08 травня 2012

Эффективная автоматизация: как сделать склад механизмом получения прибыли? Итоги дискуссии экспертов

11 апреля 2012 года на Интернет-странице www.Forum.Trade-Master.com.ua в продолжение живой дискуссии между участниками Дня Логиста состоялась онлайн-конференция на тему: «Автоматизация бизнес-процессов склада: Важнейшие задачи, которые она должна решить», инициатором и организатором которой традиционно является владелец площадки – Портал розничной и оптовой торговли www.TradeMaster.com.ua (входит в В2В Медиа-группу TradeMaster Group) В числе наиболее активных участников: Андрей ОРЕХОВ, директор по логистике РК "Евротэк", Алексей КОВАЛЕНКО, директор логистического центра «Варус-Логистик», Андрей ЗАВИЗИОН, директор по логистике ООО «Комфи-Трейд» (сеть магазинов Comfy), Валентин МАЕВСКИЙ, директор «Логистическая Мастерская», Валентина ХОДАНОВИЧ, начальник складов "ТД - НИКО", Василий ЕФИМОВ, начальник отдела складского хозяйства "Фокстрот.Техника для дома", Иван БУЛАВИН, руководитель отдела логистического проектирования ТГ «Фортуна», Игорь СМИРНОВ, директор по логистике ГК «АЛЛО», Михаил Лукьяненко, инженер компании «Логистика и Склад» (официальный дистрибутор компании Mecalux на территории Украины), Сергей ЛЕСОВОЙ, координатор проекта "i-TRIO+". Онлайн-дискуссия среди экспертов-логистов ведущих компаний дала понять, что внедрение автоматизации на складе необходимый и важный этап в улучшении бизнес-процессов, он помогает наладить схему работы, сократить временные затраты, снизить до минимума ошибки, что, в итоге, значительно увеличивает прибыль компании. Выбирать систему следует тщательно, сквозь призму процессов конкретного склада. При установке WMS-решения механизмы должны быть налажены еще на этапе подготовки к ее внедрению, иначе есть риск лишь ухудшить имеющуюся ситуацию. Необходимо учитывать и человеческий фактор: четко прописанные инструкции и обученный персонал – залог дальнейшего успеха. Все эксперты сошлись во мнении, что эффективным является склад, в котором налажены все составляющие: технологии, бизнес-процессы, менеджмент и персонал. ИЗ КОММЕНТАРИЕВ УЧАСТНИКОВ ОНЛАЙНА: Что понимать под автоматизацией склада? Михаил Лукьяненко («Логистика и Склад», ТМ Mecalux): «В первую очередь, это все, что помогает вам избавиться от лишних действий и процессов в работе. Спектр решений для автоматизации у нас довольно обширный – начиная от простых стеллажей и заканчивая автоматизированными складами. Все они, так или иначе, оптимизируют хранение. Компания «Логистика и Склад» решает задачи оптимизации, в первую очередь, на техническом уровне». Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): «Автоматизация – понятие очень обширное, но однозначно это изменения с использованием новых технологий, либо механизмов (оборудования). Сфер изменений может быть много: учет единиц товара, учет географии расположения (хранения) товаров, сокращение человеческого фактора (роботизированный склад), учет операций для мотивации персонала и т.п. Основные задачи, которые решают WMS (системы управления складом – ред.): адресное хранение; учет операций по конкретному исполнителю; автоматическое пополнение; наличие зон; консолидация брака; наличие планировщика отгрузок; завязка на ERP; план-график отгрузок авто; отчеты по производительности персонала, автоматизация разбора ошибок (претензий) склада, качество, быстрая обратная связь с клиентом-получателем, отчет использования техники и др.».

Чтобы иметь возможность планировать, управлять и контролировать работу склада нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами.

Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): «Нерадивые консультанты создали миф о том, что автоматизация склада – это волшебная таблетка от всех проблем. Обладая уже двойным опытом внедрения WMS, могу с уверенностью сказать, что внедрение этой системы в случае бардака только ухудшит ситуацию, вплоть до полной остановки склада. Эффективный склад – это бизнес-процессы, менеджмент, технологии и персонал». Игорь СМИРНОВ («АЛЛО»): «Я понимаю под «автоматизацией» склад-робот, который не требует участия человека: кладовщики-роботы; завсклад с IPad и сканером, конвейерная линия сбора товара, все иное – слоган, маркетинговый ход, в лучшем случае оптимизация и улучшение. Задача руководителя – постоянный поиск решений, которые сократят затраты и ускорят процесс. Все собственники и топ-менеджеры делятся на две категории: 1. те, кто купил WMS, ERP, "инновационный продукт" и т.п.; 2. те, кто не знает реального положения вещей и не способен к инновациям». Сергей Лесовой ("i-TRIO+"): «Если есть работающий склад работающего бизнеса, то это значит, что стихийная оптимизация и настройка бизнес-процессов в нем уже произошла. Если бы этого не было, бизнес бы умер. Известно изречение: "склад - это механизм получения прибыли, а офис – просто красивая кнопка, которая его включает". И вот, если у руководства бизнеса возникает желание или необходимость улучшить управляемость этих бизнес-процессов, вот тогда и надо заняться автоматизацией. Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов – нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе. Должны возникнуть проблемы у бизнеса, связанные со складом, вот тогда и захочется руководству инноваций».

Проверить программу автоматизации нужно со всех сторон – начиная с презентации решения, построенного на требованиях и экспресс-диагностике, с уточняющими вопросами по основным "болевым" точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты.

Алексей КОВАЛЕНКО («Варус-Логистик»): «Если руководитель бизнеса не знает (или не хочет знать) и боится «головной боли» – значит, он не руководитель и не может управлять финансовым состоянием вверенного ему подразделения – тогда большой вопрос в его компетентности». О тендере на автоматизацию… Иван Булавин (ТГ «Фортуна»): «При проведении тендера необходимо: 1). Собрать проектную команду со стороны заказчика (которым придется не только выбрать систему, но и внедрить ее); 2). Посетить автоматизированные WMS склады с похожими бизнес-процессами и размером; 3). Привлечь к разработке ТЗ внедренцев-практиков и специалистов по системной интеграции». Валентин Маевский («Логистическая Мастерская»): «Для того чтобы решиться на оптимизацию, необходимо пройти большой путь: - описать и формализовать основные процессы на складе; - произвести их нормирование; - определиться с форматами хранения и их массогабаритными характеристиками; - определить складские единицы хранения и т.п. А вот для того, чтобы увязать все это и иметь возможность планировать, управлять и контролировать работу склада, и нужна ИС со всеми необходимыми инструментами: сканерами, весами, мобильными терминалами». Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): «Самая продвинутая система в руках неумелого внедренца превращается в мину замедленного действия. Внедренец должен иметь опыт реализации подобных проектов, а также команду специалистов именно под планируемый проект с достаточным уровнем опыта и квалификации. Проверить его можно и нужно со всех сторон – начиная с презентации решения, построенного на ваших требованиях и экспресс-диагностике, с вашими уточняющими вопросами по основным "болевым" точкам, до референс-визитов в компании, где потенциальный поставщик делал проекты». Почему WMS тяжело «идут» в работу на реальных сложных складах? Cергей ЛЕСОВОЙ ("i-TRIO+"): «В том подходе, который предлагается апологетами WMS, характеристики реального работника никому не интересны. Системам WMS нужны биороботы с усредненными характеристиками, которые «играют» по правилам систем, а их не бывает. Есть реальные люди, которые всегда нарушают правила. Вот поэтому WMS так тяжело «идут» в работу на реальных сложных складах. Вот почему их не любит персонал.

Главное препятствие в процессе автоматизации складских бизнес-процессов – нежелание топ-менеджмента что-либо менять в действующем бизнесе.

