25 червня 2019

Взаимодействие логистики со смежными подразделениями: опыт ООО “Субару Украина”

Может ли коммуникация в компании быть эффективной? И как построить ее, развивая отдел логистики? Об этом в своем докладе на ХХІ Всеукраинской конференции День Логиста рассуждает начальник департамента логистики ООО “Субару Украина” Татьяна Лазуренко.

“Свое выступление я хочу начать с небольшой притчи, - говорит Татьяна Лазуренко. - Жила-была одна компания. И все у нее было хорошо. Замечательное руководство, персонал, отличный маркетинг, и контракты на продажи появлялись. Но что-то бизнес не развивается. Прибыль, оборот - чего-то не хватает. Наверное, ходовой? Знаете, как машина без ходовой, никуда не может поехать. Так вот логистика - это именно такая “ходовая”, которая движет вперед все процессы компании”.

Ключевая задача логистики - спланировать, выполнить и проконтролировать все то, что сделали другие отделы компании. В этом процессе особенно важна хорошо отложенная коммуникация - ведь сообщения не должны “застревать” на полдороги к получателю, а приказы - игнорироваться.

В поисках общего языка

“Логистика внутри компании во многом напоминает нейронную сеть, - отмечает Татьяна Лазуренко. - Мы работаем с закупками, с производством, продажами, и IT (ведь если логистика не участвует в IT-проектах, работать невозможно), бухгалтерией и администрацией”.

Одна из типичных ситуаций в условиях такой сложной коммуникации - сюжет из басни “Лебедь, рак и щука”: каждый отдел пытается “тянуть” компанию в разные стороны. При попытке решить проблему оказывается, что нужных документов нет на месте, а значит на горизонте событий появляются проблемы в производстве, а за ними - и вполне материальный штраф. Помочь в данном случае может только эффективная коммуникация.

Татьяна Лазуренко отмечает: в подобных ситуациях на помощь приходят разнообразные чек-листы и алгоритмы, которые помогают упорядочить рабочий процесс, разложив его по составляющим, которые понятны всем сотрудникам. Однако еще больше помогает нахождение “общего языка” - именно он помогает договариваться, не вступая в конфликты. Как это выглядит в практическом измерении?
“Решите для себя, какой канал коммуникации будет главным, - говорит Татьяна Лазуренко. - К примеру, можно договориться заранее, что электронные письма игнорировать нельзя - распоряжения в них сразу приводят в действие. То же самое можно сделать со звонками или перепиской в разного рода мессенджерах. Главное - выбрать один основной канал, и договориться о его приоритетности “на берегу” - иными словами, до того, как начались проблемы”.

Разграничение рабочих процессов: опыт “Субару Украина”

В поиске общего языка хорошо помогает четкое видение так называемой bigger picture - общей картины рабочих процессов, которые ежедневно происходят в компании. С этой целью в “Субару Украина” последовательно прошлись от точки А в точку В, разделив основные направления деятельности на бизнес-потоки, а те, в свою очередь - на отдельные процессы. У каждого процесса есть конкретный человек, ответственный за успешное его выполнение.

“Так у нас появилась отдельная категория процессов, которая называется “Хьюстон, у нас проблемы”, - говорит Татьяна Лазуренко. - Сюда мы сгруппировали все проблемные ситуации в компании, с которыми приходится разбираться кризисным менеджерам”.

Специфика работы “Субару Украина” такова, что компания занимается не только “чистой” логистикой (транспортом и доставками), но также мониторингом законодательства, сертификацией, контролем документов по техническому регулированию. Чтобы пояснить, почему это важно для бизнеса, Татьяна Лазуренко приводит совсем свежий пример: 1 апреля в Украине вступил в силу новый технический регламент радиооборудования. Для многих производителей автомобильной техники эта новость стала не самой приятной: как оказалось, украинская действительность к новому регламенту совершенно не готова - попросту потому, что в книжках по эксплуатации современных автомобилей не были доставлены так называемые значки соответствия. Проблема выросла до такой величины, что некоторые бренды даже остановили свое производство. Все - по причине простого недосмотра персонала. “Субару Украина” избежала этих проблем - внесение значков соответствия в компании вовремя проконтролировали, во многом - благодаря своевременной и эффективной коммуникации.

“Прописывание последовательных алгоритмов для каждого процесса сильно “прочищает голову”, - говорит Татьяна Лазуренко. - Если в процессе работы у нас возникают проблемы, мы сразу смотрим на такую схему и понимаем - кто виноват и что делать”.

Документооборот: практический кейс успешной коммуникации

Все логистические компании и перевозчики работают на то, чтобы получить прибыль. Однако порой в коммуникациях с клиентом превращается в своего рода замкнутый круг, который не позволяет получать своевременную оплату - и, как следствие, нормально функционировать в рамках бизнес-процессов.

“Несколько лет подряд одной из самых больших проблем для нас был документооборот, - говорит Татьяна Лазуренко. - Очень простая история: ТТН не подписан, соответственно нет Акта выполненных работ, соответственно оплата за услугу не уходит, и выполнить следующий заказ на перевозку невозможно. Эту схему я показывала нашим дилерам, чтобы они прочувствовали всю важность документооборота, и в итоге у нас родился такое вот изображение с жирафом”.

Как ни странно, отмечает Татьяна Лазуренко, жираф сработал на “ура” - если в 2017 году 50% документов не приходили в компанию вовремя, то в 2018 году менеджеры на приемке груза - под влиянием картинки с жирафом - подписывали и возвращали ТТН регулярно, что позволило собрать 99% документов до конца года.

Татьяна Лазуренко отмечает: логисты влияют на массу процессов в компании - оборачиваемость товара, соответственно на финансовые показатели, лояльность поставщиков, качество товаров и услуг, а также на результаты проверок аудитов. В успешном осуществлении этих процессов во многом помогает правильно отлаженная коммуникация, которая позволяет убрать из работы рутину и конфликты, сфокусировавшись на действительно важных задачах.

Читайте также: XXI Всеукраинский День Логиста