08 липня 2019

“ФАЙНО-ГРУПП”: Выбор, интеграция и результаты внедрения сервиса автоматизации формирования маршрутов доставки

“ФАЙНО-ГРУПП” - компания, которая каждый день занимается доставкой продуктов питания в более чем 1200 торгово-розничных точек. Как организовать автоматизацию маршрутов доставки так, чтобы скоропортящиеся продукты попадали к покупателям без задержек и опозданий? Об этом рассказывает директор по транспортной и складской логистике компании “ФАЙНО-ГРУПП” Андрей Седельников в своем докладе на ХХІ Всеукраинской конференции День Логиста.

“Систему для автоматизации формирования маршрутов доставки мы выбирали достаточно долго, - отмечает Андрей Седельников. - Одним из ключевых факторов для нас был понятный интерфейс. Ведь практика показывает: если логисты не понимают интерфейс программы, они попросту не будут с ней работать. Вторым фактором оказалась гибкость системы. Рано или поздно, интегрируя систему, вы упираетесь в функционал, который нужно перестроить именно под вашу компанию. Если такой возможности нет - скорее всего, полноценной интеграции не произойдет. Третий фактор - еще на начальном этапе сервис должен закрыть хотя бы треть вопросов, которые вас волнуют. Все это мы получили в выбранном нами сервисе украинского производства”.

Как работает сервис автоматизации

На примере простой схемы, состоящей из трех блоков, Андрей Седельников объясняет главные принципы функционирования сервиса автоматизации.

Вначале в учетную систему попадают заявки торговых представителей нескольких торговых команд. После этого они автоматически - без влияния логистов, - попадают в сервис формирования маршрутов. Логист, находясь в любой точке мира (сервис находится в облаке) может получил доступ именно к своей области данных - подобное разделение ввели, чтобы логисты (к примеру) из Запорожья не могли помешать работе логистов из Кривого Рога, и наоборот.

После того, как данные оказались в сервисе формирования маршрутов, логисты задают свои требования к системе: сформировать маршрут из точки А в точку В. Дальнейший процесс происходит автоматически: на формирование маршрутов уходят буквально считанные минуты.

“После того, как маршруты сформированы, логисту нужно бегло проверить их, - говорит Андрей Седельников. - Пока что мы не уходим на полную автоматизацию, потому что накладки бывают - к примеру, когда вносятся новые торговые точки, отдел, который отвечает за их внесение, может ввести некорректный адрес - и это полностью разрушит нашу работу”.

После проверки маршрутов логистами, данные загружают в учетную систему - которая, в свою очередь, передает их на склад.

Почему GPS важен

“В процессе интеграции нового сервиса формирования маршрутов мы попросили наших логистов соединиться с GPS-провайдером, - рассказывает Андрей Седельников. - Благодаря этому мы смогли получить онлайн-данные о местоположения машины на маршруте”.

Почему это важно? Штат водителей находится в перманентном состоянии “текучки” - и новые водители далеко не всегда быстро учат маршрут. С помощью GPS-координат логисту не составляет труда открыть карту, чтобы в режиме реального времени проверить местоположение автомобиля и в случае необходимости подсказать водителю, на каком именно повороте он поехал не туда.

Мобильная версия сервиса позволяет водителю делать отметки на карте о фактическом посещении торговой точки, и соответственно оперативно передавать информацию об этом логистам - чтобы те понимали, что конкретная торговая точка уже посещена.

Возможности системы автоматизации

“Поскольку мы работаем со скоропортящимся продуктом, нам очень важно, чтобы машина выехала на линию вовремя, - говорит Андрей Седельников. - Изначально мы получили базовый функционал сервиса, который очень помог нам держаться “в ритме”: система позволила быстро строить маршруты и сразу передавать их на склад, который оперативно формировал готовые заявки и отдавал их на отгрузку водителям”.

Уже через несколько месяцев стало очевидно, что сервис достаточно прочно “прижился” в ежедневной практике логистов ФАЙНО-ГРУПП. Почему так? Андрей Седельников объясняет это гибкостью функционала. Система позволяет рассчитывать маршруты как в полностью автоматическом, так и ручном или “промежуточном” режимах. Кроме того, в некоторых филиалах логисты работают с так называемыми геозонами. В каждой конкретной зоне прописывается доступность транспорта, его возможности, а также загруженность трасс. При желании к геозоне можно прикрепить конкретных водителей, чтобы они могли работать только на одном маршруте - доводя свой навык до автоматизма.

“Благодаря тому, что сервис позволил нам “играться” и менять функционал, наши логисты достаточно быстро приняли его и на сегодняшний день пользуются им очень плодотворно”, - говорит Андрей Седельников. Он перечисляет ряд преимуществ, которые дали компании гибкость и масштабируемость сервиса:

- Подключение из любого места – нужен только интернет;

- Учет при расчете более 60 параметров;

- Подходит для разных видов бизнеса;

- Доступны различные комбинации настроек;

- Возможность доработок;

- Быстрая смена тарифного плана.

Результаты внедрения сервиса автоматизации

“После завершения интеграции сервиса автоматизации во всех филиалах, по итогам первого полугодия 2016-2017 года мы получили сокращение пробега в более чем 138 тысяч километров, - говорит Андрей Седельников. - Все потому, что теперь маршруты строились исключительно в сервисе, а логисты получали информацию по плану выполнения - мы ввели новое правило, что водитель после завершения развоза в обязательном порядке посещает логиста”.

Задача логиста в конце дня - проверить, насколько плановый пробег соответствует фактическому. В компании допускается погрешность в 7% - как бы идеально не работала программа, часть накладок связаны с топографией местности или некоторой неточностью карт. Однако, если фактический пробег превышает плановый на более чем 7% - ответственность ложится на плечи водителей.

“Первое время водители, конечно, сильно сопротивлялись, - отмечает Андрей Седельников. - Однако со временем мы смогли им доказать, что все-таки возможно ездить так, как сформировал сервис. В конечном итоге, в нововведении заложена личная выгода для водителей: если они быстрее обслужат торговые точки, то смогут быстрее вернуться на базу - а значит, у них будет больше времени на отдых”.

Вторым существенным достижением стало сокращение времени работы логистов. Так, до внедрения сервиса автоматизации логисты тратили 3-4 часа на формирование порядка 800 заявок для распределения по маршрутам. Андрей Седельников признается: сейчас даже страшно представить, как они это делали. И это к лучшему: ведь сегодня сервис позволяет избежать огромного количества погрешностей из категории человеческого фактора - к примеру, переименование улиц не влияет на его работу, поскольку сервис привязан к GPS (координаты которого логисты постоянно уточняют).

“Кроме того, мы получили постоянный контроль за перемещением автомобилей, - добавляет Андрей Седельников. - Это очень важный момент, поскольку многие водители, когда заканчивали работу на маршруте, попросту съезжали куда-то в сторонку и ложились спать, или ехали домой, или что-то еще. Сейчас у логиста есть информация по планируемому времени возвращения автомобиля на базу, и если возникает задержка - водителю сразу звонят, чтобы узнать ее причину”.

Внедрение сервиса автоматизации маршрутов - процесс, требующий времени и терпения от тех, кто решается его инициировать. Однако пример ФАЙНО-ГРУПП доказывает: результаты, которые компания получает в итоге этого процесса, стоят всех приложенных усилий.