Кстати, по той же причине – не учете свойств (тактико-технических характеристик) «живого материала», с которым работает система автоматизации, WMS не масштабируются на малые склады. Об удельной стоимости рабочего места WMS-решения не хочется даже говорить. Кроме этого, не секрет, что только около 24% оплаченных заказчиком проектов по автоматизации бизнес-процессов заканчиваются успешно. Основные проблемы возникают из-за невозможности заказчика понять специфические моменты процесса внедрения данной разработки исполнителя на его работающем бизнесе. А исполнитель не может, в силу ограниченности доступа к процессам и информации фирмы, постичь тонкости описания бизнес-процессов заказчика. Отсюда неточности и несоответствия в автоматизации этих процессов». Игорь Смирнов («АЛЛО»): «Не раз сталкивался с тем, что внедренцы автоматизации говорят о снижении требований к персоналу до внедрения. А в процессе внедрения ситуация меняется наоборот – требуется дообучение персонала или, еще хуже, воспитание уникальных навыков». Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): Одна из самых больших проблем, связанных с внедрением WMS, это сопротивление персонала. Поскольку персонал годами ходил по привычному маршруту, знал, где же лежит товар по заказу, при этом, адресной системой на складе и не пахло. Для работы в WMS нужна не биомасса, а пользователи с определенным уровнем подготовки. А они не возьмутся ниоткуда, их надо готовить.

Сервисные операции – на каждом складе свои, и тут основная задача – не вредить общей учетной политике и не отвлекать персонал в моменты пиковой нагрузки.

Администрирование системы – это новый уникальный процесс, которому необходимо учить кого-то с нуля. Но есть и ловушки. Небольшой пример: внедрение системы привело к сокращению времени операции подбора товара на каком-то участке, допустим, на 30%, а производительность труда, по факту, за месяц не изменилась. Экономии ФОТ, следовательно, не произошло... и оказалось, чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в "узком горлышке", а не там, где оно не влияет вообще. А во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей, а не как обычно. Если менеджер склада этого не понимает, не умеет, либо отсутствуют процессы планирования грузопотока и персонала, то эффекта от системы, мягко говоря, никто не ощутит». Оценка эффективности автоматизации склада Андрей Завизион (сеть магазинов Comfy): «Когда мы заходили на проект внедрения WMS, мы очень четко понимали свои точки улучшения в складской логистике, и каким образом WMS может их исправить. Перед началом проекта у нас были определенные KPI's (ключевые показатели эффективности – ред.), которые нас не удовлетворяли, и изменение которых давало уже просчитываемый экономический эффект. Мы определили список изменений, которые требовалось внедрить, и на основании которых мы проводили выбор системы. После получения коммерческого предложения по ее внедрению, рассчитали бюджет проекта и обосновали его необходимость, включая срок возврата инвестиций, без которых невозможно было получить финансирование. Таким образом, получился расчет потенциальной эффективности и понимание, будет ли оправдано внедрение системы и когда». Эффективный склад – это бизнес-процессы, менеджмент, технологии и персонал. Иван Булавин (ТГ «Фортуна»): «Эффективность просчитывается только в сравнении с самим собой в прошлом, с похожим складом (другого подразделения или предприятия), с отраслевыми стандартами.
Вопрос в том, как правильно выбрать критерии эффективности? В "классической" литературе в качестве таких критериев для склада приводятся следующие: - уровень обслуживания покупателей; - пропускная способность склада; - коэффициент использования площади/объема; - себестоимость одной строки обрабатываемых документов. Потенциальная эффективность – это снижение себестоимости обработки товара, увеличение пропускной способности, уровня обслуживания покупателей и т.п. Желательно, привести эти критерии к численным значениям в будущих периодах (конечно, придется делать некоторые, обоснованные предположения) и после этого сделать выводы относительно окупаемости проекта автоматизации». Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): «Даже если планировать расти, главная цель – повышать производительность персонала и качество без дополнительных инвестиций, либо с их минимумом – это основная цель управления складом, если воспринимать WMS как средство».

Склад - это механизм получения прибыли, а офис – просто красивая кнопка, которая его включает.

