05 лютого 2025

Електронний документообіг: більше часу для важливих справ

Важливість ефективного документообігу стає все більш очевидною в умовах цифрової трансформації та складних часів для розвитку бізнесу. Компанії стикаються з багатьма викликами, такими як постійне накопичення документів, необхідність швидкого доступу до даних, існування складних внутрішніх процесів та забезпечення юридичної точності. У цьому контексті система є ефективним комплексним рішенням, яке не лише оптимізує документи та робочі процеси, а й підвищує ефективність команди та компанії, дозволяючи більше часу приділяти стратегічним завданням.

Як M-Files може спростити вашу роботу?

Оптимізація документообігу

Документи завжди забирають купу часу: їх потрібно створювати, шукати, перевіряти, передавати між відділами й слідкувати, щоб нічого не загубилося. Це вічний безлад із папками, файлами та нескінченними листами.

Система управління документами наводить порядок у цьому хаосі. Вона допомагає швидко знайти потрібний файл і контролює, хто має до нього доступ. Більше не треба вручну розбиратися, де що лежить – усе впорядковано й завжди під рукою. Це економить час, зменшує ризик помилок і робить роботу значно простішою.

Легкий пошук за змістом

Не треба гортати десятки папок — достатньо ввести ключове слово, і система одразу знайде потрібний документ. Вона шукає не лише за назвою файлу, а й всередині нього, що значно економить час. Це означає, що співробітники можуть миттєво знайти необхідний документ, навіть якщо не пам’ятають його точну назву або розташування.

Для бізнесу це означає тільки переваги електронного документообігу:

- На 60% менше часу на пошук документів.

- Підвищення продуктивності команди завдяки миттєвому доступу до даних.

- Інтеграція з Microsoft Office, ERP, CRM та іншими бізнес-системами знижує ризик дублювання файлів і втрати важливої інформації, а також забезпечує швидший обмін інформацією.

Ця функція особливо корисна для юридичних відділів, фінансових компаній, організацій охорони здоров'я та виробничих компаній, де швидкість доступу до актуальних даних впливає на прийняття важливих рішень.

Точність та швидкість у юридичних питаннях

Підприємства мають бути не лише усвідомлені у всіх юридичних документах, а також відповідати вимогам законодавства.

Система забезпечує автоматизований контроль версій, управління доступом та відповідність міжнародним стандартам збереження даних.

Для бізнесу це означає:

- Юридична сила документів – електронні підписи та сертифікати. відповідності гарантують юридичну силу кожного файлу.

- Журнал змін дозволяє відстежувати всі редагування.

- Нагадування про строки дії договорів допомагають уникнути прострочень.

- Доступ до файлів регулюється за ролями.

Гнучкість для будь-якого бізнесу

M-Files легко адаптується під будь-які процеси та масштаби компанії та до потреб різних галузей. Завдяки гнучким конфігураціям, платформа ефективно впроваджується як великими компаніями, так і малими та середніми підприємствами.

Для бізнесу це означає:

- Чудова можливість адаптувати робочі процеси до конкретних вимог компанії.

- Дотримання вимог фінансового, юридичного, медичного та виробничого законодавства.

- Багатофункціональна інтеграція – підтримує ERP, CRM, Microsoft 365, SharePoint, SAP та інші платформи.

- Хмарні та локальні рішення – ви можете зберігати дані в приватних хмарах, публічних хмарах або на власних серверах.

- Масштабованість – система може легко адаптуватися як до малого бізнесу, так і до глобальних підприємств з тисячами співробітників.

Ефективність, безпека, простота

Впровадження M-files – це не просто технологічний тренд, а стратегічна необхідність для сучасного бізнесу в наших різних реаліях. Система чудово налаштована під автоматизацію ваших конкретних запитів, забезпечуючи швидкий доступ між командами, компаніями, контрагентами, зручний обмін та безпечне зберігання важливої інформації.

Завдяки цифровим архівам та можливості підписувати документи онлайн з (вчасно документообіг або M.E.Doc, бізнес отримує не лише ефективніші процеси, а й значну економію часу та ресурсів. Безпечний документообіг усуває ризики втрати даних, мінімізує бюрократію та спрощує управління важливими справами.