12 жовтня 2023

Вчасно.EDI допоможе швидко оцифрувати весь документообіг у ритейлі та інших галузях

Вчасно.EDI – це сервіс, який побудований на міжнародних стандартах для автоматизації та оптимізації електронного документообігу.Платформа обміну EDI-документами розроблена спеціально для постачальників та торгових мереж України. Головна мета — перевести в цифру всі процеси пов’язані з документами в будь-якій галузі від ритейлу та логістики до банківської сфери. Про особливості та перспективи електронного документообігу в ритейлі розповідає керівник сервісу Вчасно.EDI. Олександр Кустреюк.

— Яка кількість постачальників та роздрібних мереж на сьогодні на українському ринку? Як використовує сиcntve EDI український ринок?

— Ми сегментуємо клієнтів до стандартів ринку, на сьогодні можемо виділити використання наших послуг в FMCG, DIY, DROGERRIE, Маркетплейси, АЗС, нещодавно також розпочали прєкти в сегменті Фарм. Серед ритейлу до технології EDI під’єднано близько 140 мереж, та до 4000 постачальників. Найбільше використання ми бачимо в процесах поставки та повернення товарів, рідше в маркетингових операціях та “ситуативних” документах (звіти, претензії, тощо). 100% наших клієнтів використовують обмін замовленнями на поставку та відповідями на них (підтвердження замовлення, повідомлення про відвантаження), Меншим є відсоток мереж, які використовують в ланцюжку поставки первинні документи (видаткові накладні, прибуткові накладні, товарні накладні, тощо). Але в цілому повним ланцюгом поставки серед наших клієнтів обмінюються 80% постачальників.

— Зазвичай компанії багато років на ринку й мають різне програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів різних рівнів. Як можна інтегрувати ваше рішення з іншими програмами в ритейлі? Скільки часу знадобиться компанії для повноцінного запуску електронного документообігу?

— Всі наші 100% мереж інтегровані зі своїми ERP. Для мереж це обов’язково, бо тільки при повній інтеграції вони зможуть побачити ефект від використання послуги. Перед початком проєктів ми проводимо дослідження процесів, бо як показує досвід відмінностей від мережі до мережі може бути багато. Це пов’язано і з програмним забезпеченням клієнта, і побудованими процесами та ін. Тому кожен проєкт по-своєму унікальний. Але налаштувати можна будь-кого. Для цього ми маємо і різні формати документів, і різні технології обміну. З постачальниками трохи простіше, для них ми маємо уніфікований портал, де вони мають можливість опрацьовувати документи, або ж є типові модулі для найбільш популярних облікових систем. Зі свого боку ми також надаємо підтримку при впровадженні та тестуванні. У випадку якщо облікова система нестандартна - тут ми також надамо всеосяжну підтримку для налаштування каналу передачі даних (API чи по FTP), а також гарантуємо обмін зі всіма покупцями в одному форматі.

— Які переваги надає платформа постачальникам і торговельним мережам?

— У першу чергу - це стандартизація даних, немає необхідності ділити клієнтів на тих хто надиктовує замовлення телефоном, відправляє в вайбер чи на пошту, в екселі чи в ПДФ, при роботі через EDI всі дані приходять в зручному для клієнта форматі… Швидкість обміну даними - через нас - секунди, на папері подекуди це тижні. Також виділю кількість помилок, при повній інтеграції нема ризиків внесення не тієї ціни чи штрих-коду, ну і у випадку коли помилка є - її спочатку треба знайти, зрозуміти як вирішити, домовитися з клієнтом і тільки потім виправити, в EDI такого значно менше.

— Які можливості аналізу та звітності надаються користувачам для відстеження обміну EDI-документами та оцінки результатів?

— При повному ланцюжку - і мережа і постачальник має змогу аналізувати дані під будь-яким кутом. Найбільш розповсюджений приклад в світі - на базі даних з EDI чітко видно рух товару від замовлення до поставки, а це вже хороший інструмент для побудови SLA, при тому що ви бачите його як в цілому, так і по конкретному клієнту, магазину, чи по товарній позиції.

— Можете навести конкретні результати впровадження Вчасно EDI на прикладі ваших партнерів?

— Переваги необхідно розглядати під конкретного клієнта. В цілому - пришвидшення процесу прийому товару в рази (це важливо і для мереж, і для постачальників), вивільнення ресурсів бухгалтерії (в нас є клієнти, в яких більше 1000 постачальників або більше 500 магазинів, а в бухгалтерії з первинними документами працює 3 людини), скорочення термінів по оплаті (накладні можна проводити день в день) та багато іншого.

— Впровадження еТТН та EDI. Як це пов’язано та як це працює?

— Електронна товарно-транспортна накладна точно буде обов’язковою на державному рівні. Ми бачимо впровадження цього документу (а також супровідних актів) в першу чергу в процесі поставки. Люди хочуть мати сервіс, в якому ТТН та видаткова накладна будуть пов’язаними, адже ці два документи є ключовими в господарських операціях. Тому при введенні обов’язковості не буде стояти питання хочу чи не хочу. Найбільші роздрібні мережі вже впроваджують проєкти ЕТТН, і роблять вони це саме в зв’язці з EDI. Всі інші гравці на ринку підуть по їхньому шляху.

— Які рішення і плани на майбутнє маєте щодо розвитку вашої платформи? Як прогрес та впровадження нових технологій, на вашу думку, може вплинути на EDI в майбутньому?

— Ми створюємо екосистему рішень для ритейлу. Наразі працюємо над впровадженням ЕТТН на нашому порталі. Також йде мова про створення мобільного застосунку для водіїв. Для середніх та великих клієнтів ми також вдосконалюємо проєкт Вчасно КЕП. Ми можемо надати зручний функціонал для отримання ЕЦП, а також їх адміністрування, бо на стороні клієнтів багато людей працюють з документами та мусять їх підписувати.