Алексей КОВАЛЕНКО («Варус-Логистик»): «Все зависит от того, какой оборот. После этого нужно задать себе вопрос: пара млн. у.е. – это необходимость или желание гигантизма. Третий вопрос – стоимость денег, и четвертый, самый главный – что будет с этим внедрением через пару лет, если существующий объем логистики умножить на 3 или на 5 (если конечно компания планирует расти). И есть еще одна маленькая хитрость: можно потратить ваши прекрасные млн. у.е. за 3 месяца и получать отдачу 10 лет, а можно распланировать проект на год с рассрочкой на 2 года (стандартная практика сильного заказчика-переговорщика) и показать первые результаты (именно физические результаты, а не красивые блок-схемы) через 3 месяца (сроки условны). Самое главное – экономический и тактический эффект от внедрения. Если каждому дать по терминалу, посадить на электричку (или как сейчас модно – купить комиссионер каждому), то для складов с недорогими товарами никто «внедренца» правильно не поймет. А вот для дорогого сегмента, где необходима скорость, точность и качество – более чем возможно». WMS внедрили, а что дальше? Игорь Смирнов («АЛЛО»): «Система помогает управлять процессами и, в части случаев, наличие системы на складе является существенным ограничением по дальнейшим изменениям». Михаил Лукьяненко («Логистика и Склад», ТМ Mecalux) иного мнения: «Если не оптимизировать дальше сами процессы, то ожидаемого эффекта от внедрения WMS не получится. По сути, она не будет использована полностью».

Не секрет, что только около 24% оплаченных заказчиком проектов по автоматизации бизнес-процессов заканчиваются успешно.

Андрей ОРЕХОВ, эксперт, бизнес-тренер в области автоматизации бизнес-процессов склада, предоставил детальное объяснение: «Нормально настроенному складу WMS резким "скачком" не поможет, а там, где работа строится на "ситуативных" процессах, WMS вообще станет основным препятствием. Но в общем случае, WMS – это уход от "генетической" памяти, приведение всех операций к простому, элементарному действию – взять в ячейке 1, перенести в ячейку 2. Что касается примера с новыми товарами – нет такого понятия для WMS, есть неизвестный товар, который путем строгой процедуры "идентифицируется", и после этого работа идет по стандартной схеме. Частый и неоднозначный вопрос: как собирать – по терминалу или бумаге? На дистрибуционных складах, где при одном обращении в ячейку отбирается незначительное количество товара, мы обычно используем бумажные листы. Там, где отбор из ячейки дает более 10-15% паллеты – работа с ТСД.

Чтобы получить отдачу с сокращения времени одной операции, необходимо, во-первых, сократить время операции в "узком горлышке", а во-вторых, менеджер склада должен в смену выводить нужное количество людей.

Озвучил г-н ОРЕХОВ и примеры решений ключевых вопросов склада с помощью автоматизации: «Прием товара выполняется в строгом соответствии с настройками системы, отражающими требования бизнеса - "Принимаем меньше или равно" на основании заказа. Никаких "а может это тоже примем". Все, что не подходит под условия – за черту. Прием товара без заказа – запрещен. Надо что-то принять дополнительно – сделайте дополнительный заказ, и далее – по процедуре. Размещение товара – только по указанию системы. Все спроектированные процессы сначала моделируются в системе, потом выполняются авторами разработок, и только после этого передаются пользователям – такой алгоритм позволяет, в большинстве случаев, застраховать сотрудников склада от неудобств в работе. Главное – не запускать проблемы, а управлять изменением учетного остатка ежедневно – особенно с фиксацией недостач – в отдельном складском месте. О KPI и мотивации я бы начинал говорить, когда пробные шары запущены, и персонал склада понимает, что от него хотят, и понимает, что будет, если начнется игра "не по правилам". Сервисные операции – на каждом складе свои, и тут основная задача – не вредить общей учетной политике и не отвлекать персонал в моменты пиковой нагрузки. Задача WMS для каждого конкретного поддона – складского носителя – зафиксировать необходимые параметры – артикул, количество в используемых единицах, сроки годности, партии. После этого система самостоятельно разместит данный носитель на основании настроек в оптимальное место. И потом, при появлении заданий на подбор, в зависимости от стратегий и настроек получателей, система скажет – с какого именно места/носителя необходимо взять этот товар. Система в большинстве случаев делает все оптимально, и когда у сотрудника склада объем "кэш-памяти" заканчивается, он уже делает, как может. Система же поддерживает дисциплину, четко следуя заложенным алгоритмам, не давая человеку забыть отгрузить важный акционный товар, не давая принять товар, у которого остаточный срок годности на 5 дней меньше допустимого, не разрешая занимать складские места, не совсем подходящие данному поддону и т.п. WMS – не панацея от плохой работы склада. Она, скорее, некий мультипликатор – если все хорошо на складе, она увеличивает это "хорошо" до уровня "отлично". А если "как-то работаем", то может довести до резонанса, когда правильно работать невозможно. Для собственника, WMS может являться "лакмусовой бумажкой" качества работы склада". Человеческий фактор в управлении бизнес-процессами Иван БУЛАВИН (ТД «Фортуна»): «Ключевых работников – технолога и диспетчеров WMS, нужно подбирать/обучать среди действительно толковых людей, а вот что касается операционного персонала, то требования к нему (по моему опыту), снижаются – не нужно держать в голове товарный ассортимент в придачу с картой его размещения на складе, поскольку эта информация содержится в WMS».

