О разработке программного обеспечения для отдела снабжения рассказал Виктор ШИКОВ, ведущий в СНГ эксперт, бизнес-тренер по планированию и прогнозированию, управлению товарными запасами и потоками для торговых и производственных компаний, генеральный директор «ТРИМАС ГРУПП» (Москва), эксперт Профессионального В2В Тренингового центра TradeMaster® Group.

 

Начиная с определенного этапа развития, в любой компании появляются идеи об использовании программного обеспечения, позволяющего автоматизировать различные процессы и функции.

В автоматизации управления запасами и закупками, так же, как и в других сферах автоматизации, существует большое количество мифов и заблуждений.

Во-первых, иногда руководство компании не устраивает текущая ситуация, и оно считает, что использование «системы автозаказа» решит все или большую часть проблем.

Эксперт считает, что «если вы автоматизируете бардак, то получите автоматизированный бардак».

Система управления закупками – это упорядоченный набор автоматизированных процессов и операций, который является инструментом поддержки принятия решений. Данный инструмент должен позволять не тратить время на работу, которую можно доверить машине – техническую либо с прозрачным и однозначным процессом принятия решений.

Во-вторых, руководство часто считает, что при автоматизации можно будет работать меньше, - держать меньше сотрудников либо держать сотрудников более низкой квалификации.

 

Окупаться и приносить дополнительную прибыль автоматизация должна не за счет сокращения сотрудников/роста производительности труда (например, 1 вместо 3-4), а за счет следующих факторов:

 · Минимизации человеческого фактора.

· Расчета не «на глаз», а исходя из определенных методик и правил; с постоянным учетом заложенных в систему основных факторов и условий, как минимум: рисков, работы с поставщиками и пр.

· Повышения эффективности и производительности сотрудников, например, за счет того, что они освобождаются от рутинных операций по расчету и анализу и принятия самоочевидных решений. Или просто начинают пользоваться результатами анализа, который ранее не проводился либо проводился нерегулярно и без понимания оптимальных решений, соответствующих его результатам.

· Снижения количества ошибок при управлении и принятии решений.

· Своевременного реагирования на отклонения и изменения.

· Снижение рисков злоупотреблений, например, существенного завышения объема закупки из-за полученного «отката».

 

Автоматизация позволит компании увеличить выручку, за счет уменьшения дефицита (роста продаж), снизить неликвиды и повысить оборачиваемость. В итоге, произойдет снижение непродуктивных затрат, освобождение оборотных средств, при снижении запасов, вследствие этого, появится дополнительная прибыль и вырастет рентабельность. Эффект от использования модуля управления закупками, запасами, модуля автозаказа – появится не за счет экономии на зарплате сотрудников.

 

С одной стороны, автоматизированная система (внешний модуль к системе учета компании или интегрированный модуль/блок учетной системы) должна позволить снизить эффект от невысокой квалификации сотрудника, а с другой – должна быть эффективным инструментом принятия решений для квалифицированного специалиста.

Также необходимо выбирать систему, в соответствии с функциональными особенностями, а только потом – по цене и сервису.

Чтобы получить все эти выгоды и бонусы, чтобы не считать, что деньги потрачены зря, необходимо учесть несколько моментов при разработке или подборе программного обеспечения.

 

Первым пунктом в разработке ТЗ должна идти постановка задачи для создания ПО:

· Описать функционал с подробными описаниями методов и моделей, которые в нем используются, желательно, до пошагового алгоритма не только расчетов, но и принятия решений и т.п.

· Описать результат каждого процесса и метода.

· Разработать проверочные/тестовые данные (на которых специалисты, занимающиеся программированием, будут проверять качество и правильность работы).

· Разработать контрольные данные, на которых заказчик, то есть специалист, в обязанности и зону ответственности которого входит этот функционал, будет принимать работу программистов.

 

Контрольный пример должен отличаться от проверочного/тестового. Это позволит минимизировать риск «подгонки» алгоритма. И тестовый, и контрольный примеры должны быть методологически аналогичны, а отличаться – только исходные значения и, соответственно, «выходные» данные.

 

При подборе системы

Существует набор действий, который, если не исключит, то минимизирует возможность покупки неподходящего программного обеспечения.

Перед приобретением необходимо, в первую очередь, определить минимально необходимый функционал – тот, который обязательно должен присутствовать в приобретаемом/разрабатываемом инструменте, аналогично формулировке задач при разработке.

 

Вначале необходимо определить функционал в следующей последовательности приоритетов:

 

· Минимально необходимый набор – если чего-то из набора нет, то возможен отказ от приобретения.

· Оптимальный набор – тот, где помимо минимального набора, присутствуют еще опции и функционал, без которых можно обойтись, но хотелось бы, чтобы они были.

 

Также Виктор ШИКОВ рекомендует создать контрольный пример ретроспективного потока, желательно, из нескольких характерных позиций, который позволит оценить – каков результат расчета заказа и запаса по выбранным позициям.

 

Рекомендуемый минимальный набор функций

Исходя из своего опыта, эксперт предложил набор функционала (как функций, так и возможностей, опций), который должен присутствовать в системе управления запасами.

 

В минимальный набор функций и возможностей следует включить:

(1) Анализ ассортимента не менее чем по 4-5 параметрам

Часто в системе заложено 1-2, очень редко – 3 параметра товарного потока. Почти все системы проводят анализ, но выводят значения параметров, не предлагая оптимальных решений, а предоставляя это сделать пользователю.

Эксперт рекомендует, по опыту, контролировать хотя бы 4-5 свойств товарного потока по каждой позиции. Это позволяет принимать оптимальные решения для снижения рисков при управлении потоками, закупками и запасами с учетом индивидуальных особенностей каждой позиции.

