 минут. Через 40 минут все маршруты должны быть выпущены на подборку на склад.

Почему важен мониторинг? Можно мониторить, где в данный момент находится автомобиль, с помощью планшетов, которые помогают водителям перемещаться по городу. Таким образом происходит контроль местонахождения автомобиля. Это помогает контролировать время выгрузки.

Классический кейс — как было и как стало на примере московской компании. Были пересекающиеся маршруты, три грузовика ГАЗ и два грузовика Газель для развоза остатков. В итоге, после внедрения системы планирования, осталось два грузовика ГАЗ и один Газель для развоза остатков. Достигнута экономия на ГСМ (за счет километража) - 16%.

Я работаю на рынке транспортной логистики уже 14 лет, и во время запуска первого проекта в компании «Биокон», мы провели экспресс-планирование, при котором логист планировал маршрут параллельно с системой. На тот момент планировала система еще без каких-либо настроек, это было 14 лет назад. Результатом явилось то, что после планирования системы на маршрут должны были выходить на полтора автомобиля меньше. То есть, можно было уложиться в два рейса — утренняя и вечерняя доставка. Собственник посчитал и сказал, что стоимость софта окупается за полтора месяца, а потом уже можно начинать экономию средств на новые автомобили.

Гибкое управление изменениями. Сигнализация о событиях, отклонениях, состоянии транспорта и груза, оперативное, добавление срочных и приоритетных доставок, то есть если возникают какие-либо срочные доставки, они автоматически, при настройке системы, попадают к логисту, и он видит заявки, которые нужно срочно доставить. Водитель, который имеет возможность забрать этот груз по дороге, при синхронизации своего планшета, видит произошедшие изменения, и должен изменить маршрут, чтобы забрать и доставить груз. Либо когда происходит забор чего-либо, так как у нас не только доставка планируется, а также планируется еще и забор документов, возвратной тары и прочего. Это тоже необходимо при планировании учитывать.

Мобильное приложение и управление курьерской либо службы доставки:

− планирование, заявки;

− приложение;

− контроль доставки, контроль денег, которые забирает водитель при необходимости. Это отмечается в системе и попадает на сервер, а после этого уже в учетную систему;

− при необходимости возможна печать фискального чека. Система интегрирована с мобильным фискальным регистратором, который вносит в свой реестр. Поэтому, если у кого есть интернет-магазины, есть возможность печатать фискальные чеки;

− отчеты.

Что в итоге меняется при внедрении TMS? Полное администрирование, контроль и управление доставками. Директор по логистике получает наиболее полные и точные данные и возможность управлять логистикой. Эффект от внедрения TMS в цифрах:

− 10-25% снижаются затраты на содержание автопарка;

− 10-30% экономия на ГСМ;

− 3-6месяцев окупаемость инвестиций.

Далее докладчица передала слово своему коллеге Гураму Менабде, директору транспортного департамента компании «Укрпочта»:

— Начнем с того, что из себя на сегодняшний момент представляет компания «Укрпочта»? Исторические вы все воспринимаете «Укрпочту», как старую добрую советскую, а затем украинскую почту с очередями, оплатой коммунальных платежей и так далее. Но на сегодняшний день, это 11,5 тысяч объектов почтовой связи, более 73 тысяч сотрудников, 45% от общего объема выплат пенсий в Украине, более 2,5 тысяч автомобилей в парке.

Количество работающих автомобилей в день может изменяться в зависимости от технических проблем, в связи с обновлением парка или выводом техники из эксплуатации, потому что средний возраст нашего парка составлял по состоянию на прошлый год около 16,5 лет. Также, это 220 тысяч денежных переводов, 16 млн. почтовых отправлений, более 100 точек дислокаций авто. Кроме того, «Укрпочта» — это еще и рынок периодических изданий, их доставки, а также торговля в удаленных локациях.

На сегодняшний день «Укрпочта» переживает определенную качественную трансформацию. В обновлении транспортного парка в течение прошлого года было законтрактовано более 400 автомобилей, большая часть из которых, это новые автомобили, часть — автомобили, бывшие в эксплуатации, но исключительно без пробега по Украине. Это обновление и инфраструктуры системы почтовых перевозок, отделений, сортировочных центров, и в том числе создание системы информационного обеспечения контроля качества, создание определенных блоков аналитики, уход в системы прогнозируемой обработки информации. В том числе в рамках технического и программного обновления встал вопрос обновления системы GPS мониторинга для нашего транспорта. Маршруты наши разбросаны по всей Украине, начиная от магистральных трасс, заканчивая сельскими дорогами.

Цели проекта — контролировать данные автомобили, контролировать выполнение маршрутов, достичь определенных параметров экономической эффективности на уровне эксплуатационных расходов, расходов на транспорт, затрат на топливо, контроля пробегов, иметь возможность развития маршрутной сети. Это создание тех продуктов, которые наши конкуренты, существующие на рынке, реализовали на протяжении прошлых лет, а «Укрпочта» в достаточно активном динамическом темпе реализует практически сейчас. Это проект курьерской доставки, и проект передвижного почтового отделения по депрессивным регионам.

Критерии выбора решения. Находясь в определенных затруднительных условиях, связанных с невозможностью проведения быстрых динамических изменений и реагирования на ситуацию, мы были вынуждены прогнозировать на несколько лет вперед, исходя из наших договорных отношений, и максимально изначально прописывать все задачи и условия, которые нам необходимо будет реализовать. Поэтому те критерии, на которые мы ориентировались, это:

− Наличие рабочей базовой модели. У нас не было времени и возможности заниматься экспериментами и создавать систему с нуля.

− Необходимо было наличие успешного опыта реализации подобных проектов, потому что предприятие действительно масштабное, как по количеству транспортных единиц, так и в объеме маршрутной деятельности.

− Также необходима возможность гарантированной технической поддержки и адекватной обратной связи.

− Возможность использовать то базовое оборудование, которое находилось в собственности компании — это существующий парк GPS трекеров, установленный в наши системы.

− Экономическая эффективность и возможность быстрой отдачи от реализации данного проекта.

На сегодняшний момент система готовится к промышленной эксплуатации — загружено 2,5 тысячи маршрутов, загружены контрольные точки, система уже функционально дееспособна, реализован контроль выполнения регулярной маршрутной сети, включены все необходимые параметры на уровне фиксации точек, движения транспорта, плюс имеется возможность контроля безопасности движения и возможность подключения наших тревожных кнопок.

Ожидаемый эффект. Мы ожидаем реальную экономию на уровне факта выполнения маршрутов, факта использования топлива. Также мы действительно ожидаем сокращение административного персонала, потому что на сегодняшний день персонал диспетчерского управления компании составляет более 150 человек по всей Украине. Мы рассчитываем на то, что реализация данной системы позволит нам четко контролировать выполнение сроков по нашим флагманским продуктам, таким как «Укрпочта – Экспресс», что будет способствовать развитию новых бизнес-роектов и новых продуктов компании.

Перспективы развития. На сегодняшний момент мы реализуем первый этап — введение данной системы и в перспективе возможность обновления парка трекеров, установка дополнительного оборудования по контролю топлива, и оптимизация маршрутной сети через построение ее в системе.