Самая продвинутая система в руках неумелого внедренца превращается в мину замедленного действия.

Василий ЕФИМОВ ("Фокстрот.Техника для дома"): «Обучение персонала необходимо, так как меняется процесс. В дальнейшем достаточно использовать нужную методику адаптации нового персонала. Учить нужно, но на входе и 1 раз. При чем процесс должен быть примитивен, а не «на гения компьютерной мысли». Современные тренды в управлении персоналом нацелены на обучение среднего и верхнего уровня управленцев, чтобы с их помощью решить вопросы по обучению нижнего уровня. Отсюда вывод: проще иметь больше неквалифицированного ресурса с качественным управленцем (возможно, 2-3 от процесса), которые заставят принять наши правила игры и тем самым повлияют на результат (затраты меньше)».
Андрей ЗАВИЗИОН (сеть магазинов Comfy): «В том случае, если обученный подборщик с терминалом работает существенно производительнее и точнее, и вы можете превратить это в экономический эффект – затраты могут окупиться достаточно быстро». Игорь Смирнов («АЛЛО»): «На любом участке, где вы оставите персоналу выбор между "лучше/хуже", будет выбран "худший" вариант. Инструкции персоналу, которые пишутся на основе процессов склада, должны быть не художественней, чем армейский устав». Валентина Ходанович (тд «нико»): «Отношение к персоналу склада должно быть более человечным, а не как к «биомассе»… Даже если склад насчитывает сотни сотрудников, есть руководители подразделений, которые знают своих подчиненных и могут использовать их способности наилучшим образом. А подогрев только деньгами дает хорошие результаты лишь первое время. Учесть все в инструкциях невозможно, но конечный результат работы им понятен, следовательно, решения принимаются для получения результата».

Инструкции персоналу, которые пишутся на основе процессов склада, должны быть не художественней, чем армейский устав.

Валентин Маевский («Логистическая Мастерская»): «При нормальной организации работы, ваш персонал не должен иметь возможность принимать самостоятельное решение. Скажу больше: если ваш персонал начинает думать и заниматься "рационализацией", вы будете терять деньги. Четкие алгоритмы, которые исключают логическую функцию "если". Выбор только из вариантов: "да", "нет", "если, то...". Благодарим всех Экспертов за активное участие в онлайн-конференции! Смотреть ВСЮ дискуссию можно здесь Присоединяйтесь к Экспертам нашего онлайн-клуба! Контакты для участия: 044-383-86-28, press@trademaster.com.ua, Анастасия Рубанович Уважаемые Участники рынка! Приглашаем Вас на ВСЕУКРАИНСКИЙ ДЕНЬ ЛОГИСТА – 7-ю Всеукраинскую практическую конференцию для логистов-практиков: «Как сделать логистическую команду ЧЕМПИОНОМ по эффективности», которая состоится в Киеве, 25 мая 2012г. в составе более 150 руководителей логистики торговых и производственных компаний Украины. Видео с предыдущего Дня Логиста Видеорепортаж Дня Логиста 2011 г. на Первом Деловом Телеканале