Например, каждой позиции соответствует своя модель прогнозирования спроса, потребность в страховых запасах, метод их расчета, стратегия поддержания и пр. Поэтому программное обеспечение должно поддерживать анализ не менее чем по 4-5 параметрам.

 

Для принятия оптимальных решений система должна поддерживать анализ по следующим параметрам:

- Регулярность потребления. Параметр необходим для более точного управления товарными запасами и удовлетворения потребности, в частности, - для выбора метода расчета и формирования страховых запасов, для выбора стратегии пополнения и поддержания страхового запаса.

- Равномерность потребления. Контроль этого параметра по потоку позволяет принять несколько важных решений:

·         Выбрать оптимальную модель прогнозирования.

·         Принять решение о методе формирования страховых запасов.

·         Выбрать оптимальную стратегию управления и пополнения запасов.

·         Оценить риски колебания спроса.

- Сезонность потребления. Данный индикатор позволяет:

·         Более качественно управлять запасами.

·         Выбрать оптимальную модель прогнозирования спроса.

 

(2) ABC-анализ по доле в объеме потребления и прибыльности.

Он позволит сгруппировать позиции по «цене ошибки», что, в свою очередь, позволит повысить точность управления за счет распределения трудозатрат на контроль и корректировки, снизить потери, формируя страховой запас по позициям с учетом цены ошибки.

(3) ABC-анализ по доле в объеме грузопотока.

Данный показатель необходим для оптимизации топологии запаса на складе и для группирования позиций по формированию затрат на обслуживание грузопотока (операционных затрат).

(4) ABC-анализ по доле в объеме заказов.

Данный вариант анализа, в зависимости от анализируемого объекта (запросы на склад – накладные или запросы клиентов), участвует как в оптимизации топологии запаса на складе по «уходимости», так и в определении позиций нерегулярного спроса, комплементарных продаж и в группировании позиций по критичности наличия – цене ошибки при дефиците.

(5) Риски отклонения от прогноза спроса – плана потребления и продаж.

Позволяет индицировать риски и формировать страховой запас, исходя из вероятностных методов для покрытия соответствующих рисков.

(6) Риски отклонения в поставках (как по срокам, так и по номенклатуре).

Позволяет индицировать риски и формировать страховой запас, исходя из вероятностных методов для покрытия соответствующих рисков.

Необходимо обратить внимание на то, что для каждой позиции соответствует определенный набор значений параметров. Каждому сочетанию соответствует свое «оптимальное» для данной позиции решение.

 

Также в системе должны быть заложены следующие возможности:

- Наличие заложенного алгоритма принятия решений на основе анализа ассортимента.

Эксперт рекомендует, чтобы приобретаемый/разрабатываемый продукт имел функцию принятия самоочевидного решения, на основе проведенного анализа, или предлагал оптимальные решения с учетом проведенного анализа по указанным 4-5 параметрам. Это позволит снять нагрузку с сотрудника и, с другой стороны, снизит риски принятия неоптимальных решений.

- Фильтрация дефицита и случайных выбросов.

Система должна автоматически обрабатывать статистику с фильтрацией дефицита и случайных пиков/выбросов спроса. Метод фильтрации дефицита должен опираться на расчет коммерческого запаса, а не на нулевой запас или на расчет среднедневной продажи/отгрузки.

 

Нулевой запас дает слишком сильно заниженный спрос, фильтрация по среднедневной продаже работает только для розничных точек.

- Выбор модели прогнозирования.

Также на сегодняшний день полезным в снижении рисков принятия некорректных решений будет автоматизированный выбор модели прогнозирования спроса и планирования продаж.

Данное требование можно разбить на несколько:

А) В Систему должно быть заложено несколько разных моделей, которые подходят товарным/ассортиментным позициям с разными свойствами потока.

Б) Система должна выбирать/предлагать модель прогнозирования, которая соответствует данной товарной позиции: не одной моделью рассчитывается прогноз по всему ассортименту, а по дифференцированному подходу – каждой позиции ассортимента соответствует «своя» модель. Если одна модель используется для нескольких ассортиментных позиций, то каждой позиции соответствуют свои параметры модели.

В) Система должна позволять периодически пересчитывать, выбирать заново и модель, и параметры модели для каждой ассортиментной позиции.

 

- Расчет рисков и страховых запасов.

Система должна позволять определять риски, присущие данной товарной позиции для более корректного формирования потребности в страховом запасе. Соответственно, подбирать метод расчета страхового запаса, оптимальный для данной позиции, или рассчитывать страховой запас с учетом вероятностных параметров товарного потока по каждой позиции.

- Приведение к условиям поставщика (расчет поставки с учетом минимальной партии и кратности упаковки).

- Пакинг.

Важно, чтобы система поддерживала формирование пакингов (транспортных партий). Но необходимо учитывать возможности и способности поставщика грузить и укладывать продукцию в контейнер, вагон либо машину.

 

«Также важно помнить, что следует выбирать не «дешевое», а «недорогое», но то, что вам нужно. Это позволит получить реально полезный инструмент, который окупится в короткие сроки и принесет компании выгоду», - резюмировал Виктор ШИКОВ.

По материалам 9-й Всеукраинской практической конференции, которая состоялась в рамках празднования 9-го Дня Логиста™ 31 мая 2013 года. Полный материал читать: Реальные инструменты для реального бизнеса. Итоги 9-го Всеукраинского Дня Логиста™

 

 

 

 

Портал розничной и оптовой торговли TradeMaster.UA